Después de haber visto en anteriores post la Ejecución de una Compra, y el Ciclo de Compras sería conveniente continuar con la descripción de un departamento de compras “tipo”…y es lo que vamos a empezar a ver con este post.
Esquema de un departamento de compras
Un departamento de compras “tipo” está constituido básicamente por tres bloques, cada uno de ellos de notable importancia para el funcionamiento del mismo globalmente (ver Figura 1).
El primer gran bloque es el constituido por las “Delegaciones de compra”. Dependiendo del tamaño de la organización lo más lógico es que existan tres delegaciones de compra: de bienes de equipo, de materias primas y componentes, y de consumo interno.
El segundo bloque es el denominado “Administración de compras”, en él se pueden localizar secciones tan importantes como: gestión de facturas o cuentas por pagar, gestión documental, y preparación y petición de ofertas.
El tercer bloque es el de “Gestión de stocks”. Aunque aquí unimos la gestión de stocks al departamento de compras, su verdadera responsabilidad recae sobre la logística de producción o logística interna de la organización por lo que el departamento de compras no tiene el control, salvo la compartición de algunas funciones, de ésta gestión. Algunas de las operaciones que realiza el departamento de compras con el personal del almacén correspondiente son: recepción del pedido, inspección del pedido, y envío de albarán a la sección de cuentas por pagar.
Delegaciones de Compra
Tal y como se ha comentado anteriormente las delegaciones de compra constituyen el primer gran bloque de un departamento de compras.
Este bloque puede ser visto como un primer filtro que discrimina entre distintos tipos de compra dependiendo del bien a adquirir. No es lo mismo, el proceso de compra de una herramienta o maquinaria, que la compra de unos determinados componentes o materiales para el departamento de producción o, por ejemplo, productos de limpieza o de mobiliario para las instalaciones de la empresa.
Por este motivo, si la empresa tiene una relativa envergadura, será lógico que el departamento de compras disponga de “áreas o delegaciones” con sus correspondientes jefes de compras para cada tipología de bien a adquirir. Esto, por supuesto carece de sentido en organizaciones más pequeñas.
Las delegaciones de compra suelen ser de tres tipos: de bienes de equipo, de materiales y componentes, y de productos de consumo interno. Veremos a continuación las dos últimas y dejaremos para el final la delegación de bienes de equipo.
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Delegación de Compras de Materiales (materias primas) y Componentes
Esta delegación se encargará de la compra de los bienes directamente relacionados con el área productiva o de venta final. Es decir, de los bienes utilizados por el departamento de producción para fabricar los productos que vende la organización.
Esta delegación será normalmente la que más volumen de operaciones de compra soportará. Mucho cuidado con esto, será la que realizará más compras en número, lo que no quiere decir que sea la que más dinero gasta en sus compras en relación al montante total de las compras realizadas en una organización. Evidentemente tanto el volumen de compras como la cuantía final anual de las mismas dependerá del volumen de producción (o de ventas), y este a su vez de la demanda de productos por parte de los clientes.
Estos bienes pueden ser materiales primarios (graneles, etc.,) o materiales tratados previamente (perfiles de hierro, listones de madera, tornillería, etc.,). También entran en esta delegación de compras los componentes (o subconjuntos) utilizados para el montaje de productos más complejos (por ejemplo, en automoción sería un componente una placa electrónica para el panel de cuadro de mandos de un vehículo).
Por supuesto, si la empresa no se dedica a la manufactura sino, por ejemplo, a la distribución al por mayor, los bienes estarían prácticamente acabados, y se comprarían casi directamente para la venta al detallista, no se podría hablar por tanto de materiales o componentes.
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Delegación de Compras de Productos de Consumo Interno
Además de las compra de bienes para producción o venta posterior, existe también una necesidad de compras para el consumo interno. Es decir, esta delegación se encargará de la compra de bienes no directamente relacionados con el área productiva o de venta final (y que tampoco se puedan considerar “bienes de equipo”).
Productos como, por ejemplo, material de oficina (folios, archivadores, cartuchos toner para impresoras, etc.,), productos de limpieza y mantenimiento, y mobiliario (sillas, mesas, lámparas, etc.,) son ejemplos de requerimientos de compra que necesita la empresa para su normal funcionamiento. Por tal motivo, en las empresas relativamente grandes existe una única delegación para encargarse de este tipo de compras.
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Delegación de Compras de Bienes de Equipo
Esta delegación es la que se encargará de adquirir los bienes más costosos o caros para la organización. Por ello, por su criticidad hemos dejado para el final su descripción.
Esta delegación será la que menor volumen de operaciones de compra soportará, pero atención, estás compras normalmente serán las que supongan una mayor inversión económica para la empresa.
Y entonces,… ¿qué son los bienes de equipo?…. Para contestar a esta pregunta habrá que esperar a nuestro próximo post.
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