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Albarán de entrega

Albarán de entrega: qué es y para qué sirve

Uno de los documentos de los que menos se habla pero que tienen una importancia crucial en el mundo de la logística es el albarán de entrega. No es importante por su complejidad, de hecho es un documento muy simple, sino más bien por lo que representa para ambas partes, vendedor y comprador, y por los futuros quebraderos de cabeza que puede evitar.

Contestando de manera muy simple, porque su existencia y entrega en destino certifica comercial, logística pero también legalmente que una mercancía ha sido entregada de acuerdo a las condiciones pactadas.

Estamos ante un documento que, a diferencia de la factura que es un documento prácticamente normalizado (cada uno de los campos que debe de contener), éste puede variar notablemente de organización a organización. En muchas ocasiones suele ser fuente de numerosos problemas en el registro y control de información y de bienes.

Qué es un Albarán de entrega

Un albarán de entrega no sólo es un documento útil para comprobar la mercancía recibida por parte del destinatario de la misma. También es muy útil para el emisor, normalmente el vendedor, ya que hace de registro físico de salida de esta mercancía de sus instalaciones y como comprobante legal de entregaproof of delivery”. (Por ejemplo, ante una reclamación ante un impago ulterior, un extravío de mercancía, o un siniestro con la misma).

La creencia popular dentro del sector logístico es afirmar que este documento es más comercial que logístico. En mi opinión y experiencia al respecto no coincide con esta corriente. A nivel logístico este documento puede servir como documento de picking dentro del almacén. Pero también como documento de doble comprobación si existe un área específica de expediciones dentro de un almacén. Si el almacén dispone de esta área y de operarios dentro de ella para elaborar el albarán de entrega, lo lógico será que estos comprueben que la mercancía preparada es correcta.  Todo ello una vez realizado el picking, y su embalaje y etiquetado posterior (si hicieran falta estos últimos procesos).

Para qué sirve un albarán de entrega

Por tanto, el albarán de entrega puede cumplir al menos tres cometidos en el área logística del emisor de la mercancía:

  1. Documento para realizar el picking.
  2. Documento de doble comprobación (si se emite en el área de expediciones, de existir esta).
  3. Registro documental físico de la salida de una determinada mercancía(s) a un determinado destinatario o cliente (en una fecha(s) concretas si la mercancía se envía en varias expediciones).

Si observamos este documento desde la perspectiva del destinatario, es una prueba muy válida para comprobar primeramente que el pedido ha llegado, y para incluso anotar cualquier anomalía detectada en una primera inspección visual de la mercancía. Posteriormente este documento puede servir, como marchamo de una inspección de calidad posterior, a modo de referencia y prueba de que la mercancía ha llegado tal cual se había acordado.

Qué información debe de contener un albarán de entrega

Un albarán de entrega debe de tener básicamente los siguientes apartados informativos (por supuesto se pueden añadir los que se deseen además de estos):

Datos del remitente (quien envía la mercancía)

Nombre de la empresa, dirección, NIF o CIF, nº de teléfono, e-mail, nombre de persona de contacto e incluso número o referencia de proveedor si la empresa cliente o destinataria lo solicitara.

Datos del destinatario (quien recibe la mercancía)

Nombre de la empresa, dirección, NIF o CIF, nº de teléfono, e-mail, nombre de persona de contacto e incluso número o referencia de cliente (útil para la empresa remitente del envío).

Datos sobre la mercancía remitida

Referencia y/o nombre de la mercancía enviada, tamaño, peso total y/o individual (si es posible).

Fecha de salida de la mercancía

Desde la cual la mercancía sale de las instalaciones del remitente.

NªReferencia de factura correspondiente al que pertenece el albarán emitido

Todo albarán de entrega debe de estar referenciado a un pedido solicitado por el comprador (normalmente el destinatario) y a una factura.

Apartado de “Observaciones”

Apartado donde el destinatario puede anotar cualquier observación respecto a la mercancía recibida.

Algunos aspectos a tener en cuenta sobre el albarán de entrega

Incluir el precio de la mercancía

Una duda que siempre suele estar presente cuando se diseña el formato de un albarán es el de incluir o no el precio de la mercancía que se envía. Bajo mi punto de vista, existiendo un contrato, orden de pedido, o una factura, siempre se puede referenciar a cualquiera de estos documentos sin necesidad de incluir esta información en el albarán.

Apartado de observaciones

Otro aspecto sobre el que detenernos es el del apartado de observaciones que casi siempre se suele dejar en blanco por los operarios que recepcionan la mercancía. Se trata de un espacio que debe ser utilizado siempre y cuando el operario detecte alguna anomalía en la mercancía de manera visual. En la mayoría de las ocasiones las recepciones no se pueden revisar pormenorizadamente en el momento de la recepción.Hay que utilizar este espacio aunque en el mismo se escriba una fórmula tipo: “Aceptado sin revisar”, “Aceptado pendiente de revisión”, etc. Por supuesto, si se observa alguna deficiencia o aspecto dudoso en la mercancía recibida hay que reflejarlo con todo el detalle posible.

Hoja de agencia de transportes

Un documento que también puede reflejar la anomalía detectada en la recepción es la hoja de agencia de la empresa transportista. La cual, en muchas ocasiones, el remitente utiliza de manera externalizada para realizar sus envíos. Es importante también reflejar por escrito la anomalía detectada en este documento (físico o electrónico que nos suministre la agencia). En muchas ocasiones la anomalía en la mercancía se genera en el transporte y no en las instalaciones del remitente.

Todo esto son datos muy importantes a tener en cuenta que, sin una formación previa, sería imposible de llevar a cabo o caer en la cuenta de ellas. Por eso, formarte con un Master en Dirección Logística y la Cadena de Suministro te aportará los conocimientos necesarios para estar al tanto de todo.

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Juan Antonio Marco
Juan Antonio Marco es especialista en Dirección de la Producción y Tecnología, Experto en Gestión de Compras, Máster en Dirección Logística y Cadena de Suministro, MBA, además de Ingeniero Industrial en Electrónica y Automática. Actualmente dirige su propia empresa “Creando Valor para su Organización” de consultoría en administración y dirección de empresas (Logística y SCM, Producción, Operaciones y RR.HH). Desde hace más de 10 años ha sido y es formador y profesor de postgrado universitario en instituciones publico-privadas como: UNED, UCLM, UCJC, IMF Business School, entre otras. Le apasionan las relaciones humanas en las organizaciones apostando desde hace años por una formación compuesta por capacidades técnicas y humanas que le ha permitido formar y ofrecer asesoramiento en desarrollo de habilidades directivas y personales a varias instituciones, fundaciones y asociaciones empresariales.
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Uno de los documentos de los que menos se habla pero que tienen una importancia crucial en el mundo de la logística es el albarán de entrega.