Uno de los momentos más temidos en un almacén a lo largo del año es el inventario anual, o “wall to wall”. Si la empresa no está llevando a cabo inventarios cíclicos, hay un momento en que es necesario parar y hacer el conteo general de existencias o gestión de stocks, cumpliendo así con la obligación legal de valorarlas anualmente.
Preparar un inventario
Para minimizar el tiempo empleado en realizar el inventario y garantizar su eficiencia, hay un solo truco: UNA BUENA PREPARACIÓN. Y podemos lograrla de la siguiente manera:
- Codificación de la mercancía: toda la mercancía debe estar codificada según el mismo sistema. Aquellos productos que no incluyan el código en sí mismos o su envase deberían ser codificados previamente al inventario. Se cuenta por referencia, no por descripción.
- Frentear: Consiste en colocar toda la mercancía según una lógica que ayude en el conteo:
- Agrupar las cajas aun precintadas o completas, de forma que el conteo pueda ser tan rápido como contar el número de cajas y multiplicar por el número de unidades que contiene el envase.
- Revisar las cajas abiertas, agrupar las unidades para completar cajas enteras o dejar sólo una. Deben ser claramente visibles y diferenciables de las que no se han abierto.
- Colocar las cajas en filas o columnas con la misma cantidad, se debe poder contar de un vistazo cuántas cajas hay. Filas x columnas x uds/caja = uds totales
- Ubicaciones vacías: Muchas unidades no se pierden, viajan. Revisar las ubicaciones que según el sistema están vacías hará aparecer muchas unidades que se podrán sumar al resto de stock de esa referencia. Debe ser hecho unos pocos días antes del inventario.
- Obsoletos: Si hay poco movimiento es más difícil que haya variación en el stock. Unos días antes del inventario podemos:
- Sacar un listado de obsoletos
- Comprobar el último movimiento. Normalmente es obsoleto aquello que no se ha vendido en 1 año. Si el último movimiento fue antes o durante el último inventario, puede dejarse sin contar.
- Agruparlos en una zona del almacén facilitará dejarlos fuera de inventario y mejorará el uso del espacio.
- Identificar este material como obsoleto o fuera de inventario, para que no haya dudas ese día de si hay que contarlo o no.
- Repaso de las referencias que pueden dar lugar a error: las referencias que habitualmente producen errores de picking los producirán también en el inventario. Identificarlas y señalar en su ubicación cómo se deben contar. Por ejemplo: “1 Blister = 1ud”
Otras consideraciones importantes al hacer un inventario:
- Tener clara la metodología. Cuanto mejor sepamos cómo funciona el software o sistema que se use para reflejar el inventario, más fácil será prepararlo y realizarlo, y se evitarán sorpresas de última hora.
- Establecer prioridades: El inventario anual cumple dos objetivos, confirmar el valor de la mercancía en el sistema y confirmar las unidades, pero el tiempo para realizarlo es limitado. Por eso, hay que tener claras las prioridades. Realizar un análisis ABC del almacén por ubicaciones puede ayudar a decidir por dónde empezar. No es necesario empezar por la pared derecha y acabar por la izquierda, hay que hacer una buena gestión de los recursos y contar el máximo valor posible en el menor tiempo. Por ejemplo en un almacén de estanterías tradicional se podría valorar cada altura de cada cara de cada pasillo. Clasificándolas por valor tendríamos clara la prioridad en el conteo y empezaríamos por las de más valor.
- Personal: no todos somos buenos en todo. Es importante tener claro antes del inventario quién va a hacer qué. Se trata de hacerlo rápido y hacerlo bien, conocer al personal y ubicarlo en la zona donde puede desempeñar su mejor papel hará que ellos se sientan más cómodos y que todo se desarrolle rápido y bien.
- Equipamiento: hay que tener claro con qué recursos contamos y cómo solucionar la falta de equipamiento si se diera.
- Equipos de manutención: asegurarse de que se dejan cargando el día anterior, ver cómo afecta el tener o no tener al orden de conteo establecido y si es necesario ajustar este orden.
- Equipos de radiofrecuencia: revisar la cantidad de baterías, todas deben estar cargadas. Cada trabajador debe tener un terminal. Ojo a los cambios de horario para inventario, podríamos tener operarios sin equipo.
- Hojas de conteo: si es necesario apuntar algo a mano, tener unas hojas preparadas. Numeradas, que cada uno firme la suya y que se registre qué número se da a cada persona para asegurarnos de que al terminar el inventario están todas.
- Bolígrafo y calculadora para todos, sin excepción.
- Formación previa: Recordar el objetivo, la metodología, a quién acudir si hay dudas.
- Pausas planificadas. Contar es un trabajo monótono y con el tiempo es fácil perder la concentración. Planificar pausas ayudará con este problema y evitará que los trabajadores las hagan por su cuenta, distrayendo a los demás.
Guiarnos por un inventario previo
Para finalizar, una de las mayores ayudas que se puede tener en un inventario es un registro de cómo se hicieron los anteriores y qué dificultades surgieron. Saber cuáles son los problemas habituales ayudará a prevenirlos la próxima vez y registrar la metodología ayudará a no perder tiempo pensando en una nueva ya que, al ser un proceso anual, es fácil olvidar de una vez para la siguiente todo lo que se tuvo en cuenta; y fomentará por otro lado la mejora continua.
Marta Palacios, alumna del Master en Dirección Logística de IMF Business School.
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Excelentes recomendaciones.
Es cierto que en el caso de unidades en cajas, es mejor tenerlas ordenadas, también es bueno que si se tienen distintos productos en cajas similares, separarlas, ya que el personal del almacén puede saber distinguirlas bien, pero un auditor en ocasiones no distingue estos detalle. Para las referencias que puedan dar lugar a error, se puede considerar unidades de envase múltiple, o líquidos litreados dentro de contenedores de varios litros, ejemplo, aceite en una cubeta de 19 litros, el auditor puede pensar que se cuenta como 1, y no como 19. Menciones a los auditores anteriormente, conocer como y con que generan y contaran el inventario, es indispensable, el simple hecho de como tener capturadas las ubicaciones puede crear conflictos si se usan sistemas o softwares distintos, y siguiendo con esto, menciona el guiarnos por un inventario previo, esto sirve en caso de que los auditores cuenten mal, lo cual es un error normal en los inventarios, pero si tenemos un pre-inventario nuestro, hecho con las personas que conocen el almacén y lo que hay en el, podemos tener un respaldo para solicitar revisiones, y evitarnos problemas.