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Los Procesos Operativos Fundamentales del Almacén

El almacén es el corazón logístico de toda organización. Cualquier ineficiencia en éste área repercute, de manera directa, sobre el resto de actividades logísticas de la empresa e, indirectamente, en muchos otros departamentos de la misma: producción (si la empresa es manufacturera), compras y aprovisionamiento, ventas, etc. De ahí la importancia de las funciones del Jefe de Almacén.

Objetivos y actividades en un almacén: Cómo controlarlos

Quizá el primer aspecto a determinar dentro de su naturaleza sea su función principal.

Esta función podrá ser una o varias de las siguientes:

  • Alojar materias primas.
  • Materiales de repuesto.
  • Productos:
    • Intermedios de producción (working in process).
    • Terminados (para venta o distribución final).
    • En tránsito (almacenes reguladores), etc.

Actividades principales de un almacén

El segundo factor a estudiar una vez conocida la función del almacén será definir sus actividades u operaciones principales.

Si bien es cierto que durante su estancia en el almacén no se aporta valor material alguno a las mercancías o productos que se ubican en el mismo, si existen operaciones que reducen los costes que el paso de estos ítems supone para aumentar el beneficio final por su venta o comercialización.

Todas estas actividades u operaciones estarán clasificadas, sea cual sea la función principal del almacén, en cuatro procesos operativos básicos:

  • Proceso de recepción de mercancía,
  • De ubicación,
  • Preparación o picking, y
  • Proceso de expedición.

Conozcamos a continuación las actividades u operaciones que se realizan en cada uno de estos procesos operativos:

Proceso Operativo de Recepción de Mercancía

Con este proceso se inicia la fase final del acuerdo establecido con un proveedor al emitir un pedido de compra focalizándose, por tanto, en los procedimientos de entrada de la mercancía adquirida en el almacén.

Las actividades principales en este proceso serán las siguientes:

  • Descargar la mercancía del vehículo/transporte contratado por el proveedor/vendedor e, introducirla o transportarla al área de recepción de mercancía del almacén.
  • Verificar e inspeccionar la mercancía o productos recibidos en cantidad, calidad e, y esto es muy importante, información que acompaña a la mercancía recepcionada (albarán de entrega, nota de entrega, etc.,)
  • Identificar y codificar la mercancía recibida para su control y gestión a nivel interno (gestión física en el almacén y gestión de inventario).
  • Dar “de alta” la mercancía recibida en el stock del almacén (normalmente en el SGA o WMS que se utilice para su gestión).

Proceso Operativo de Ubicación de Mercancía

Este proceso operativo fundamental para un almacén estará centrado en el recorrido(s) que realizará la mercancía o los productos adquiridos desde la zona de recepción e inspección del almacén, hasta la zona de almacenaje y reposo final que se les haya asignado y, por supuesto, en la operación pura de colocación final.

Las actividades principales de este proceso serán:

  • Recoger la mercancía en la zona de recepción.
  • Recibir las instrucciones de ubicación final (pasillo, estantería y nivel o altura del hueco).
  • Transportar la mercancía a la ubicación ordenada.
  • Alojar en dicha ubicación final.
  • Confirmar al SGA o WMS, y siempre y cuando sea necesario, que la colocación se ha realizado correctamente (de esta manera el software de gestión de almacén tiene perfectamente controlado tanto la disponibilidad física del almacén (espacios), como su control de stock (cantidad por referencia).

Proceso Operativo de Preparación de Mercancía

Este proceso fundamental está relacionado con los procedimientos de salida de la mercancía de un almacén (junto con el proceso de expedición).

En este proceso se realizan las actividades propias de extracción y transporte a la zona de expedición.

Sus operaciones básicas serán:

  • Preparar la orden de picking o extracción (emitida generalmente por el SGA del almacén).
  • Recorrer el almacén hasta los puntos de extracción (la longitud y duración de estos recorridos dependerá de la cantidad de líneas de pedido o variedad de surtido de los mismos, de la zonificación del almacén, del nivel de exactitud de la situación de los productos a extraer, etc.,).
  • Extraer la mercancía de su ubicación.
  • Transportar la misma hasta la zona de expedición.

Proceso Operativo de Expedición de la Mercancía

Es el proceso final con el cual se procede a la salida efectiva de la mercancía fuera del almacén.

Está compuesto por el conjunto de tareas y manipulaciones destinadas a controlar la mercancía extraída que va a salir del almacén en forma de pedidos, y a posicionarla en el medio de transporte que va a realizar el trayecto entre las instalaciones de la organización y las del cliente.

Sus operaciones típicas serán:

  • Consolidar las unidades de cada pedido de cara a un uso eficiente de ocupación del vehículo de transporte que realice el trayecto hasta el cliente. La consolidación podrá hacerse por cliente o por recorrido de ruta del vehículo.
  • Acondicionar convenientemente (embalaje y codificación exigidos por el cliente) cada pedido.
  • Controlar que cada pedido se realice de forma completa (con surtido completo), verificando que el picking se ha realizado de forma correcta.
  • Emitir la documentación que acompañará a la mercancía a lo largo de su transporte (por ejemplo, carta de porte CMR para transporte internacional), aquella documentación propia del pedido (albarán de salida, nota de entrega, packing-list, etc.,)

Para finalizar, simplemente indicar que se ha podido omitir alguna operación intermedia dentro de estos cuatro procesos, o aglutinar varias de ellas en una sola, pero lo esencial es conocer que con el control de las operaciones fundamentales de estos cuatro procesos operativos del almacén se puede empezar a mejorar su gestión.

Las dos pestañas siguientes cambian el contenido a continuación.
Juan Antonio Marco
Juan Antonio Marco es especialista en Dirección de la Producción y Tecnología, Experto en Gestión de Compras, Máster en Dirección Logística y Cadena de Suministro, MBA, además de Ingeniero Industrial en Electrónica y Automática. Actualmente dirige su propia empresa “Creando Valor para su Organización” de consultoría en administración y dirección de empresas (Logística y SCM, Producción, Operaciones y RR.HH). Desde hace más de 10 años ha sido y es formador y profesor de postgrado universitario en instituciones publico-privadas como: UNED, UCLM, UCJC, IMF Business School, entre otras. Le apasionan las relaciones humanas en las organizaciones apostando desde hace años por una formación compuesta por capacidades técnicas y humanas que le ha permitido formar y ofrecer asesoramiento en desarrollo de habilidades directivas y personales a varias instituciones, fundaciones y asociaciones empresariales.
Comentarios
  • Avatar

    Un artículo muy interesante y útil, enhorabuena.

    27/06/2017
  • Avatar

    Excelente vocabulario utilizado en esta publicación.

    16/10/2017
  • Avatar

    Hola Buenas tardes esperaba y pensaba que alguno me podría ayudar a encontrar información sobre como mejora un almacén no importa que no se van me interesa mucho, gracias si me pudieran comunicar conmigo muchas gracias.

    24/04/2018
  • Avatar

    me gustaria informacion tengo poco con uno solo me caspacitaron una semana ja help

    16/05/2018

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