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gestionar el cambio en una empresa de logistica

Cómo gestionar el cambio en una empresa logística

La Logística es uno de los sectores que siempre se encuentra en permanente evolución y desarrollo. Cada día nuevas tecnologías, metodologías, técnicas y best practices se van incorporando a nuestro trabajo, convirtiendo el resultado del mismo en una mejor adaptación o customización dirigida hacia los deseos de nuestros clientes. Un cliente satisfecho hoy es un cliente fidelizado mañana.

Todo lo que acabo de relatar es muy bonito ¿verdad? Suele ser el discurso que se “vende” a un cliente y que es cierto, de eso no hay duda. Lo realmente complicado es que nuestra gente, a nivel interno en nuestra empresa logística, se lo crea y apueste por un verdadero cambio y que, además de que cambie como lo hacen nuestros clientes y competidores, sean el motor de esos cambios y sean capaces de innovar y de ofrecer productos y servicios que aún no hayan solicitado nuestros clientes. Aquí es donde está lo complicado del asunto.

El primer reto de las empresas logísticas es gestionar el cambio

Cuando asisto a ferias, conferencias, etc., en el ámbito logístico y de cadena de suministro, no paro de oír a grandes profesionales decir: I+D por aquí, tecnología punta por allá, metodologías pioneras y revolucionarias, cultura lean logistics, etc., Repito, todo esto es necesario para la evolución de una organización logística, sin duda alguna, es el presente y será el futuro pero, desde mi punto de vista, antes de trasladar todo esto a una empresa logística es necesario prever cómo gestionar el cambio que esta nueva forma de pensar y de actuar va a repercutir, no solo en los métodos de trabajo de nuestros empleados, sino de forma impactante en la manera de pensar de los mismos.

Grave es para una organización logística que quienes la dirigen no “se crean” el cambio que va a suponer la implantación de todas estas opciones de herramientas pro-cambio que acabamos de comentar. Lo verdaderamente grave es que no se tenga en cuenta que, para que una entidad cambie lo primero que habrá que cambiar será la forma de pensar de las personas que trabajan en la misma. Y de cómo se aborde esta gestión del cambio dependerá, en la mayoría de los casos, la supervivencia o la extinción de una organización logística.

Un ejemplo. Hace algunos años en una empresa donde ocupaba el puesto de director de logística se planteó a través de la dirección general la necesidad, obligada por sus clientes y proveedores, de cambiar el ERP que actualmente se utilizaba (un software para la gestión de los puntos fundamentales de la empresa diseñado ad-hoc para la misma) por otro más adaptado a las necesidades que desde el exterior se “sugerían” (en este caso sugerir=exigir).

Se contactaron varias empresas que vendían este tipo de productos, se les solicitó varias reuniones, demostraciones y por nuestra parte empezaron a realizarse una “batería” de preguntas tipo: ¿el software es escalable con el que tenemos actualmente?, ¿los datos que tiene nuestro actual ERP se van a poder migrar al nuevo?, ¿se van a respetar las funcionalidades básicas del anterior software?, ¿se podrá parametrizar a nuestra necesidades particulares?, ¿cuál es el coste y las fórmulas de pago?, etc, etc., etc., En una ocasión, un encargado o representante (ya no lo recuerdo bien) de una de estas empresas, una vez terminadas estas preguntas de rigor (a todas estas empresas se las repetíamos), nos dijo: “Aun no me han hecho la pregunta más importante de todas”. Todos nos quedamos mirando sin saber que responder, hasta que nos dijo: “La pregunta más importante se la tienen que hacer ustedes, y es saber si su organización está preparada para gestionar el cambio que esta aplicación va a suponer en la forma de trabajar.

El proceso de cambio en una empresa logística

Una vez comprendido que antes de “comprar” herramientas de cambio, hay que “cambiar” la forma de pensar de las personas de una organización y también la propia entidad como ecosistema vivo, vamos a ver los puntos fundamentales para acometer un proceso de cambio con unas mínimas garantía de éxito:

Gestión del cambio en las personas

Lo primero que tenemos que pensar en este apartado es que, en la mayoría de los casos, la frase “gestión del cambio” será sustituida por otra más real y descriptiva, “gestión del miedo a lo desconocido. Pero vamos paso a paso:

El primero que se tiene que creer el cambio es quien lo promueve

No podemos pedir a nadie que cambie si no nosotros no hemos pasado por dicho cambio anteriormente.

Distintas velocidades de cambio para cada persona

No todos somos o nos comportamos de igual manera ante un cambio. Hay quien lo asume o lo disfruta en poco tiempo y hay quien tarda más en transformar o adaptar su forma de pensar. Es decir, hay varias velocidades en la gestión del cambio, tantas como personas involucradas en el mismo.

Categorizar los distintos perfiles ante el cambio

Al hilo del punto anterior será de vital importancia “intuir” cuál va a ser la respuesta de una persona ante un cambio. Para ello, pido disculpas si soy demasiado simplista, habrá que categorizar a las personas en tres grandes tipos: “anti-cambio” (normalmente suelen ser las personas “anti-todo”) dentro de la organización, las personas “adapto-cambio” (personas que saben que el cambio es irremediable y que, al igual que hace un camaleón, lo hacen por necesidad de supervivencia en la organización) y, finalmente, los “pro-cambio o motor-cambio” (personas proactivas sea cual sea la idea que se ponga encima de la mesa, suelen ser entusiastas y positivas, e incluso promueven cambios sin solicitarse por parte de la entidad).

Etapas del cambio personal

Está estudiado que todas las personas pasan por cuatro etapas ante cualquier cambio importante en su ámbito profesional o personal. La duración y radicalidad de cada una de las etapas diferirá de acuerdo al tipo de categoría al que pertenezca la persona (me refiero a las categorías que hemos visto anteriormente). Las etapas son las siguientes: Negación (existe, en primer lugar, una conmoción ante el cambio y después un miedo a lo desconocido así que nuestro cuerpo y mente niegan el cambio),  Resistencia (una vez se toma conciencia que el cambio ha llegado para quedarse, éste no se acepta y se resiste y boicotea el mismo), Exploración (en el punto más alto de la etapa anterior se llega a la aceptación irremisible del cambio y por lo tanto la persona intentará explorar los beneficios que el cambio le puede proveer), y para finalizar, la etapa de Compromiso (descubiertos los aspectos positivos del cambio la persona se comprometerá para implantarlo completamente y aprovecharse de las virtudes del mismo).

No hace falta decir que lo más importante es llegar, en la gestión del cambio personal, a la etapa de Compromiso y que la más crítica será la de Resistencia.

Gestión del cambio en la organización

La gestión del cambio en la organización debe de llevarse a cabo de manera paralela a la gestión del cambio personal. La frase “gestión del cambio” deberá ser sustituida aquí por “gestión del cambio cultural”. Y es en este contexto donde entramos de lleno en la gestión hacia una nueva cultura de organización que deberá tener como resultado una nueva empresa logística adaptada al cambio continuo, a imagen y semejanza del sector. ¿Cómo hacer esto? Vamos con dos pistas:

Impulsar el cambio

Desde la dirección general, a poder ser, se le debe dar una importancia crucial al cambio que vendrá y, para ello, no hay que escatimar en reuniones, conversaciones de café, comidas, etc., todo aquello que ayude a explicar los beneficios que proveerá el cambio a la entidad.

Promocionar el cambio

Lo deseable en este punto es crear un comité de promoción y publicidad del cambio en base a eslóganes, actividades relacionadas con el cambio, actividades formativas si fuera necesario, etc., es decir, todo lo necesario para apuntalar en el inconsciente colectivo la necesidad y conveniencia del cambio.

Las dos pestañas siguientes cambian el contenido a continuación.
Juan Antonio Marco
Juan Antonio Marco es especialista en Dirección de la Producción y Tecnología, Experto en Gestión de Compras, Máster en Dirección Logística y Cadena de Suministro, MBA, además de Ingeniero Industrial en Electrónica y Automática. Actualmente dirige su propia empresa “Creando Valor para su Organización” de consultoría en administración y dirección de empresas (Logística y SCM, Producción, Operaciones y RR.HH). Desde hace más de 10 años ha sido y es formador y profesor de postgrado universitario en instituciones publico-privadas como: UNED, UCLM, UCJC, IMF Business School, entre otras. Le apasionan las relaciones humanas en las organizaciones apostando desde hace años por una formación compuesta por capacidades técnicas y humanas que le ha permitido formar y ofrecer asesoramiento en desarrollo de habilidades directivas y personales a varias instituciones, fundaciones y asociaciones empresariales.
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