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Documentos imprescindibles para una operación de Logística y Comercio Internacional

Publicamos este post con la intención de aclarar algunas de las dudas más importantes que todo profesional dedicado a la logística internacional pueda tener en relación a la parte documental de toda operación de compra-venta internacional.

Por supuesto se incluye también a: exportadores/importadores, expertos en comercio internacional, empresas transportista. En definitiva, todo el que pueda estar interesado en este tema aunque, en principio, suponemos estarán más familiarizados con este tipo de documentos.

¿En cuántas ocasiones, como directores de logística y cadena de suministro, nos hemos visto involucrados en una operación de compra-venta internacional? Seguramente y dependiendo de la experiencia de cada uno, en muchas.

Ahora bien, de dichas operaciones, ¿cuál es el punto de las mismas que menos nos gusta, aburre o incluso aterra llegado el caso? Aquí no hay dudas, la gestión documental de la operación.

En toda operación de compra-venta internacional suele existir un volumen de documentación siempre superior al de una operación nacional. 

Pero lo que realmente nos preocupa más es la distinta naturaleza de la documentación involucrada. Como profesionales de logística, tenemos que saber dónde está ubicada esta documentación (como categoría) y, también, a quien incumbe su gestión y control (como responsabilidad dentro de la organización).

Espero que este post ayude, al menos en parte, a aclarar ciertas dudas sobre la documentación y el papeleo que hay que conocer para abordar una operación de compra-venta internacional.

Documentos para una operación de Logística y Comercio Internacional

Lo primero que deberemos de hacer será categorizar la distinta documentación para así detectar a quién le compete la misma. De este modo la documentación de una operación de compra-venta internacional “tipo” estará indexada dentro de una de estas cuatro categorías: Documentos Comerciales, Documentos Administrativos, Documentos de Transporte y Seguro, y Documentos Financieros.

Antes de empezar a rellenar dichas categorías, por favor, que no cunda el pánico entre aquellos lectores que no tengan mucho conocimiento sobre el tema y, al otro lado, que no se mesen los cabellos aquellos profesionales expertos porque seguramente les parecerá un análisis excesivamente simplista.

Documentos Comerciales

En este apartado recaen todos los documentos que casi todo el mundo conoce de una operación de compra-venta, ya que prácticamente son los mismos que existen en una compra-venta nacional. En esta categoría, como en las siguientes, existirán diversas subcategorías. Vamos con ellas:

Oferta comercial

Ya comentamos la misma con suficiente rigurosidad en pasadas entradas en el blog pero, en resumen, se trata de la emisión de una oferta formal a un potencial cliente sobre la venta de un producto o servicio que finaliza con una orden de pedido después de la negociación sobre la oferta.

Factura Proforma

Es un documento previo a la emisión de la Commercial Invoice o Factural Comercial, donde se indica de manera provisional el compromiso entre las partes, bajo los acuerdos y condicionamientos pactados y negociados sobre la oferta comercial previa.

No se suele utilizar cuando hay una relación previa entre vendedor-comprador, pero si es útil cuando se desea, por ejemplo, solicitar por parte del comprador un crédito documentario para realizar el pago.

Factura Comercial o Commercial Invoice

Es el documento comercial más importante y sobre el que recaen todos los cálculos y trámites aduaneros. Otro tipo de facturas que también, no siempre, se suelen solicitar son: la factura aduanera y la consular (ésta última casi en desuso).

Packing List (o Lista de bultos)

Es un documento donde quedan referidas, de manera más o menos detallada, las mercancías que forman parte de la expedición si incluir precio alguno: cantidades unitarias, peso, volúmenes, y dimensiones, básicamente.

Certificados

En este sub-apartado, únicamente puedo decir que ¡Bienvenido al fantástico mundo de los certificados!! Hay de todas las clases y para todo tipo de mercancía que se comercialice.

El más importante y que suele solicitar el comprador (sobre todo si eso le supone una reducción de aranceles a la importación en su país) es el certificado de origen con el que se asegura el origen (que no procedencia) de la mercancía objeto de la compra.

Después de este que considero el más destacado están el: SOIVRE, de inspección, de análisis, sanitarios y fitosanitarios, de lista negra, Casher y Halal, CITES, etc.,

Documentos Administrativos

En esta categoría cae todo el papeleo y documentación relativa al ámbito que van a regular organismos oficiales (aduanas, agencias tributarias estatales, etc.,). Por tanto, en este punto recomiendo mucho cuidado con la tramitación de este tipo de documentación y si es necesario utilizar los servicios de empresas consultoras especializadas en estos temas.

Para estructurar mejor esta categoría lo más lógico será dividir las operaciones en comunitarias y no comunitarias siendo las primeras operaciones de compra-venta aquellas que se realizan entre los países miembros de la UE (se denominan por ello también operaciones intra-comunitarias), mientras que las segundas son las que se producen entre un país miembro y un tercero (en el argot aduanero un país tercero es aquel que está fuera de la UE).

Operaciones no comunitarias

Aquí las operaciones de compra-venta pueden ser de cariz importador o exportador. A continuación, se va a realizar una enumeración de documentos que no siempre van a ser necesarios para toda operación, excepto uno, que ya sea una operación de exportación o importación siempre hay que realizar, el Documento Único Administrativo (DUA), éste será obligatorio siempre independientemente del tipo de operación y mercancía involucrada.

Entre los documentos que figuran en este apartado podemos encontrar los siguientes:

  • DUA (imp/exp, todo tipo de mercancías, su presentación es obligatoria e ineludible).
  •  Certificados de Importación/Exportación (mercancías de tipo agrario-pesquero).
  • Autorizaciones Administrativas de Importación/Exportación (mercancías sometidas a restricciones o cupos nacionales, etc.,).
  • Licencias de Importación/Exportación (mercancías sometidas a contingencias y medidas anti-dumping, etc.,).
  • Notificaciones previas a la Importación/Exportación (mercancías especiales sujetas a vigilancia estadística).

Operaciones comunitarias

Para este tipo de operaciones, la documentación es mucho menor, ya que el trámite aduanero entre estados de una misma región económico-comercial como son todos aquellos que comparten el TAC (Territorio Aduanero Comunitario) no existe (salvo las regiones estipuladas en el nuevo CAU, código aduanero comunitario).

Aquí básicamente serán dos documentos los que habrá que controlar: el INTRASTAT (un documento meramente estadístico similar en su formato al DUA y que no siempre es necesario realizar) y el modelo 349 de la Agencia Tributaria (documento de orden fiscal y que recoge periódicamente todas las operaciones intra-comunitarias durante un periodo concreto).

Documentos de Transporte y Seguro

Vamos con los documentos que conocemos mejor (aquellos que nos dedicamos a la logística y cadena de suministro) y son los relativos a los que acompañan a la mercancía en su transporte, y también los que competen al seguro que se emite.

Documentos de Transporte

En esta sub-categoría se podrían englobar todos aquellos documentos que los distintos convenios internacionales de transporte modales contemplan: para carretera (carta de porte CMR, cuaderno TIR y/o ADR si fuera el caso), para marítimo (lista de embarque, conocimiento de embarque o B/L, y póliza de fletamiento), para ferrocarril (carta de porte CIM, y declaración TIF), para aéreo (carta de porte aéreo Airway-Bill), y para multimodal (carta de porte multimodal, FBL).

Documentos de Seguro

Aquí habrá que tener en cuenta dos documentos si es que la mercancía está amparada por alguna de las partes con un seguro.

Nos referimos a: la póliza del seguro contratado con una compañía aseguradora (no es necesario que acompañe a la mercancía), y el certificado de seguro (que si debe de acompañar a la mercancía para atestiguar ante cualquier autoridad la existencia de un seguro que está amparado por la póliza contratada correspondiente).

Documentos Financieros

Los documentos financieros que a nivel documental tendremos que conocer (y en algunos casos en profundidad) son fundamentalmente los relativos a los medios y formas de pago acordados en la compra-venta internacional. No requerirá la misma cantidad e importancia documental un medio de pago simple (como puede ser un cheque personal) que uno complejo (como un crédito documentario).

Por tanto, clasificaremos estos medios de menor a mayor cantidad de documentación a aportar, y que será directamente proporcional a la complejidad de la forma de pago (más complejidad = más necesidad documental).

Sobra indicar que la seguridad en el cobro también será directamente proporcional a la cantidad documental de la forma o modo de pago internacional correspondiente.

Medios Simples

Las formas de pago simples y que, por ello, requerirán menos complejidad documental son: cheques personales, órdenes de pago simple, y remesas simples.

Medios Semi-complejos

Estas ya revisten un mayor control documental por todos los agentes participantes en la compra-venta: cheque bancario, orden de pago documentaria, y remesa documentaria.

Medios Complejos

Aquí se pueden aglutinar todos aquellos medios de pago muy seguros, muy complejos, y también con la necesidad de aportar mayor documentación y papeleo al proceso: carta de crédito Stand-By, carta de crédito comercial, y crédito documentario.

En este caso serán las entidades bancarias las que exigirán un excelente y riguroso control documental de toda la operación.

Para terminar, indicar lo referenciado anteriormente respecto a que no se ha intentado ser excesivamente riguroso en detalle con toda la documentación necesaria para una operación de compra-venta internacional, pero sí de comentar la más común y necesaria para abordar un gran espectro de la mayor parte de las operativas.

Las dos pestañas siguientes cambian el contenido a continuación.
Juan Antonio Marco
Juan Antonio Marco es especialista en Dirección de la Producción y Tecnología, Experto en Gestión de Compras, Máster en Dirección Logística y Cadena de Suministro, MBA, además de Ingeniero Industrial en Electrónica y Automática. Actualmente dirige su propia empresa “Creando Valor para su Organización” de consultoría en administración y dirección de empresas (Logística y SCM, Producción, Operaciones y RR.HH). Desde hace más de 10 años ha sido y es formador y profesor de postgrado universitario en instituciones publico-privadas como: UNED, UCLM, UCJC, IMF Business School, entre otras. Le apasionan las relaciones humanas en las organizaciones apostando desde hace años por una formación compuesta por capacidades técnicas y humanas que le ha permitido formar y ofrecer asesoramiento en desarrollo de habilidades directivas y personales a varias instituciones, fundaciones y asociaciones empresariales.
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