Al hilo del anterior post Objetivos de la Función de Compras en una Organización dentro de este mismo Foro de Logística, la ejecución del proceso de compra es la herramienta para poder cumplir con los objetivos establecidos en la función de compras.
Todo proceso de ejecución de una compra tendrá (al menos) cuatro etapas (reflejadas en la Figura.1): planificación, organización, gestión y control. Por su importancia y extensión únicamente desarrollaremos en este post la etapa de planificación, dejando para entradas futuras el resto de etapas.
¿Qué ocurre en la etapa de planificación de la ejecución de una compra?
Antes de ejecutar cualquier proceso, lo más lógico será planificarlo convenientemente, de ahí que esta sea la primera etapa del proceso. Esta etapa tendrá a su vez varias sub-etapas:
- Tener un conocimiento exhaustivo del mercado de proveedores dentro del sector donde opera nuestra empresa: Esto implica tener perfectamente controlados los proveedores que más eficientemente pueden cubrir nuestras necesidades de abastecimiento. Información como la calidad de sus productos, precio de los mismos, y fiabilidad en las entregas, es vital para la función de compras.
Otro tipo de información no menos válida que la anterior es conocer el estado interno de estos proveedores. Saber si es una empresa económicamente saneada, si no está incurriendo en impagos frecuentes, si está o no inmersa en un concurso de acreedores, es decir, será necesario que el proveedor con el que contratemos una compra en particular o un conjunto de compras periódicas esté económica y financieramente saneado, todo esto evidentemente como una garantía hacia nuestra organización de que se va a cumplir con el compromiso adquirido.
- Coordinación con el departamento usuario para ajustar la oferta de compra: Será necesario por parte del departamento de compras definir, junto con el departamento usuario, las necesidades de requerimiento de compra, es decir: tipo de material o componente a comprar, cantidad, calidad, tiempo de entrega, precios, etc.,
De igual manera el departamento de compras deberá solicitar al departamento usuario información sobre materiales o componentes sustitutivos de los solicitados originalmente por si el precio de estos es excesivo o no existe provisión actual de los mismos entre nuestros proveedores.
Al mismo tiempo será obligación del departamento de compras recordar al departamento usuario que todos los materiales y componentes que se soliciten en el requerimiento de la compra deben estar estandarizados, e incluso catalogados, de acuerdo a que se puedan negociar mejores precios de compra. No es lo mismo negociar el precio de un producto estandarizado y fabricado en masa que de un producto que no está estandarizado o que hay que fabricar a medida.
- Contribuir a facilitar el proceso de toma de decisiones estratégicas: De acuerdo a que la función de compras es un aspecto crítico de toda organización por ser un área donde se invierte mucho dinero, será estratégicamente necesario para la empresa que el departamento de compras tenga un perfecto conocimiento del mercado donde se realizan estas compras para tomar las decisiones oportunas. Información sobre tendencias de aprovisionamiento en el sector, horquillas de precios, nuevos materiales (incluso nuevas tecnologías), entrada de nuevos proveedores en el mercado, etc., puede ser una información muy valiosa para eliminar incertidumbre y limitar los riesgos.
Una vez descrita la etapa de planificación, será el momento de pasar a las siguientes: organización, gestión y control….pero eso será objeto de otra nueva entrada.
Juan Antonio Marco, tutor del Máster en Logística y Cadena de Suministro en IMF Business School
Lee más artículos de Juan Antonio
Especialízate con tu MBA en Logística y Transportes ¡Conoce los detalles del Master!
Formación Relacionada
Últimos posts de Juan Antonio Marco (ver todo)
- Funciones y tareas del Director de Logística - 25/01/2022
- E-Commerce y Logística Inversa: Un binomio inseparable - 10/07/2020
- Logistica: escenarios tras el coronavirus - 25/05/2020
