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errores que debe evitar un director de logistica

Los 5 grandes errores que debe evitar el Director de Logística

Como Director de Logística siempre me ha parecido interesante aprender de mis errores y organizar mi trabajo de tal manera que si no pueda evitarlos si, al menos, minimizarlos todo lo posible.

En esta estrada de blog me gustaría resumir los errores que más comúnmente se cometen al ejercer la función de Director de Logística y Cadena de Suministro.

Esta recopilación de errores no es solo fruto de la experiencia propia sino también de conversaciones con compañeros, responsables o directores de la misma área surgida de coloquios, foros, ferias, etc., donde he podido vislumbrar que prácticamente coincidimos en los mismos puntos, y en los mismos errores.

Errores que debe evitar el Director de Logística

No puede tener todo controlado

Supongo que como en el resto de funciones empresariales, es complicado tener todo perfectamente planificado, programado, medido y tasado, como se suele decir, pero particularmente en el área logística de la empresa esto se podría decir que es una verdad absoluta…y además demostrable.

Como consejo recomiendo planificar y programar todas las actividades que requieran de cierta minuciosidad y rigurosidad.

Algunos ejemplos de esto serían:

  • Repartos y entregas de productos/mercancía importante cuya fecha de entrega está fijada con mucha antelación. Si la fecha está agendada desde hace tiempo, razón de más para cuidar la entrega. En estos casos no deberíamos permitirnos cometer errores.
  • Espacio de almacenamiento y rotación de productos/mercancía en el mismo. Esto es particularmente importante cuando la empresa va a abordar proyectos de cierta importancia donde la recepción de materia prima es crucial, y por supuesto, su control.
  • Vacaciones/Descansos del personal. Siempre que no sean bajas laborales sorpresivas siempre se van a poder planificar los diferentes puestos por turno de trabajo. Si no tenemos personal polivalente, razón de más para tener programados estos periodos vacacionales.

Carecer de personal polivalente

Al hilo de lo comentado al final del apartado anterior, un error muy común en los responsables de logística es el de no preparar a su personal para asumir cierta polivalencia que permita mayor margen de maniobra al planificador para amortiguar ciertas incomodidades: flexibilidad de funciones puntuales, vacaciones y bajas laborales, movilidad eventual, etc.

¿Cómo se puede conseguir esto? Con formación interna del personal y entre el personal (no hay mejor profesor que el propio compañero).

Habrá que preveer que encontraremos resistencias al cambio y a aprender (parece mentira que existan personas que no quieran tener más conocimientos, ¿verdad?) pero será nuestro trabajo perseverar en que esto se haga paulatinamente y en el menor tiempo posible.

Esto no es nuevo, la polivalencia del empleado fue cosa de Toyota.

No contar con el apoyo de la Dirección General

Un aspecto en el que no se piensa, sobre todo en el momento de acceder a un cargo de dirección de área o de departamento, es el de aclarar, por anticipado, qué respaldo jerárquico y económico va uno a tener para desempeñar con libertad su función.

Es muy común ascender o contratar a un profesional en el área de logística pero no “otorgarle” capacidad de mando dentro de la estructura para poder desarrollar con garantías su departamento.

Hay muchos CEOs que piensan que con contratar a un profesional éste, por sí solo, va a ser capaz de crecer dentro de la organización sin apoyo alguno y con sus propias dotes para el liderazgo….esto suele ser un fatal error por parte de la dirección general o de la dirección de operaciones.

Sin inventario fiel y stocks de seguridad mal calculados

En mi opinión, no hay nada más grave para un responsable de logística que no tener controlado el stock de sus almacenes o de su cadena de suministro.

Para evitar esto, hay que programar una serie de inventarios con diferentes frecuencias y atendiendo a un criterio ABC económico o de líneas de pedido del almacén.

Y hay que empezar por aquí, si no hacemos esto como responsables de almacén cometeremos el error de no disponer nunca de un stock fiable de ningún producto o material.

Y mucha paciencia con esto porque el stock no se regularizará hasta pasados unos meses (dependerá del tamaño del almacén(es) y del número de SKU o referencias almacenadas, de si está organizado a hueco fijo o hueco libre, etc.,).

Una vez conseguida una fiabilidad de stock de al menos el 95%, habrá que calcular los stocks de seguridad de ciertos materiales o productos críticos para evitar caer en roturas de stock.

El cálculo de estos stocks de seguridad deberán de realizarse atendiendo al nivel de servicio que se le quiera dar al cliente, a la importancia de ciertas referencias del almacén (para ello elaborar la matriz de Kraljic), y por supuesto, el lead time de reaprovisionamiento de nuestros proveedores.

No tener en cuenta la demanda y el lead time de servicio de los proveedores

Para terminar, el quinto error es el relativo a controlar el ritmo tanto aguas arriba de nuestra logística o cadena de suministro como aguas abajo.

¿Aguas arriba? Nuestros Proveedores. Aunque esto será trabajo del responsable de compras, como esta figura en muchas ocasiones depende directamente del responsable de logística, debe de tener controlados todos los lead time de nuestros proveedores, realizar auditorías permanentes a los mismos, etc.

Esta información podrá ayudar al jefe de almacén a calcular rotaciones de la materia prima más crítica para nuestra producción, y por lo tanto, a calcular el espacio disponible para la misma.

Aguas abajo estarán nuestros Clientes. Realizar un pronóstico de demanda, al menos sencillo, nos servirá para planificar mínimamente rotaciones en el almacén de producto terminado, cálculos de espacio disponible (estacionales, perpetuos, por proyecto, etc.,), y distribución de producto al cliente (calculo de vehículos por reparto, capacidad diaria de reparto, cálculo de ruta mínima, etc.,)

Seguramente me habré dejado algunos otros errores, y por ello pido disculpas, pero creo que atendiendo a estas pequeñas recomendaciones y cuidados se puede empezar a trabajar con relativa facilidad y eficiencia la función de director de logística.

Si quieres aprender a evitar este tipo de acciones en tu gestión como Director de Logística, recomiendo que curses el Master en Logística y Cadena de Suministro de IMF Business School, en el que podrás adquirir las competencias necesarias para ejercer la profesión.

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Juan Antonio Marco
Juan Antonio Marco es especialista en Dirección de la Producción y Tecnología, Experto en Gestión de Compras, Máster en Dirección Logística y Cadena de Suministro, MBA, además de Ingeniero Industrial en Electrónica y Automática. Actualmente dirige su propia empresa “Creando Valor para su Organización” de consultoría en administración y dirección de empresas (Logística y SCM, Producción, Operaciones y RR.HH). Desde hace más de 10 años ha sido y es formador y profesor de postgrado universitario en instituciones publico-privadas como: UNED, UCLM, UCJC, IMF Business School, entre otras. Le apasionan las relaciones humanas en las organizaciones apostando desde hace años por una formación compuesta por capacidades técnicas y humanas que le ha permitido formar y ofrecer asesoramiento en desarrollo de habilidades directivas y personales a varias instituciones, fundaciones y asociaciones empresariales.
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