La principal función del Project Manager es asegurarse de que el proyecto asignado por la Dirección se cumple dentro de los objetivos marcados, entre ellos los requisitos de alcance, tiempo y coste.
Además, como Project Leader debe coordinar y dirigir al equipo de trabajo, identificar y gestionar los riesgos, comunicar el progreso del proyecto a las partes interesadas y garantizar la calidad del producto o servicio final entregado. También es responsable de gestionar los recursos asignados al proyecto y de mantener un ambiente de trabajo positivo y colaborativo para lograr los objetivos de manera efectiva.
¿Qué es un Director de Proyectos?
El Director de Proyectos es un profesional experto en aplicar el conocimiento, los procesos, las técnicas, las herramientas, las habilidades y las competencias precisas en cada momento para incrementar la probabilidad de éxito de los proyectos.
El informe Pulse of the Profession 2016: El alto costo de un bajo desempeño ¿Cómo mejorará los resultados de negocios? elaborado por el Project Management Institute, PMI, recoge los resultados obtenidos en la encuesta mundial de los profesionales de la Dirección de Proyectos.
Este informe pone en valor la figura del Director de Proyectos después de estudiar el estado del sector y llegar a conclusiones como las siguientes:
- Se desperdician US$122 millones por cada inversión de US$1.000 millones debido al deficiente desempeño en los proyectos, un aumento del 12% respecto del año 2015.
- El 71% de los proyectos cumplen con sus objetivos cuando la cultura de dirección de proyectos es de alta prioridad frente al 52% de los proyectos que cumplen con sus objetivos cuando la cultura de dirección de proyectos es de baja prioridad.
Funciones y tareas del Project Manager
Según la Guía del PMBOK, los proyectos se emprenden con el fin de alcanzar resultados estratégicos para el negocio.
Por lo tanto, las funciones y tareas del Director de Proyectos están relacionadas con:
- Aplicar un estándar para dirigir los proyectos, que en el caso de la Guía del PMBOK implica áreas de conocimiento como: integración, alcance, calendario, costes, calidad, personas, comunicaciones, riesgos y compras.
- Iniciar los proyectos. Los gerentes de proyecto definen los objetivos principales, el propósito y el alcance del proyecto. También identifican las partes interesadas internas y externas clave, discuten las expectativas compartidas y obtienen la autorización necesaria para avanzar con el proyecto. Hacen preguntas importantes sobre la importancia del proyecto, el problema específico que se está tratando de resolver, el resultado deseado, los criterios de éxito del proyecto, los requisitos y restricciones, y cómo se financiará el proyecto. Es importante destacar que, a menudo, un gerente de proyecto no es asignado hasta que gran parte de este trabajo está en marcha, pero una vez asignado, debe involucrarse completamente en este trabajo y culminar en la asignación formal de un proyecto.
- Planificar. El plan del proyecto ayuda al gestor del proyecto a controlar el alcance, el coste, los plazos, los riesgos, la calidad y la comunicación. Durante esta fase se identifican los entregables y los hitos clave, y se establecen las tareas necesarias para completar cada uno. Es importante tener en cuenta que la planificación del proyecto no termina hasta que el proyecto finaliza, ya que el plan debe ser actualizado constantemente durante el proyecto.
- Liderar el equipo responsable de alcanzar los objetivos del proyecto. El papel del gestor del proyecto es asignar este trabajo y asegurarse de que las tareas se completen según lo programado. También protege al equipo de distracciones y facilita la resolución de problemas. Los factores de éxito durante la ejecución incluyen siempre el compromiso del equipo y una buena comunicación.
- Coordinar todas las partes interesadas del proyecto.
- Controlar los recursos asignados al proyecto con el fin de cumplir con los objetivos marcados.
- Gestionar las restricciones (alcance, cronograma, costo, calidad, etc.) del proyecto.
- Monitoreo y control. Estos procesos comienzan al inicio del proyecto y continúan durante la planificación, ejecución y cierre. Durante esta fase, el trabajo del gerente de proyecto incluye monitorear el progreso del proyecto, gestionar el presupuesto, asegurarse de que se alcancen hitos clave y comparar el desempeño real con el planificado. Como las cosas rara vez van exactamente según lo planeado, el gerente de proyecto debe ser lo suficientemente flexible para trabajar dentro del plan del proyecto, pero también adaptarse rápidamente cuando sea necesario.
- Cerrar el proyecto: implica asegurar que todas las actividades necesarias para alcanzar el resultado final sean completadas. Durante esta fase, los gerentes de proyecto trabajan con el cliente para obtener la aprobación formal de que el proyecto está completo, liberan los recursos que ya no se necesitan, revisan los trabajos de los proveedores y archivan los archivos del proyecto. Después del cierre del proyecto, una revisión postimplementación es útil para identificar lecciones aprendidas y mejorar las prácticas de gestión de proyectos.
Habilidades necesarias para el perfil
Para el desarrollo de estas funciones no es suficiente con el conocimiento técnico. Es necesario también que el Director de Proyectos posea un nivel de desempeño que le permita lograr resultados al aplicar estos conocimientos de la Dirección de Proyectos.
Esto es, planificar, organizar, coordinar y controlar de forma efectiva y eficiente. Pero la competencia más determinante para un Director de Proyectos es sin duda la personal, la capacidad de motivar y guiar al equipo para que se alcancen los objetivos del proyecto y al mismo tiempo equilibrar las restricciones con las que ineludiblemente el equipo de proyecto se encontrará en el camino.
Las habilidades interpersonales son, por tanto, el recurso más potente con el que cuenta el Project Manager. La Guía del PMBOK destaca como las más importantes, las que están relacionadas con:
- Trabajo en equipo.
- Motivación.
- Comunicación.
- Influencia.
- Toma de decisiones.
- Conocimientos de política y cultura.
- Negociación.
- Generar confianza.
- Gestión de conflictos.
- Proporcionar orientación.
- Y por supuesto, liderazgo.
Según palabras de Walt Disney:
Liderazgo significa que un grupo, grande o pequeño, éste dispuesto a confiar la autoridad a una persona que ha demostrado capacidad, sabiduría y competencia”.
¡Ese es el gran reto del Director de Proyectos!
Referencias
Bibliografía
- “Project Management Institute. (2017). Talent Triangle.”
- “Cleland, D. I., & Ireland, L. R. (2006). Project Manager Competency Development (PMCD) Framework. Project Management Institute.”
- “Association for Project Management. (2019). APM Competence Framework.”
- “International Project Management Association. (2015). Individual Competence Baseline for Project, Programme and Portfolio Management (ICB4).”
Enlaces de interés
10 razones para estudiar un postgrado en Gestión de Proyectos
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ME PODRIAN MANDAR INFORMACION PARA MAESTRIA EN LINEA
Hola Alejandra, ¿en qué maestría estás interesada?
Los PMs son Dinosaurios en vías de extinción…
tiene algún curso y certificado de Project Manager/