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Matriz de Negociación de Transportes: qué es, construcción y funcionamiento

Son ya varios los post dedicados en este blog a la gestión del transporte en relación a su reducción de costes mediante diversas técnicas de negociación.

Es por eso que en esta entrada vamos a mostrar una herramienta que ayudará al responsable de transportes de una empresa a tener actualizadas y de un solo vistazo el resultado, por mercancía o producto, de cada negociación cerrada y puesta en marcha. Esta herramienta es la Matriz de Negociación de Transportes.

Tal y como comentamos en entradas pasadas, lo más conveniente de cara a disminuir costes, en lo que al transporte se refiere, cuando se tiene subcontratado dicho servicio a un tercero (ya sea un operador logístico o una simple empresa de transporte local), es negociar y cerrar acuerdos en base, fundamentalmente, al tipo de carga y servicio (origen-destino).

Pues bien, cuando se tienen múltiples acuerdos de negociación cerrados y acuerdos de servicio fijados, repetimos, por tipo de mercancía o producto y servicio, será muy útil para tomar decisiones futuras sobre su gestión y control disponer de una matriz que nos ayude a tener un perfecto chequeo se su funcionamiento y cumplimiento.

Qué es la Matriz de Negociación de Transportes

La Matriz de Negociación de Transportes, como tal, no dejará de ser una hoja de cálculo con filas y columnas y con una serie de entradas y salidas a ir anotando y obteniendo correlativamente. Su apariencia podría ser algo similar a esto:

 

matriz negociacion transporte

Elaboración propia.

Esta matriz y el documento o soporte software que utilicemos para construirlo deberá ser vivo. ¿A qué nos referimos con esto? Pues a que será un documento que una vez iniciado, para que sea útil, debe de estar en constante actualización y cambio.

Una simple hoja Excel o una Access dentro del paquete de usuario, mundialmente conocido Microsoft Office, debería de ser suficiente para poder construir nuestra matriz.

Antes de que comencemos a describir su construcción es interesante indicar o advertir que la utilidad de esta herramienta irá creciendo a medida que se tengan más productos, más destinos, más clientes y más negociaciones realizadas con las empresas subcontratadas para realizar el servicio.

En este sentido, si estas variables que acabamos de comentar (mercancía/productos, destinos, clientes y negociaciones) son pocas o no muy numerosas, quizá esta herramienta no sea interesante. Dicho esto, vayamos ya a describir la construcción de la matriz.

Construcción de la Matriz de Negociación de Transportes

Una vez explicada la utilidad de esta matriz se puede construir de diversas formas, con varios campos, y con distinta información en cada uno de ellos de acuerdo a poder adaptarse a cualquier empresa u organización de transportes. Lo que se va a describir a continuación es solo una posibilidad de las muchas que existen para diseñar esta matriz y, nuestra intención es que sirva de ayuda para aquellos que tengan interés en ponerla en práctica y, la tomen como referencia para diseñar la suya propia.

Columnas de la matriz

Para empezar las columnas de nuestra matriz estarán englobadas dentro de dos categorías de información o de datos.

Datos de cada servicio

Una  primera categoría será la de “Datos de cada servicio”. En este bloque podremos poner todos los campos que necesitemos relativos a los servicios de transporte que necesitaremos para nuestra mercancía o productos. Algunos de los campos podrían ser:

  • Código de producto (para identificar el producto o la mercancía que se va a transportar en el servicio).
  • Servicio (para indicar cuál es el origen y destino del viaje, normalmente será entre nuestras instalaciones y las del cliente)
  • NºViajes Estimados al año (para la mercancía o producto en cuestión y para ese servicio de origen/destino anotado previamente en el campo anterior.)
  • Coste estándar actual (€)/viaje (precio/tarifa que se ha venido pagando por tráiler completo previo a la negociación cerrada)
  • Coste estándar previsto (€)/viaje (precio/tarifa que se pagará por tráiler completo con la negociación cerrada)
  • Rebaja obtenida (€)/viaje (aquí se obtendrá la rebaja automática obtenida con el nuevo status conseguido después de la negociación)
  • Ahorro total conseguido (€) (este será el ahorro económico anual previsto por tipo de producto o mercancía, por un servicio concreto y por un nº de viajes anuales estimado).

Técnica de Negociación

Una segunda categoría que formará las columnas de nuestra matriz será la de “Técnica de Negociación” que se ha utilizado para cerrar un acuerdo de servicio, para cada mercancía o producto, con la empresa subcontratada para ello. Aquí cada columna de esta categoría representará una técnica de negociación utilizada.

Cómo es lógico, cada mercancía o producto que aparezca en la columna de “código de producto” tendrá cerrado un acuerdo con una técnica de negociación concreta. La celda donde se entrecrucen ambas características será, por ejemplo, sombreada, marcada, etc.

Por ejemplo, para el producto “XC-3456” se ha cerrado un acuerdo con la compañía subcontratada para ello utilizando la técnica de “contrato periódico (tarifa forfait)”.

Filas de la matriz

Una vez vistas las categorías y campos que constituirán las columnas de nuestra matriz, vamos a describir los campos que tendremos que añadir en nuestras filas.

Básicamente cada fila estará constituida por una mercancía o producto concreto para un servicio concreto (transporte entre origen-destino). Es decir, las variables que determinarán toda la información recabada en esta fila estará delimitada por el: código de producto y servicio.

De esta manera se podrán dar varias combinaciones posibles ya que en varias columnas se podrá indicar la misma mercancía o producto pero distintos servicios en cada una de esas líneas. Esto permitirá a posteriori poder filtrar esta matriz por código de producto y/o por servicio, pudiendo obtener toda la información al respecto.

Más información a añadir

Por supuesto, se puede enriquecer mucho más esta matriz si añadimos, por ejemplo, una nueva categoría en las columnas de la misma que indique las compañías subcontratadas con las que hemos utilizado las distintas técnicas de negociación, de esta manera podríamos filtrar también por empresa subcontratada.

También podríamos añadir fechas previstas de inicio de tarifa, revisión de acuerdos, etc., Dejamos que el lector analice la información que necesita para diseñar su propia matriz pero recomendando a su vez que la información que se utilice siempre sea la justa y necesaria, tan mala es la escasez como la sobreabundancia de la misma.

Funcionamiento de la Matriz de Negociación de Transportes

Para poder sacar el máximo provecho a esta matriz la misma debe de construirse en dos partes, o mejor dicho, en dos momentos distintos.

Construiremos una primera matriz como la que acabamos de exponer donde se “pronostique”, para cada tipo de mercancía o producto y servicio concreto, una serie de datos (por ejemplo: NºViajes Estimados) anuales y sobre todo, de “ahorros totales previstos”. Esto nos servirá para contraponer estos datos con una segunda matriz.

Esta segunda matriz sí que deberá de contabilizar o registrar, en tiempo real, los servicios realizados por mercancía o producto en concreto de cara a contraponer dichos datos, anualmente, con la primera matriz, y averiguar con ello posibles desviaciones en los ahorros previstos (por ejemplo, derivados del hecho de que se han realizado más o menos viajes de los previstos de un servicio concreto). Esta segunda matriz nos servirá para actualizar la primera con datos reales ocurridos durante el periodo de vigencia de los acuerdos firmados con las compañías subcontratadas (normalmente con una duración anual).

En resumen, la Matriz de Negociación de Transportes tendrá un doble objetivo. Por un lado, registrar las técnicas de negociación utilizada(s) con cada compañía subcontratada para cada mercancía/producto y servicio concreto y, por otro, analizar las desviaciones sufridas, durante un periodo real concreto, para tomar decisiones sobre la conveniencia o no de mantener la misma técnica de negociación utilizada anteriormente para futuras negociaciones.

Esperamos que esta herramienta sea de utilidad para tu día a día como responsable de transportes en tu organización.

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Juan Antonio Marco es especialista en Dirección de la Producción y Tecnología, Experto en Gestión de Compras, Máster en Dirección Logística y Cadena de Suministro, MBA, además de Ingeniero Industrial en Electrónica y Automática. Actualmente dirige su propia empresa “Creando Valor para su Organización” de consultoría en administración y dirección de empresas (Logística y SCM, Producción, Operaciones y RR.HH). Desde hace más de 10 años ha sido y es formador y profesor de postgrado universitario en instituciones publico-privadas como: UNED, UCLM, UCJC, IMF Business School, entre otras. Le apasionan las relaciones humanas en las organizaciones apostando desde hace años por una formación compuesta por capacidades técnicas y humanas que le ha permitido formar y ofrecer asesoramiento en desarrollo de habilidades directivas y personales a varias instituciones, fundaciones y asociaciones empresariales.

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