Tal y como os anunciamos en nuestro anterior post Ejecución del proceso de compra: organización, gestión y control, describiremos el “ciclo típico” de ejecución de una compra. Siempre con la salvedad de que, dependiendo de la empresa e incluso del sector o mercado donde la misma opere, el ciclo podrá variar (o incuso utilizando este mismo formato de ciclo alguna de sus partes será más importante o durará más tiempo que en otras empresas)
Un ciclo de compra típico estará compuesto de cuatro fases:
Determinación de las necesidades
El departamento usuario (recordemos que es cualquier departamento donde se identifica una necesidad de compra determinada) remite al departamento de compras el documento de requisición de compra (que describiremos en detalle en otra próxima entrada).
Selección de fuentes de suministro
El departamento de compras recibe el documento de requisición de compra y a partir de ese momento empieza a moverse todo el protocolo por parte de éste. Protocolo que tiene diversas partes:
- Identificación de proveedores potenciales: El departamento de compras a través de su “área comercial y de investigación de mercado” comienza a buscar qué posibles proveedores pueden potencialmente servir el producto a comprar.
Este proceso evidentemente comienza con la búsqueda de esos recursos dentro de la propia organización, si esto no fuera posible (lo cual es muy habitual en empresas de no muy gran tamaño) a continuación se buscaría entre los proveedores-socios que pudieran estar integrados verticalmente en la estructura de la organización (si es que la empresa los tuviera integrados con contratos de compromiso y exclusividad), después se buscaría dentro del conjunto o paquete de proveedores que ya hubieran trabajado con nuestra organización, y finalmente si se diera el caso, se buscaría un nuevo proveedor dentro del mercado que nos pudiera surtir de dichos materiales.
- Paralelamente al proceso anterior de búsqueda de proveedores, el departamento de compras junto con el departamento usuario preparará la oferta de compra que se remitirá a los proveedores seleccionados.
- Una vez preparada y emitida la oferta a los proveedores seleccionados para recibirla, se espera un tiempo (marcado por el departamento de compras) para recibir contestación a esta oferta.
- Se produce la comparación comercial de las ofertas recibidas de acuerdo a unos parámetros establecidos clave (estos dependerán de cada empresa), que deben de ser analizados por un “comité de decisión” que contará con la ayuda para la toma de decisión final de un “análisis comercial” realizado por el departamento de compras, y de un “análisis técnico” realizado por el departamento usuario.
- El comité de decisión elige el proveedor más adecuado y el departamento de compras comienza la negociación con este proveedor para cerrar un “acuerdo de compra-venta” (es decir, el pedido).
Lo recomendable respecto a este acuerdo o contrato de compra-venta es que esté revisado y controlado en todo momento por el departamento legal de la empresa, o si esta no es muy grande por el asesor legal correspondiente contratado puntualmente para estos temas concretos.
Todo contrato de compra-venta deberá tener en cuenta los siguientes aspectos:
- Que los términos del contrato responden fielmente a lo negociado y acordado anteriormente.
- Que las cláusulas de prima y penalización sean claras y precisas (es decir, medibles de acuerdo a un parámetro/indicador que no dé lugar a dudas), es decir, sin ambigüedades o interpretaciones dudosas que pueden dar lugar a disputas o litigios posteriores.
- Que contemplen las condiciones circunstanciales (eventuales o sobrevenidas) que puedan dar lugar a una posterior modificación de las condiciones pactadas originalmente. Aquí también deben quedar claramente señaladas las circunstancias de ruptura unilateral del contrato.
- Que contemple el hecho de que cualquier modificación de las condiciones del pedido (cantidad, calidad, condiciones de entrega, etc.,) deberá ser comunicada a la otra parte.
- Que contemple las protecciones legales a las que ambas partes pueden acogerse.
Emisión y seguimiento de pedido
El departamento de compras, una vez cerrado el acuerdo emite el pedido: al proveedor, al departamento usuario, a recepción de almacén, al departamento de control documental del propio departamento de compras, y también a Tesorería para que tenga en cuenta la provisión de fondos para hacer frente al pago del pedido en las condiciones acordadas con el proveedor.
A partir de ese momento el departamento de compras se dedicará a realizar el seguimiento del pedido, y a velar por el cumplimiento del mismo en todos sus términos.
Hay que aclarar que el pedido también recibe el nombre de “orden de compra”, y que éste consiste en un contrato entre comprador y vendedor donde quedan expresadas las cantidades, precio y plazos de entrega convenidos.
Recepción e inspección del pedido
El proveedor entrega el pedido (con su albarán correspondiente) en el punto acordado por la empresa compradora (normalmente en sus almacenes de materia prima o producción), y en recepción del almacén envían dicho albarán al departamento de compras y éste a su vez al área de gestión de facturas o cuentas por pagar, que a continuación, después de revisado convenientemente envía a Tesorería para que procedan a su abono (evidentemente si se dispone de software de gestión tipo ERP en la empresa con un SGA (sistema de gestión de almacenes integrado) muchos de estos trámites quedan enormemente simplificados y son casi instantáneos).
Hay que tener muy en cuenta que el proceso de recepción lleva implícitamente consigo el proceso de inspección y control de calidad in situ, ya que una vez el proveedor ha entregado el pedido y se ha aceptado el albarán se reducen sus responsabilidades posteriores y las posibilidades de reclamación por parte de la empresa compradora.
El proceso de compra no se podrá dar por finalizado hasta que el departamento usuario no comunique su conformidad con el pedido recibido.
Juan Antonio Marco, tutor del Máster en Logística y Cadena de Suministro en IMF Business School
Lee más artículos de Juan Antonio
Formación Relacionada
