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Qué es el Lead Time y cómo se puede reducir

El “Lead Time”, o “Tiempo de Reabastecimiento”, americanismo que se adoptó en el ámbito productivo y logístico es el tiempo que transcurre desde que se detecta la necesidad de pedir (un material o producto), hasta que se tiene el inventario disponible para las operaciones subsiguientes.

¿Qué es el Lead Time?

Las distintas políticas de inventario utilizan este dato para conseguir que los pedidos se hagan en el momento adecuado, ni antes porque ocasionarían sobrecostes de mantenimiento en el almacén, ni después porque se podrían producir roturas de stock.

¿De qué tiempos está compuesto el Lead Time?

Para intentar disminuir este tiempo es necesario conocer los periodos o sub-tiempos en los que se descompone para ajustar con nuestros proveedores o dentro de nuestra organización los que sean posibles y, en la medida posible (ya que no todos estos tiempos son susceptibles de ser modificados), minimizarlos. Vamos con ellos:

Revisión de inventario

Tiempo que transcurre revisando la posición de inventario del producto o material para saber si se debe realizar un pedido o no a nuestro proveedor.

Este tiempo puede oscilar entre segundos, horas o incluso días, dependiendo de si disponemos de sistemas VMI o cualquier sistema de reposición o stock de seguridad de aviso automático o esta revisión es de modo manual/visual.

Gestión de compra

Tiempo que la organización que compra tarda en realizar de manera efectiva el pedido. Aquí entran las siguientes tareas: contactar con el proveedor (negociación, si es necesaria, elaboración de documentación de pedido), consolidación con otros artículos o materiales a comprar, visto bueno del departamento financiero, etc.

Gestión del pedido por parte del proveedor

Tiempo que tarda el proveedor en:

  • Gestionar administrativamente el pedido (vía email o con papeleo).
  • Revisar el stock (real o virtual) de ese producto o material existente o reservado para este cliente.
  • Si se puede enviar de manera completa
  • Si existe algún retraso por pagos pendientes
  • Preparación de toda la expedición de los artículos o materiales que componen el pedido (picking, embalaje, retractilado, etc.,)

Tiempo de transporte

El tiempo que transcurre en transportarse el pedido desde el proveedor a nuestra empresa. Este tiempo dependerá de:

  • Tiempo de carga del producto en el vehículo (este tiempo puede ser de minutos pero también de horas)
  • Del modo de transporte (no es lo mismo cargar un camión que un buque, al igual que cualquier cambio modal en el trayecto)
  • Distancia entre el proveedor y el cliente y de si existen aduanas y no comparten espacio de comercio común como por ejemplo la UE, todo esto puede conllevar retrasos inesperados, etc.

Recepción e ingreso en el sistema informático

Tiempo que transcurre entre la llegada física del vehículo y su disponibilidad por parte del área o departamento que solicitó la compra o reposición. Aquí se incluyen operaciones como: descarga, inspección y control de calidad (cantidad, embalaje y codificación), ubicación en almacén y proceso de alta en el sistema de gestión de almacenes (WMS).

Cómo reducir el Lead Time

Una vez descompuesto el Lead Time en los sub-tiempos de los que está formado podremos averiguar cómo reducirlo o, mejor dicho, de dónde podemos recortar tiempo a este Lead Time.

Para ello y aprovechando que ya tenemos los diferentes sub-tiempos descompuestos del apartado anterior iremos indicando la susceptibilidad de recortar dichos tiempos intermedios.

Como hemos dicho al principio, algunos de ellos se escaparán a nuestras responsabilidades y podremos hacer poco, pero otros tiempos sí que dependerán de nuestra acción o inacción para su reducción.

Tiempos que dependen de nosotros para reducir el Lead Time

  • Reducir el Tiempo de revisión de inventario

La reducción de este tiempo puede hacerse por tres vías:

  • La implantación de sistemas de control de inventario automático (en tiempo real), por ejemplo, tipo VMI.
  • Creando stocks de seguridad para ciertos materiales (aquellos que sean críticos) de tal manera que cuando baje el nivel de stock de cualquiera de estos materiales el WMS avise al comprador o aprovisionador de que tiene que hacer un nuevo pedido.
  • Aumentando el personal en el almacén que pueda hacer inventarios con mayor frecuencia y con estos inventarios detectar el faltante de ciertos materiales.

De estas tres vías desde luego la menos deseable es la tercera ya que puede ocurrir que la necesidad de un material determinado exista antes de que se detecte en el siguiente inventario y esto puede hacer que se produzca una rotura de stock.

  • Reducir el Tiempo de gestión de compra

Aquí hay que diferenciar si se trata de una compra nueva o de una compra repetida, es decir, de un re-aprovisionamiento ya comprado anteriormente y al mismo proveedor (si fuera a otro proveedor, se debería de tratar como una compra nueva).

  • Si la compra es nueva (nuevo material y/o nuevo proveedor)

Dependerá de nosotros que se reduzcan los tiempos de búsqueda de proveedores alternativos, auditoría de proveedores, preparación y lanzamiento de ofertas, comparación entre las recibidas, selección de la adecuada y negociación final (de precios, plazos, condiciones de entrega, etc.,)

  • Por otro lado, si la compra es un re-aprovisionamiento

Se podrá reducir el tiempo de la gestión si disponemos de un WMS que sea capaz de lanzar pedidos inmediatos cuando el propio WMS detecte una disminución del material por debajo de un stock de seguridad asignado.

  • Reducir Tiempo de gestión de pedido por parte del proveedor

Este tiempo será uno de los más difíciles de reducir ya que perdemos posibilidad de modificación por causas obvias.

Tan solo se puede intentar u obligar (si tenemos preponderancia de negociación con nuestro proveedor) que se acoja a algún sistema de comunicación de datos común (tipo SAP) que permita la transmisión automática de los mismos sin papeleos u operaciones intermedias que no aporten nada a la reducción de tiempo…pero poco más.

  • Reducir el Tiempo de Transporte

Este tiempo, en base a la utilización de un mismo modo (camión, barco, etc.,) y a la distancia a recorrer entre origen-destino, tendrá poco margen de variabilidad en el tiempo de tránsito.

Tan solo se podrá forzar, siempre que el transporte sea con flota propia ya que si esta función está externalizada solo se podría “negociar” que los plazos de gestión (solicitudes de cotización, papeleo, aprobación, etc.,) se reduzcan.

  • Reducir el Tiempo de recepción o ingreso en el sistema informático

Este tiempo siempre se puede reducir aumentando el personal en recepción de almacén que agilice tanto la descarga como la inspección y también la ubicación en el almacén.

Por supuesto, si la mercancía utiliza un sistema de codificación automática (EPC o RFID) por lo menos se puede asegurar que la mercancía a llegado a la espera de ser inspeccionada o ubicada finalmente.

Las dos pestañas siguientes cambian el contenido a continuación.
Juan Antonio Marco
Juan Antonio Marco es especialista en Dirección de la Producción y Tecnología, Experto en Gestión de Compras, Máster en Dirección Logística y Cadena de Suministro, MBA, además de Ingeniero Industrial en Electrónica y Automática. Actualmente dirige su propia empresa “Creando Valor para su Organización” de consultoría en administración y dirección de empresas (Logística y SCM, Producción, Operaciones y RR.HH). Desde hace más de 10 años ha sido y es formador y profesor de postgrado universitario en instituciones publico-privadas como: UNED, UCLM, UCJC, IMF Business School, entre otras. Le apasionan las relaciones humanas en las organizaciones apostando desde hace años por una formación compuesta por capacidades técnicas y humanas que le ha permitido formar y ofrecer asesoramiento en desarrollo de habilidades directivas y personales a varias instituciones, fundaciones y asociaciones empresariales.
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Conocer el significado del término Lead Time en logística es esencial para entender el proceso de reabastecimiento de un almacén.