Las compras de una organización pueden suponer hasta el 60% de las ventas. A pesar de este contundente dato, muchas empresas siguen viendo a sus equipos y departamentos de compras como meros “conseguidores” de lo que necesitan comprar o aprovisionar, sin plantearse siquiera que se puede generar valor en esta área tan crucial de la compañía.
El primer párrafo suena bien, pero… ¿Por dónde empiezo? Esta es la pregunta que se hace cualquier profesional cuando acaba de aterrizar como director, encargado, o jefe de un departamento de compras en una compañía.
Si se conoce la casa, si ha pertenecido a esta área anteriormente, como comprador y miembro del equipo de compras, y se ha alcanzado este puesto de dirección mediante un ascenso (da igual en este caso el motivo) se tendrá ya gran parte del trabajo hecho pero…¿Y si no? Lo primero será situar el estado de desarrollo del departamento.
Fase evolutiva del departamento de compras
Como bien hemos comentado, quizá el primer paso antes de plantearse cualquier transformación en un departamento de compras, sería testear de alguna manera en qué fase evolutiva se encuentra.
Tenemos que averiguar si nuestro departamento de compras está haciendo una labor, únicamente de “policía o controller”, o ya está en una fase más madura basada en el cumplimiento del QCD (más adelante se describirá lo que significa), o ya ha conseguido un desarrollo pleno y netamente estratégico para la organización donde todos los esfuerzos se dirigen a cumplir con el RAQCSI y, con él, empezar a generar valor para el negocio.
Las Fases de Compras
Tres son la fases donde se puede encontrar nuestro departamento, aunque siendo menos puristas, lo más lógico es que éste se encuentre en alguna etapa intermedia entre fases.
- 1ªFase.- Rol “Policía” o “Compliance”
Es fácil certificar si un departamento de compras está en esta fase por las actividades que realiza en la misma. Simplemente hay que comprobar que dichas actividades se resumen en: transmitir el pedido de la requisición de compra al proveedor según la oferta final elaborada, lograr que se apruebe el gasto a realizar y proceder al seguimiento del aprovisionamiento en todas sus fases (recepción, control de facturación y solución de incidencias).
- 2ªFase.- Rol “Investigador-Negociador”
En esta fase se pasan a controlar básicamente estas tres variables QCD (Quality, Cost, Delivery / Calidad, Coste, Entrega) donde lo que se busca básicamente es asegurar la entrega del aprovisionamiento requerido a tiempo, con la calidad solicitada y al mejor precio posible.
Algunas actividades que compras ya realiza en esta fase son: elaborar peticiones de oferta de compra más específicas a nivel técnico y con condiciones económicas más refinadas, informes de investigación del mercado de proveedores existentes, planificación de aprovisionamiento en coordinación con el departamento que requiere la compra, etc.
Es decir, se está empezando a realizar una labor táctica de aprovisionamiento “e-sourcing” basada en un profundo conocimiento del mercado de proveedores, técnicas de negociación depuradas, y en una primera segmentación o categorización de las compras a realizar.
- 3ªFase.- Rol “Creador de Valor”
Si el departamento del que eres responsable se encuentra en esta fase, puedes darte por afortunado ya que el área estará totalmente desarrollada y la mayor parte del trabajo habrá sido realizado. Simplemente tendrás que optimizar las actividades que ya se ejecuten en el mismo.
¿Cómo saber si estamos en esta fase? Comprobando que toda compra que se realiza sigue el RAQCSI (Regulatory, Assurance, Quality, Cost, Service, Innovation/ Regulatorio, Aseguramiento, Calidad, Coste, Servicio, Innovación). El RAQCSI asegura que la función de compras ya es estratégica y generadora de valor para el negocio.
La “R”, significa que toda compra necesita seguir una norma, una legalidad, una RSC.
La “A”, quiere decir “aseguramiento del suministro” y por lo tanto, mostrar especial cuidado con la gestión de riesgos.
La “Q”, significará que toda compra tiene que seguir una calidad estipulada por el negocio.
La “C”, se va mucho más allá de conseguir el mejor precio, y aquí se habla de “coste total de adquisición” donde se incluyen aspectos de financiación y coste total de actividades de aprovisionamiento como coste más que de precio de compra.
La “S”, no consiste solo en comprar lo que se requiere a compras, sino aportar un servicio de apoyo de “partner”, tanto al cliente interno de la organización, como a los proveedores que trabajan con nuestra organización.
Y para terminar, “I”, conseguir innovar en el proceso de compras para aumentar la productividad y competitividad del negocio.
Esperamos que si te encuentras en esta situación este post te sirva de ayuda.
Hasta la próxima!!
Juan Antonio Marco, Ingeniero Industrial, Consultor y Formador en Dirección de Operaciones. Tutor del Máster en Logística y Cadena de Suministro en IMF Business School
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