En entradas anteriores dentro de este blog pudimos ver quién era el departamento usuario (aquel que dentro de organización solicitaba la compra) y el documento de requisición de compra (donde vendría especificada la compra a nivel técnico y que necesitaría posteriormente el área de compras de la organización para elaboración la petición de la oferta a sus proveedores).
En esta ocasión vamos a centrar nuestra atención en la descripción de como se debe preparar y solicitar la oferta de una compra dentro del área de compras de una organización de tipo medio (aunque también sería válida para una pyme relativamente grande)
La preparación de la oferta es uno de los aspectos más críticos y que hay que cuidar con mayor detalle ya que en la oferta deben de quedar claros todos los parámetros de la compra, y es el documento en el que deben de basarse los proveedores para empezar a preparar su contra-oferta.
Al igual que el modelo de documento de requisición de compra (que describimos en anteriores entradas) que realiza el departamento usuario, el modelo de documento de oferta también suele ser un documento diseñado específicamente para cada organización aunque suele tener casi siempre los mismos campos en casi todos los modelos de todas las organizaciones. Se facilita un modelo de petición de oferta en a continuación.
Todos los modelos de documentos de petición de oferta tendrán dos bloques bien diferenciados: uno de datos técnicos y otro de datos comerciales.
La parte de datos técnicos contiene casi todos los datos del modelo de requisición de compra, mientras que el bloque de datos comerciales tiene sus propios sub-bloques. Veamos algunos de ellos:
- Condiciones generales de la oferta: persona responsable de emitir la oferta (ésta será la persona encargada de llevar a buen puerto la compra, es decir, el responsable absoluto de su ejecución, y quien responderá frente a la los proveedores y departamento usuario que requiere la compra), número de copias en papel de la oferta (aunque parezca irreal, aun existen empresas que no admiten las ofertas vía e-mail y necesitan recibirlas en papel, por ejemplo, vía fax), y fecha límite de recepción de ofertas de los proveedores (o contra-ofertas). Dentro de este apartado también existe una sección interesante (ya vimos la misma en anteriores entradas) que es la de “observaciones generales” que se suele utilizar para varias circunstancias, pero la más interesante es la de adjuntar información sobre producto(s) sustitutivo(s) de los solicitados.
- Condiciones económicas de la oferta: precio (por unidad, desglosado), impuestos incluidos, precios sujetos a revisión, fórmulas de revisión e índices de referencia de precios, y condiciones de pago.
- Condiciones de revisión, entrega y penalización del pedido: posibilidad de inspección del pedido en fábrica, indicar medio de transporte e incoterm preferido, asunción de clausulas de penalización por retraso en entrega, y asunción de clausulas de rechazo por no conformidad técnica.
Juan Antonio Marco, tutor del Máster en Logística y Cadena de Suministro en IMF Business School
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