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Cómo reducir los costes de transporte: Técnicas de negociación

Sea cual sea la política de la organización en cualquier empresa respecto a la logística, reducir los costes de transporte siempre ha sido un objetivo a conseguir. De manera general el transporte en logística y en la supply chain ha sido entendido por las organizaciones desde dos puntos de vista.

Primero: El transporte se asume como una necesidad física para hacer llegar los productos a nuestros clientes. Lo lógico será intentar “gastar” el menor dinero posible en esta “necesidad” ya que si no va a aportar valor a nuestro producto, al menos, que no reste margen de beneficio al mismo.

Segundo: El seguido por aquellas entidades que entienden que una parte importante del producto que venden depende de la logística que lo acompaña como valor añadido, siendo el transporte una porción capital de la misma. En este rango de empresas se pueden encontrar, por ejemplo, todas aquellas cuyos productos son bastante similares a los de la competencia, siendo en muchas ocasiones su servicio logístico (y también su SAC, Servicio de Atención al Cliente) lo que las diferencia del resto.

Antes de pasar a revisar y descubrir algunas de las técnicas de negociación para reducir el coste de transporte, es conveniente entender qué es el “poder” de cada una de las partes en una negociación, y estimar cuál es el nuestro antes de planificar la estrategia a utilizar en la misma.

¿Qué papel juega el poder en la negociación de los costes de transporte?

Por poder en la negociación me refiero al músculo empresarial o situación/cuota de mercado que nos permite, en una negociación, hacer que la otra(s) parte(s) acepte(n) nuestras condiciones sin ofertar otras a cambio, o que las que se ofrezcan no sean, al menos, percibidas con el mismo valor por la otra parte.

Muchos negociadores piensan que la situación de partida de poderes se mantiene a lo largo de la negociación, pero lo cierto es que este equilibrio de fuerzas (por llamarlo de alguna manera) no tiene porqué ser el mismo al principio, que al final de la negociación. Por tanto, habrá que medir en todo momento si el statu quo se sigue manteniendo al menos, a nuestro favor.

Otro aspecto en relación al poder de negociación reside en el tipo de acuerdo que es conveniente buscar a lo largo de la misma. De manera general, toda negociación debe de pivotar sobre el objetivo final de conseguir un ganar-ganar (o win to win) para ambas partes. Si se enfoca la negociación en el resultado final de ganar-perder, la negociación correrá el riesgo de romperse muy pronto por estar siempre comprendida en un contexto de amenaza o chantaje por una de las partes. Anticipando también que si bajo este enfoque se llegará a un acuerdo final, la esperanza de durabilidad sería muy corta. En el mundo empresarial actual hay muchos ejemplos de este tipo de negociaciones, ganar-perder, y podemos observar cómo han terminado estos acuerdos.

Evaluar nuestro poder de negociación de los costes de transporte

En primer lugar debemos pensar siempre que nuestro poder variará dependiendo de con quién negociemos y, también, de cuál es la coyuntura del entorno o situación actual de ciertos contextos externos a la negociación (mercado, sector, economía del estado o región comercial mundial, inflación presente/futura, incertidumbre financiera mundial, etc.,).

A nivel de transporte, que es donde se centra el post, deberemos tener claros ciertos parámetros para estimar nuestro poder. Algunos de estos parámetros clave serán:

  1. Número de clientes actuales y potenciales (a nivel comarcal, regional, nacional e internacional).
  2. Lugar geográfico y distancia a nuestros mercados o a nuestros canales de distribución final. Es decir, los destinos más habituales de nuestros transportes.
  3. Modos de transporte utilizados (carretera, ferrocarril, marítimo, aéreo).
  4. Volumen de fletes diarios/mensuales/anuales por destino y cliente.
  5. Nivel de ocupación media de los vehículos en cada desplazamiento.
  6. Porcentaje en fletes urgentes respecto al total.

Con estos pocos, pero importantes parámetros, ya nos podremos hacer una idea de estimación de poder frente a nuestros proveedores de servicios de transporte y, analizar a partir de ellos, cuál será la técnica(s) de negociación de los costes de transporte más adecuada en cada caso.

Como norma general, o como aviso a navegantes, en relación a la negociación de costes de transporte, lo que ayer era válido y razonable, hoy puede ser ineficiente y caro.

Empezar disminuyendo tiempos en las cargas y descargas

Antes de comenzar a ver algunas técnicas de negociación de costes relacionados con el transporte, será interesante detenernos brevemente en las operaciones de carga, estiba, desestiba y descarga que suceden, ineludiblemente, en cada operación de transporte y sea cual sea la modalidad del mismo.

Como método de best-practice, se deben reducir al máximo los “tiempos muertos” que las empresas transportistas pasan esperando a que se carguen sus vehículos. Estos tiempos muertos, como su propio nombre indica, son improductivos para la empresa de transporte que debe realizar el traslado de las mercancías. Debemos entender que todo el tiempo que pase un vehículo parado y esperando a que se realice su llenado será contraproducente para una ulterior negociación de disminución de tarifas con la empresa transportista. Pues esta podrá siempre indicar los retrasos que ha habido por este motivo.

Muchas empresas cargadoras no tienen en cuenta estos tiempos ya que se abonan las tarifas por servicio. Pero olvidan de que, para que este servicio sea rentable a una empresa transportista, debe ser realizado en una horquilla horaria concreta. Si como empresa cargadora, dilatamos las operaciones de carga y/o descarga, estamos haciendo que la entidad transportista pierda una oportunidad de negocio con otro posible servicio de otro posible cargador. Es decir, hay un coste de oportunidad que la empresa de transporte bien podría repercutir en la cargadora.

En este punto, lo interesante para la empresa cargadora será revisar los protocolos de carga y descarga (horarios para estas actividades, personal dedicado a ellas, preparaciones previas de las cargas o de las playas de descarga, etc.,). E incluso invertir en sistemas semi-automáticos o automáticos que ayuden a agilizar estos procesos (bandejas deslizantes, plataformas auto-cargantes, lanzaderas, etc.,).

Técnicas de negociación de costes de transporte

En la actualidad, y debido a la información y a la variedad de alternativas, modos y formas de negociar, estos costes se puede pensar que la complejidad para llegar a un rápido y buen acuerdo para ambas partes se ha reducido notablemente. Desde mi punto de vista, esto está lejos de la realidad.

El hecho de tener muchas opciones técnicas de negociación será, en general, beneficioso para ambas partes. Pero ello implicará para el negociador conocer todas las técnicas posibles porque, en cualquier momento, se puede poner encima de la mesa una alternativa, o una variable no conocida y esto provocar ciertas indecisiones y desconfianzas en las etapas de la negociación de costes de transporte.

Respecto a las técnicas de negociación éstas se pueden dividir en dos o incluso tres grandes grupos, de acuerdo a la relación que se quiera establecer con la empresa transportista y ésta, a su vez, dependiendo del tipo de servicio de transporte que se requiera en cada situación. Por supuesto, existirán algunas técnicas que se podrán combinar para incluso obtener un mayor beneficio.

Transporte Puntual y/o Urgente

En ocasiones las empresas cargadoras necesitan realizar un envío puntual a un cliente concreto y en una sola expedición, es decir, lo que denomina un servicio “único”, y en otras ocasiones además de ser único éste necesita de cierta “urgencia”. Para este tipo de transportes tenemos las siguientes técnicas de negociación:

Bolsas de carga

Son plataformas informáticas que operan en Internet. Ofertan tanto cargas como servicios de transporte para las mismas. Es decir, es un sistema que ayuda a ponerse en contacto a empresas cargadoras y empresas de transporte agilizando los tiempos de búsqueda. Para su buen uso el servicio ofertado por el cargador debe ser concreto en todos los detalles: origen-destino, hora de carga, hora de descarga, tipo de carga, certificación requerida por el tipo de mercancía, y documentación necesaria. Como todo en logística, utilizar estas bolsas con cierta planificación a la ejecución del servicio, suele abaratar y asegurar el servicio ya que nos podemos encontrar, como empresas cargadoras, que en ciertas épocas del año y para ciertos destinos no existan servicios disponibles. Hay que tener muy en cuenta esto.

Aumento de los plazos de recogida y entrega

Una posibilidad de rebajar tarifas, como cargadores, ya sea mediante bolsa de carga o por contratación directa con algunos de nuestros proveedores de servicios de transporte, es incrementando los horarios de carga y/o de descarga de la mercancía en destino. Es decir, en vez de establecer un horario concreto y relativamente rígido de carga en origen y/o descarga en destino, otorgar la posibilidad a la empresa de transporte para que pueda hacer ambas operativas según su conveniencia. Todo ello, por supuesto, de manera compatible con los plazos puestos por la empresa cargadora. Esta operativa negociadora necesita de cierta planificación por parte de la empresa cargadora para poder acortar los plazos.

Ida y vuelta de carga

Con igual necesidad de planificación por parte de la cargadora se puede utilizar otra técnica muy útil si se tienen proveedores o clientes en destino para abaratar la tarifa. Pocas empresas cargadoras son conscientes que es un perjuicio importante para las empresas de transporte que, el servicio solicitado por la cargadora, no se haga de manera planificada y con el suficiente tiempo para que la transportista busque carga de retorno para el viaje de vuelta y amortice los gastos del servicio de ida. Si se dispone de varios (muchos o pocos) clientes o proveedores en la zona de descarga de la mercancía de ida, se puede coordinar una recogida en destino para su regreso al origen. Para la empresa cargadora supone una gestión más compleja pero se pueden obtener importantes rebajas en la tarifa del servicio de retorno.

Costes de transporte por Proyecto

Cada vez son más las empresas que suelen trabajar con sus clientes por proyecto, es decir, con una fecha de inicio y otra de final determinadas con antelación. Pues bien, si a nivel de transporte se tienen claros los requerimientos a priori (origen-destino, número de expediciones, tipo de mercancías, etc.,) es posible estudiar fórmulas de negociación de transporte que abaraten la operativa durante todo el proyecto. Para este tipo de transportes tenemos las siguientes técnicas de negociación:

Los tenders

Son plataformas logísticas on-line donde las empresas cargadoras cuelgan a modo de escaparate, versus subasta, su oferta de servicio a sus potenciales proveedores de transporte, ya sea por un periodo de tiempo concreto o por un volumen de operaciones (nº de viajes) definido previamente. De ahí que sea ideal para proyectos concretos entre cargador y su cliente. Para la empresa cargadora supone un reto concretar de manera fiel el servicio de transporte por proyecto porque, sobre este, se va a realizar la oferta por la cual pujarán los proveedores de transporte que participen en el tender.

Contrato cerrado de costes de transporte

Si la empresa cargadora tiene claro el proveedor de servicio de transporte que necesita para su proyecto puede ahorrarse en primer lugar el uso de un Tender. En lo demás, el concepto es el mismo, “fijar” durante un tiempo determinado y para un número de viajes concreto un servicio de transporte adecuado. Para ello, se elaborará un Acuerdo de Nivel de Servicio (ANS) donde se concreten todos los detalles de la relación contractual. Dentro de esta modalidad de contrato, existen dos posibilidades de negociar:

Mediante tarifa fija o forfait

Donde se acuerda que por el periodo de duración del contrato siempre se cobre la misma tarifa de costes de transporte entre un origen y un destino concreto. Esta opción es la más interesante para el cargador cuanto “vislumbra” a futuro cualquier cambio en: el precio de los combustibles, una disminución del volumen de viajes durante ciertas épocas del proyecto, y también cuando la empresa cargadora va a repercutir cierto número de viajes a su cliente y necesita conocer la tarifa fija individual de cada uno de ellos para pasarles la cotización correspondiente.

Mediante cláusulas de revisión

Esta fórmula de contratación hace perder las ventajas comentadas anteriormente al cargador y por el contrario protege más, en principio, al transportista. El contrato en esencia es idéntico al de tarifa fija incluyendo una serie de cláusulas de revisión, que protegen de ciertas incertidumbres a las partes firmantes. Muchas empresas cargadoras piensan que estas cláusulas de revisión suelen favorecer casi siempre a la empresa transportista pero esto no es del todo cierto. En cuanto a los costes de transporte, el precio del combustible, puede subir, desde luego, pero también bajar. Al igual que también puede aumentar el número de servicios “pactados” y se pueda incluir una rebaja por volumen (también establecida mediante fórmula de riesgo).

Transporte por fidelización

Cuando la empresa cargadora dispone de una serie de clientes cuya demanda es más o menos fija y permanente en el tiempo,existe la opción de fidelizar. Con ello se asegura el servicio y se reducen los costes de transporte a media por servicio si se utilizan fórmulas de fidelización. Vamos a ver las técnicas de negociación que podemos utilizar en esta situación:

Obtener una parte del margen del beneficio obtenido

Para fidelizar a una empresa transportista, existe una fórmula basada en la obtención de una prima de parte de los beneficios de los costes de transporte obtenidos con ciertos clientes. Esta la recibe la empresa cargadora y se abona al final del periodo a la empresa transportista como gratificación al trabajo bien hecho. Esto supondrá por parte de la empresa cargadora establecer a priori KPIs realistas, lo que permitirá a la empresa de transporte mejorar la calidad de su trabajo en base a un incentivo posterior.

Añadir servicios complementarios

Es una técnica que se basa en la solicitud de disminución de tarifa de transporte de la empresa cargadora con motivo de la contratación de un paquete mayor de servicios a la empresa transportista. En muchas ocasiones la empresa transportista dispondrá o tiene la posibilidad de ofrecer más servicios además de los del flete a su empresa cargadora. Por ejemplo, es muy habitual que la transportista disponga de un almacén. En momentos de falta de espacio en las instalaciones, puede ser interesante la contratación del mismo. Contará con su gestión de inventario, manipulaciones internas o incluso una instalación que sirva de consolidación o desconsolidación previa de la mercancía. Cuyas instalaciones, maquinaria e incluso personal pertenezcan a la transportista.

Descuentos por planificación y pronto pago

Dado que en esta categoría de transporte la relación entre cargadora y transportista se prevé de larga duración, se puede conseguir cierto abaratamiento de las tarifas de costes de transporte si se consigue un planeación o cronograma de envíos por parte de la cargadora. Esto reducirá la inmediatez y urgencia de un mayor porcentaje de los fletes requeridos. Esto provocará directamente que la transportista pueda planificar mejor su flota, personal y carga y con ello, globalmente, abaratar el flete individual que le solicita a su cargadora.

Otro aspecto interesante donde poder “rascar” alguna rebaja en el coste de transporte, sobre todo cuando existen plazos de pago un poco largos, es negociar un abaratamiento de la tarifa individual de cada flete en base a un acortamiento de estos plazos. Por ejemplo, pasar de pagar de 120 días a 60, o incluso en 48h. Esto siempre será visto con buenos ojos por parte de la empresa transportista que reducirá el plazo de la obtención de la rentabilidad por sus servicios.

Estas son solo algunas técnicas para poder negociar una reducción de costes. No son las únicas pero si las más interesantes y fáciles de implementar en nuestra operativa diaria. Espero os sirvan de ayuda.!!

 

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Juan Antonio Marco
Juan Antonio Marco es especialista en Dirección de la Producción y Tecnología, Experto en Gestión de Compras, Máster en Dirección Logística y Cadena de Suministro, MBA, además de Ingeniero Industrial en Electrónica y Automática. Actualmente dirige su propia empresa “Creando Valor para su Organización” de consultoría en administración y dirección de empresas (Logística y SCM, Producción, Operaciones y RR.HH). Desde hace más de 10 años ha sido y es formador y profesor de postgrado universitario en instituciones publico-privadas como: UNED, UCLM, UCJC, IMF Business School, entre otras. Le apasionan las relaciones humanas en las organizaciones apostando desde hace años por una formación compuesta por capacidades técnicas y humanas que le ha permitido formar y ofrecer asesoramiento en desarrollo de habilidades directivas y personales a varias instituciones, fundaciones y asociaciones empresariales.
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