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Por qué es tan difícil controlar nuestro inventario

No deja de sorprender en este mundillo nuestro de la logística que con la cantidad de innovaciones tecnológicas a nuestra disposición aun seamos notablemente incapaces de ajustar y conocer nuestro inventario con un mínimo nivel de eficiencia para poder trabajar con seguridad. Esto es grave, diría que muy grave, para el profesional de logística interna que se dedica a gestionar el inventario de un almacén.

Si el inventario de un almacén no da confianza, toda la organización, de manera generalizada, se verá amenazada por un alto nivel de incertidumbre. En este post, intentaremos encontrar las causas de las ineficiencias más comunes en el control de inventario empezando por entender las diferencias entre lo que es la gestión de almacén de la gestión de inventario.

¿Existen diferencias entre Gestión de Almacén y Gestión de Inventario?

O lo que es igual, ¿ambas gestiones significan lo mismo? ¿se dedican a controlar las mismas variables dentro de un almacén? Pues, evidentemente, No.

Tal vez, si estás leyendo esta entrada te estarás preguntando que las diferencias son muy claras y que no es necesario hacer ningún comentario al respecto. Pues bien, si esto es así, ruego por favor acudas directamente a leer el siguiente apartado dentro de este mismo post. Si albergas cualquier pequeña duda al respecto será interesante que sigas leyendo. Aunque peque de ser simplista la gestión de inventario intentará siempre dar respuesta a cuatro grandes preguntas:

  • QUÉ producto hay que almacenar.
  • CUÁNTO producto hay que almacenar.
  • CUÁL ES EL PRECIO/COSTE de almacenamiento.
  • CUÁNDO almacenar el producto.

Mientras que por su parte, la gestión de almacén deberá acometer  la respuesta a:

  • DÓNDE almacenar el producto.
  • CÓMO almacenar el producto.

Realizadas estas puntualizaciones pasemos a descubrir las fuentes de los errores en nuestro inventario.

Causas de las ineficiencias en la gestión de inventario

Me limitaré, únicamente, a comentar las más habituales:

Falta de obligatoriedad legal de revisión

Una de las causas que bajo mi punto de vista fomentan el “descontrol” de un inventario es el hecho de que, por imperativo legal, solo es obligatorio realizar un inventario anual. Esto genera evidentemente unos descuadres terribles en nuestros datos y un quebranto importante en la fiabilidad de los mismos derivados del hecho que solo se ponen al día, de forma obligada, una vez al año. Esto genera una incertidumbre difícil de soportar por la organización.

Un ejemplo. Imaginemos que, por cualquier motivo, un material se compra en Enero y una vez recibido, dos semanas después, se extravía o se estropea y se tira, y esto no se refleja, de alguna manera, en el stock de nuestro almacén. Esto provocará que, si ese material no se utiliza durante ese mismo año, solo podremos descubrir que no está a disposición del usuario del mismo hasta finales del presente año (en diciembre), cuando sea obligado por ley realizar el inventario anual. Parece un ejemplo muy burdo pero, aunque parezca mentira, estas situaciones ocurren de verdad.

Falta de formación y concienciación por parte del personal de almacén

Otra causa, para mi oculta, de la ineficiencia en la gestión de un inventario es que el personal a cargo de la gestión del almacén no tiene la formación adecuada ni metodología (hablo de protocolos o best practices) para realizar un correcto control del stock del almacén. Me refiero a la gestión de las entradas, salidas, devoluciones, pérdidas, roturas, etc., de los materiales. Si a esto se suma que en muchas ocasiones los propios empleados no tienen conciencia de la repercusión de su buena o mala praxis, tenemos el caldo de cultivo perfecto para que nuestro inventario haga aguas.

Falta de medios y…tiempo

Puedo hacerme cargo de que, aunque el personal del almacén esté bien formado, y sea consciente de la repercusión de su buen o mal hacer, es muy probable que en base a una falta de medios técnicos no sea posible hacer una correcta gestión de los materiales que almacena.

Me estoy refiriendo, por ejemplo, a una inexistente o errónea codificación de los materiales utilizada, un nada intuitivo sistema de gestión de almacenes, etc. Si a esto sumamos que no hay en muchas ocasiones un buen dimensionamiento de la plantilla de acuerdo a los volúmenes de trabajo, esto provoca, inexorablemente, fallos en el control de stocks originados por sobresaturación del personal.

Falta de planificación en compras en relación al nivel de servicio al cliente

Aunque este punto no lo considero capital en los errores de inventario de un almacén, sí que lo traigo hasta aquí como posible generador de los mismos. Un demand planner o un comprador/aprovisionador es quien normalmente realiza o planifica las compras en una empresa.

En muchas ocasiones y de acuerdo a lograr descuentos por volumen (o existencia de pedidos con cantidades mínimas obligatorias por parte de los proveedores) o ahorros de transporte, es muy normal que se compren materiales en mayor cantidad que la necesaria para cubrir una demanda puntual existiendo por tanto un excedente que hay que controlar y mantener dentro del almacén.

Me consta que es complicado para un comprador que intenta reducir al máximo el precio de compra y que, por ello, intenta aprovechar todos los requerimientos de los proveedores para poder optar a un mayor ahorro, tener en cuenta también que operar de esta forma implica aumentar, proporcionalmente dos tipos de coste: el primero derivado del adelanto de un cash cuya amortización no está prevista a corto plazo, y el segundo, incurrir en unos costes de gestión de almacén y gestión de inventario que aumentarán por haber realizado una compra superior en cantidad a la necesaria. Por tanto, será muy interesante establecer un nivel de inventario equilibrado con el nivel de servicio requerido por la demanda de nuestros clientes.

El comprar “por si acaso”, y/o el comprar por demás “y ya se gastará”, no tiene porqué generar directamente problemas en la fiabilidad de inventario pero desde luego no facilita su eficiente gestión.

Falta de un eficiente layout o estudio de flujos

Ya hemos comentado al principio que la gestión del almacén no es lo mismo que la gestión del inventario. Ahora bien, un buen o mal diseño del layout o de los movimientos dentro de un almacén puede afectar indefectiblemente un correcto control del inventario.

En este punto me refiero a que tener un almacén clasificado, por ejemplo, mediante un categorización ABC en función del valor económico de compra donde los materiales se ubiquen con este criterio facilitará la labor de realizar un inventario más o menos frecuente de los materiales que verdaderamente tienen valor para nuestra organización (los de la categoría A).

Por otro lado, un adecuado nivel de fluidez en el almacén generará un contexto más adecuado y amigable para la gestión del inventario.

 

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Juan Antonio Marco
Juan Antonio Marco es especialista en Dirección de la Producción y Tecnología, Experto en Gestión de Compras, Máster en Dirección Logística y Cadena de Suministro, MBA, además de Ingeniero Industrial en Electrónica y Automática. Actualmente dirige su propia empresa “Creando Valor para su Organización” de consultoría en administración y dirección de empresas (Logística y SCM, Producción, Operaciones y RR.HH). Desde hace más de 10 años ha sido y es formador y profesor de postgrado universitario en instituciones publico-privadas como: UNED, UCLM, UCJC, IMF Business School, entre otras. Le apasionan las relaciones humanas en las organizaciones apostando desde hace años por una formación compuesta por capacidades técnicas y humanas que le ha permitido formar y ofrecer asesoramiento en desarrollo de habilidades directivas y personales a varias instituciones, fundaciones y asociaciones empresariales.
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