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como podemos controlar a nuestro operador logistico

Cómo podemos controlar a nuestro operador logístico

Muchas son las empresas que subcontratan para sus actividades logísticas a empresas super-especializadas en las mismas. Este tipo de empresas, como bien sabéis, están incluidas dentro de una denominación global y común que se denomina “Operador Logístico (OL)”. Evidentemente, no todas las empresas que se dedican a ciertas operaciones logísticas se las puede denominar OL, pero lo cierto es que la tendencia generalizada es que a todas, da igual el segmento de la cadena de suministro que cubran, y los servicios que ofrezcan, se las catalogue como tal, y esto no es del todo cierto (pero eso es otra historia, no entraremos a comentar esto en el post).

A parte de lo anterior, un problema que siempre me han transmitido las empresas que externalizan algunas, o todas las actividades logísticas de su organización, es que tienen la sensación de que pierden el control de dichas operaciones, cierta capacidad de ser flexibles ante cambios rápidos de sus necesidades y, además, que no son capaces de medir si el servicio por el que están pagando está siendo eficiente o no. Sirva este post para que, al menos, ciertas incertidumbres queden aclaradas.

¿Necesito externalizar mis actividades logísticas?

Hace ya bastantes años la figura del OL, aunque existía para ciertos tramos de la supply chain, no estaba considerada ni extendida como lo está actualmente. Esto es así, entre otros aspectos, porque los servicios que ofrecían los OL no son los mismos que ahora ofertan, y estos a su vez se han desarrollado de acuerdo a la exigencia que el cliente final ha requerido a sus empresas proveedoras.

La necesidad de unos clientes cada vez más exigentes con el servicio añadido a sus productos provocó una “moda” (todavía muchas empresas se dejan llevar por esta forma de pensar) basada en la tendencia cada vez mayor de externalizar la operativa logística de sus organizaciones. Esto, en principio, no tiene porqué ser negativo pero, tampoco tiene que ser “automáticamente” positivo. Lo importante es que, tanto si se toma la determinación de externalizar como si no, la decisión se base en ciertos criterios rigurosos. Estos se pueden agrupar en dos básicos:

Ahorro de costes y/o Medición de la rentabilidad

En este punto habrá que calcular si la externalización de todas o parte de nuestras actividades va a suponer un ahorro, sobre todo en costes fijos a la organización o, si por el contrario, va a suponer una inversión y, por lo tanto, medir la rentabilidad de la misma.

Calidad de servicio

Tal y como hemos comentado previamente, la opción de externalizar actividades logísticas puede venir “impuesta”, de alguna u otra manera, por nuestro cliente final, ya que, hoy en día, el servicio añadido al producto que una empresa vende es tanto más importante que el propio producto. Desde esta perspectiva, se necesitará profesionalizar de alguna manera este servicio y los OL aseguran, a priori, que esto sea así. Además, en este punto existe un intangible, como es la imagen de marca, que no se puede ver ni medir pero que, en principio, un OL puede fortalecer, en base a su experiencia y especialización, a nuestro producto.

Si nuestra organización, con sus propios medios (recursos humanos, instalaciones, equipos, etc.,) puede cumplir con ciertas garantías estos dos criterios, ¿por qué externalizar todas o algunas actividades logísticas? Esa es la primera pregunta a la que hay que contestar antes de tomar la decisión de externalizar.

 Qué actividades logísticas tengo que externalizar

Una vez tomada la decisión de externalizar, hay que plantearse para qué segmento(s) de nuestra operativa logística será necesario hacerlo. No hay porque subcontratar todas las actividades logísticas, una parte, aunque sea mínima también puede ser interesante y suficiente para nuestra organización. En este punto hay que darse cuenta que la organización dispone de una experiencia previa en su actividad logística que, de externalizarse la misma, también puede perderse. Mucho ojo con esto.

Aquí, y bajo los dos mismos criterios anteriormente expuestos (ahorro de costes y calidad de servicio) se debe tomar la decisión de cuáles son las actividades más interesantes. Será el momento de elegir el OL más adecuado a nuestras circunstancias: 1PL, 2PL,…, 5PL.

Qué KPIs y Ratios de Control van a interesar medir de acuerdo a mí negocio

Una vez tomada la decisión de qué actividades externalizar, y antes, incluso de cerrar un acuerdo de colaboración (en base a un ANS, el siguiente apartado lo dedicaremos a ello) con un OL, será necesario establecer un criterio de indicadores bajo los cuales poder medir, de manera eficiente y rigurosa, el cumplimiento de los acuerdos con el OL elegido.

Esto es fundamental, ya que, una de las quejas de muchos responsables y directores de empresa es que no son capaces de saber, con fiabilidad, si se está cumpliendo lo acordado por parte del OL. Con esto no estamos diciendo que al OL se le deba de tratar con desconfianza, al revés, será nuestro compañero y gran parte del éxito de nuestro negocio dependerá de su buen hacer pero, por ello mismo, será mejor establecer las medidas que nos ayuden, a ambas partes, a saber si se va o no por el buen camino, entendido esto como cumplimiento de ciertos objetivos.

Elaborar y firmar un Acuerdo de Nivel de Servicios

Muchas empresas, la mayor parte de ellas pymes, no son conscientes, y en muchos casos, ni siquiera se plantean elaborar y firmar un Acuerdo de Nivel de Servicio (s), ANS, con su OL, ya sea esto porque nunca lo han hecho o porque no son conscientes de la importancia de hacerlo.

En la actualidad, muchos OL ya tienen formatos y documentos predeterminados de ANS para cada uno de sus servicios con sus KPIs y Ratios de control incluidos. Lo verdaderamente importante aquí, comento esto fundamentalmente para la empresa que contrata estos servicios, es estudiar detenidamente estas variables y, aceptar aquellas que sean interesantes y oportunas a sus intereses pero, sobre todo, añadir aquellas variables de control que sean más determinantes y capitales para los intereses de la organización, es decir, no dejar en manos del OL que sea éste quien determine las fórmulas de control de sus servicios.

Esto será beneficioso a futuro para ambas partes porque se podrá medir con rigurosidad el nivel de satisfacción basándose en criterios acordados y analizados por ambas partes. Es decir, se establece de alguna manera un lenguaje de trabajo común que sustentará una buena relación de futuro.

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Juan Antonio Marco
Juan Antonio Marco es especialista en Dirección de la Producción y Tecnología, Experto en Gestión de Compras, Máster en Dirección Logística y Cadena de Suministro, MBA, además de Ingeniero Industrial en Electrónica y Automática. Actualmente dirige su propia empresa “Creando Valor para su Organización” de consultoría en administración y dirección de empresas (Logística y SCM, Producción, Operaciones y RR.HH). Desde hace más de 10 años ha sido y es formador y profesor de postgrado universitario en instituciones publico-privadas como: UNED, UCLM, UCJC, IMF Business School, entre otras. Le apasionan las relaciones humanas en las organizaciones apostando desde hace años por una formación compuesta por capacidades técnicas y humanas que le ha permitido formar y ofrecer asesoramiento en desarrollo de habilidades directivas y personales a varias instituciones, fundaciones y asociaciones empresariales.
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Muchas son las empresas que subcontratan para sus actividades logísticas a una empresa super-especializada. Esta se llama operador logístico.