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¿Qué necesitas para el control de tu almacén?

Un almacén de mercancías tiene como objetivo la guardia y custodia de las mismas, así como abastecer a los distintos clientes cuando lo soliciten. Claro está que si el control del almacén no está optimizado puede haber dificultades. Por ejemplo, las de no saber qué es lo que hay o de qué mercancías se está agotando el stock.

Esto se convierte en un problema serio para la logística. ¿Te imaginas que llega un transporte por unos materiales y no los hay? ¿O que se pidan más unidades de un producto teniendo otras en almacén? Pues esto se evita con los sistemas de gestión de almacenes.

Por qué debes controlar el almacén de tu empresa

Los responsables de la logística son los que deben preocuparse de realizar una monitorización del almacén adecuada. De esta manera en el momento que un cliente solicita un producto puede dársele un plazo de entrega lo más ajustado posible.

Gracias a ello, se optimizarán los recursos del almacén. En todo momento se sabrá la disponibilidad y el coste de los inventarios. Además pueden obtenerse datos interesantes para el futuro sobre las gestiones que hayan sido realizadas sobre los productos del inventario, tanto aquellos que se hayan servido como los que todavía se encuentren guardados allí. Entre estos datos destacan:

  • Conocer cuál es el valor económico de las existencias, así como el número de unidades disponibles de cada producto.
  • Disponer de un control en caso de tener almacenes ubicados en distintos sitios y con distintas unidades de medida.
  • Saber de manera fiable la trazabilidad de los lotes que han pasado por el almacén, así como los números de serie de los diferentes productos.
  • Poder realizar consultas a los informes estadísticos para agilizar la toma de decisiones.

Métricas de control del almacén

A la hora de gestionar un almacén de manera optimizada es conveniente contar con unos indicadores de gestión o KPI (por las siglas del inglés Key Performance Indicator) que faciliten el control del mismo.

Los expertos en esa labor destacan una serie de medidores que es conveniente que tengas en cuenta.

Para la recepción de mercancías

  • Movimientos de muelle a stock. Sirve para medir el tiempo que se tarda desde que se recibe una mercancía hasta que es colocada en su ubicación final en el almacén.
  • Recepciones realizadas por hora. Permite saber cuántas recepciones se realizan en cada hora.
  • Recepciones sin daños por proveedor y por día. Permite saber qué porcentaje de mercancías llega en buen estado de cada proveedor.
  • Proveedores a tiempo por día. Permite saber qué proveedores cumplen con su palabra y llegan a tiempo con las entregas.

De salidas o expedición de mercancías

  • Ratio de cumplimiento de líneas. También conocido como line fill rate, este KPI va a permitir conocer la eficacia del almacén a la hora de expedir un pedido.
  • Ratio de cumplimiento de órdenes de pedido. El order fill rate permite saber si desde el almacén se está haciendo el trabajo de entregar y gestionar pedidos de manera correcta.
  • Las líneas introducidas, expedidas, cargadas y cerradas por hora permiten saber cuál es el rendimiento de los operarios.
  • Órdenes expedidas por hora. Permite conocer el grado de productividad del almacén.
  • Tiempo de ciclo de orden interno. Gracias a esta métrica se pueden conocer los retrasos en la preparación de pedidos para poner soluciones y mejorar el ratio.
  • Órdenes a tiempo y preparadas para expedir. Esta es la mejor forma de saber si la gestión del almacén está resultando eficaz. Si los pedidos se envían antes de la fecha planeada significa que las cosas se están haciendo muy bien.

Stock o inventario

  • Los niveles de stock disponible en almacén por referencia: permitirá al responsable del almacén conocer la situación del mismo para no quedarse sin productos. Es un gran aliado para optimizar el aprovisionamiento.
  • Backorders. ¿Qué sucede si hay pedidos pendientes? Que no se está haciendo un buen trabajo en el control del stock y que se están produciendo roturas en determinados artículos.
  • Inventario invendible o aquellos productos que están en stock y que no tienen salida en el mercado. Es también conocido como inventario obsoleto y hay que controlarlo, puesto que consume recursos y hace crecer los costes.
  • Contracción de stock. Es la medida que va a permitir conocer de antemano si estamos en riesgo de quedarnos sin stock o si se va a almacenar demasiada cantidad de un producto en concreto.

La gestión de pedidos

  • La precisión del picking en órdenes de pedido es una medida que permite saber cuántos pedidos se expiden sin errores y en el tiempo requerido. Es muy importante, puesto que los errores suponen gran coste.
  • Las órdenes expedidas completas: KPI que permite a los responsables conocer la productividad de los operarios y saber si hay algún fallo de comunicación entre ellos.
  • Ratios de expedidos frente a pedidos: es un indicador clave, puesto que relaciona los pedidos que se reciben con los que se entregan, optimizando el control del stock.

Capacidad del almacén

  • El volumen de ocupación del almacén por tipo de ubicación va a permitir saber si hay zonas con sobrecarga y otras libres.
  • Almacén usado por tipo de artículo es otro medidor para conocer el stock de un producto.
  • Días on hand de mercancía: permite a los responsables del almacén conocer la rotación de las existencias.

Software para mecanizar el proceso de control

Como habrás podido suponer, ejecutar todo esto solo es posible si se dispone de un software específico de control de almacén. Poder obtener todos esos datos en tiempo real y tener toda la información relativa al almacén es un seguro a la hora de tomar decisiones rápidas y eficaces.

Las nuevas tecnologías proveen de herramientas que permiten optimizar la gestión del almacén y controlar el stock a cada momento. Este es un terreno en el que los responsables de la logística deben especializarse. ¿Quieres ser uno de ellos? Conviértete en un experto de control de almacén con el Master en Dirección Logística y de la Cadena de Suministro de IMF Business School.

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