Se entiende por el proceso de compra la acción o el efecto de comprar. La función principal de las compras es satisfacer las necesidades de la empresa y defender los propios intereses ante los proveedores, garantizando los suministros necesarios de la forma más competitiva posible.
La gestión eficaz de la cadena de suministro es básica para lograr una verdadera ventaja competitiva en los negocios, atendiendo, particularmente, a la elevada competencia existente.
La globalización acentúa, aún más si cabe, la relevancia de la gestión de compras convirtiéndola en estratégica para la empresa y enfocándola, en especial, a la optimización de los costes de aprovisionamiento.
Pasos básicos para seguir en el proceso de compra
Recepción de peticiones de compra o propuestas de pedidos
Recepción de las peticiones hechas por el solicitante de cualquier departamento de la empresa. Estas peticiones suelen contener toda la información necesaria acerca de las características principales de lo que se quiere adquirir, las unidades, la fecha límite en que se necesita el suministro incluso, a veces, información sobre algún proveedor que pueda suministrar el artículo.
Análisis y selección de proveedores
Los departamentos de compras suelen tener información de los proveedores y suministradores en un histórico que almacenan en una base de datos, a la cual acceden los integrantes del equipo de compras autorizados y en la que estos suelen ir recopilando toda la información considerada como relevante.
Estudio de las ofertas recibidas de los proveedores
Análisis meticuloso y comparativo de las ofertas de los diferentes proveedores:
- Precio de los productos y descuentos aplicados.
- Fechas propuestas de entrega.
- Calidad de los productos.
- Solvencia y fiabilidad de los proveedores.
Realización del pedido al proveedor o proveedores seleccionados
Realización del pedido y de la correspondiente orden de compra. Contrato entre ambas partes incluyendo las condiciones de compra, así como cualquier dato que se crea oportuno. Contendrá:
- La descripción de los artículos que se piden, códigos EAN y referencias de proveedor.
- Las cantidades.
- Instrucciones de entrega.
- Formas de pago.
- Número de orden.
- Alguna de las formas de legitimación por parte del responsable del departamento y empresa.
- Actualmente la inmensa mayoría de las comunicaciones u operaciones de este tipo se realizan por medio informático.
Seguimiento del pedido (back office)
Seguimiento del pedido: Función de relevante importancia que se encomienda, por lo general, al back office.
Recepción de la mercancía (comprobación cualitativa y cuantitativa)
Se considera la recepción de los artículos con la comprobación y revisión cuantitativa y cualitativa de las recepciones.
Control o gestión administrativa de la documentación
Todo proceso de compra, tiene una recepción administrativa. Introducción y registro de los artículos en el inventario del sistema, cotejando la exactitud de lo recibido con lo que aparece en el albarán o lo que ya se ha facturado, salvo en el caso de tratarse de diferente moneda, imputación de los costes de transporte, etc.
Hay que recordar de nuevo el carácter estratégico de las compras para la organización, sus efectos y repercusiones sobre la calidad del servicio y el coste de los materiales y, por ende, su incidencia en la satisfacción de los clientes y la estabilidad financiera de la empresa. Lo crítico del área obliga a garantizar la idoneidad, confianza y fiabilidad de los proveedores, tanto externos como internos.
Puntos importantes sobre el proceso de compra
Los puntos más relevantes por tener presente en este aspecto son:
La estrategia
Política de proveedores, estableciendo cuadros de mando para su seguimiento e indicadores de verificación del seguimiento, aplicación y cumplimiento de las medidas establecidas.
La gestión de contratos
Gestión, seguimiento y archivo de documentación contractual.
La gestión de proveedores
Política de búsqueda, selección, captación, desarrollo e integración de proveedores.
La organización por procesos
Garantizando la gestión por procesos que optimice la eficacia y eficiencia para evitar y eliminar todo lo superfluo y carente de valor añadido a la compañía.
La gestión del producto
Definición exquisita y documentada de las especificaciones de los productos a adquirir, evitando errores.
Aprovisionamiento y proceso de compra
A diferencia del proceso de compra, se entiende por aprovisionamiento o abastecimiento el conjunto de funciones responsables de garantizar el adecuado servicio de los suministradores, posibilitando a la compañía operar con los menores costes de gestión posibles y con una calidad óptima.
Los puntos a tener en cuenta en el aprovisionamiento son:
- La planificación : Plan global alineado con la estrategia de la compañía.
- Una programación: Conciliando necesidades de entrega y necesidades de programación internas.
- El seguimiento exhaustivo: Asegurando las recepciones en tiempo y forma.
- La gestión de stocks: Optimizando su dimensión y adecuándolos a la dinámica y rendimiento general de la empresa.
- La coordinación operativa: Gestión de entradas y salidas, almacenamiento y registro de los artículos.
- El suministro Personalizado y eficiente: Toda compra implica un aprovisionamiento posterior.
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