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Técnico de compras: funciones y KPIs que debe tener en cuenta

Dedicarse a la gestión de compras en cualquier organización siempre ha sido una función compleja a desarrollar, ya que es el encargado de ejecutar la adquisición de bienes para una empresa en base a unos requerimientos suficientes y a una liquidez necesaria para el buen funcionamiento de la entidad. Ahora bien, en tiempos de crisis se podría decir que se ha convertido, sin duda, en una profesión de alto riesgo.

Al menos, hoy en día, el técnico de compras cuenta con una figura de reciente creación en el mundo empresarial operativo como son los demand planner, que complementa al comprador en algunas funciones interesantes relativas a la gestión de stocks o gestión del inventario. Ambos deben trabajar y apoyarse el uno en el otro por su alta dependencia.

Cuáles son las funciones del técnico de compras

Aunque aquellos que trabajan en este puesto tendrán claras sus funciones no está de más en este punto recordarlas antes de empezar a describir las debilidades del sistema de compras en tiempos de crisis.

Funciones a nivel externo del técnico de aprovisionamiento

  • Conocer el estado del mercado de productos a comprar: aparición de nuevos mercados, inclusión de nuevos productos, avances tecnológicos, diferentes calidades, normativas técnicas y legales, etc.,
  • Buscar nuevas fuentes de abastecimiento: aparición de nuevos proveedores en el mercado, sus fórmulas de financiación, su expertice know-how en el producto que venden, su imagen de marca, RSC, estudiar la posibilidad de acceder a centrales de compra o fórmulas cooperativas, etc.,
  • Gestionar la cartera antigua de proveedores: auditar y visitar periódicamente a los mismos, actualizar histórico de compras anteriores, averiguar su estado financiero actual, etc.,
  • Potenciar relaciones con proveedores: explorar oportunidades de beneficio muto (fidelización win-to-win), posibilitar integración vertical dentro de la compañía, estudiar posibilidades de partenariazgo, etc.,

Funciones a nivel interno del técnico de comprador

  • Respecto a la dirección general: apoyar los objetivos estratégicos de la organización en base a su plan de estratégico o plan de negocio.
  • Respecto a la dirección financiera: minimizar el impacto de compras críticas para la organización, establecer la matriz de kraljic para los productos que normalmente adquiere la empresa, utilizar economías de escala, etc.,
  • Respecto al área productiva: evitar roturas de stock de acuerdo al plan maestro de producción, hacer cumplir plazos de entrega, ayudar a desarrollar estándares y especificaciones, etc.,
  • Respecto al área de calidad: lograr que se cumplen los criterios de calidad acordados en la compra, relación de no conformidades y rechazos, cumplimiento de cláusulas de penalización, etc.,
  • Respecto al área logística: equilibrar servicio al cliente con nivel de stock, velar por la buena recepción del producto comprado y su mantenimiento en el almacén, control de la documentación a su llegada.

Debilidades a las que jefe de compras debe hacer frente

 Existen una serie de aspectos a controlar por parte del comprad@r que son capitales en tiempos de crisis y que tiene que, en la medida de lo posible, mitigar o eliminar si es necesario. Vamos también a separar estas debilidades a nivel externo e interno.

Las debilidades del jefe de compras a nivel externo

Poca o nula colaboración con el proveedor

Deberán de cuidarse tanto las relaciones humanas como las de negocio entre cliente-proveedor de acuerdo a estrechar cada vez más las mismas haciendo entender a nuestro proveedor que, de su buen hacer, depende el nuestro. En este punto sería interesante utilizar la matriz de kraljic para determinar cuáles son los proveedores a los que tendremos que cuidar más a este respecto. Otro aspecto a mejorar serán, tanto los los formatos como frecuencia de comunicaciones con nuestro proveedor.

Revisar los métodos de selección y negociación de proveedores

Puede que estos no estén adaptados a las nuevas necesidades de la empresa compradora, ni al mercado de compra, ni tampoco a nuevos proveedores que hayan entrado en el mismo.

Será importante conocer cuál es la relación de poder negociador entre la empresa compradora y su proveedor. Para cada proveedor habrá que establecer estratégicamente si estamos ante un producto a comprar donde el mercado es monofuente (pocos proveedores) o multifuente (varios o muchos proveedores). También, habrá que calibrar el volumen de nuestra compra, ya que si para un proveedor nuestro volumen de compra es bajo nuestro poder de negociación será muy limitado mientras que si este es alto podremos intentar obtener mejores condiciones (precio, calidades, tiempos de entrega, etc.,).

Volvemos a reiterar que de nuevo la matriz de kraljic será importante para establecer cuáles serán las categorías de productos que se podrán ver afectados más o menos por la cantidad de proveedores en cada mercado.

Incremento de los conocimientos en comercio internacional

Dada la globalización actual y la dispersión geográfica de muchos mercados el gestor de compras debe de aumentar sus conocimientos en comercio y logística internacional y estar permanentemente en contacto con cualquier variación en las normativas internacionales existentes. Por ejemplo: Normas Incoterms, Nuevo CAU (Código Aduanero Comunitario), Cambio en Aranceles Internacionales, Brexit, etc., todo ello de cara a evaluar la conveniencia económica de realizar una compra fuera del ámbito nacional. Otra alternativa a esto es disponer de un departamento de exportación o de logística que apoye al de compras en estos aspectos o también la posibilidad de acudir a una consultoría o asesoramiento externo puntualmente a alguna operación.

Las debilidades del técnico de compras a nivel interno

Poca coordinación con el gestor de inventario o de stocks (demand planner o responsable de logística)

En tiempos de crisis tener mucho dinero inmovilizado es bastante peligroso (a no ser que los bienes que se compren sufran unos grandes periodos de fluctuación e inflación en sus precios y la empresa teniendo músculo financiero pueda adelantar capital en la compra de los mismos obteniendo un beneficio futuro), por ello, se recomienda practicar el just in time (JIT) en la medida de lo posible ya que otro coste que aumentará sustancialmente (en función del tiempo de tenencia) es el coste de almacenamiento por adelantar ciertas compras. Ajustar compra-recepción con utilización inmediata de productos-materiales comprados será, por lo general, una buena táctica.

Baja fiabilidad del pronóstico de demanda a nivel comercial

Otro aspecto a cuidar será la fiabilidad de los acuerdos o pedidos de venta cerrados con nuestros clientes. Si estos no son fiables o tienden a desviarse continuamente, seguramente crearán un problema de estrangulamiento financiero a la entidad compradora ya que, en el mejor de los casos, dilatarán la amortización y/ o rentabilidad de la compra adelantada en materias primas. Otro efecto, si cabe más radical que la anterior, es que este dinero destinado a la compra de una demanda no cumplida puede ser necesario para realizar otra(s) que sí lo son, lo que puede poner en un compromiso a la organización.

Cambios continuos en la programación de producción

Derivado de lo anterior lo que normalmente ocurre es que el programa maestro de producción (PMP) se vea afectado notablemente lo que redundará en una reducción de la productividad de la organización y en un cambio constante de petición de materiales. Pero más allá de esto, a nivel de compras estos cambios en el PMP hará que se aumenten las gestiones en adelantos y atrasos en compras a realizar.

Aumento de los protocolos de calidad de los proveedores

Ya sea porque los clientes de una empresa cada vez exijan un mayor cumplimiento en sus requerimientos de calidad, o por política estratégica de la organización de tomar la calidad de sus productos como bandera para aumentar su cuota de mercado, será necesario por parte del gestor de compras requerir a sus clientes diferentes certificados de calidad.

Certificados de calidad de su origen, fabricación, composición, etc, pero, también, de los procesos auxiliares que acompañan al pedido de compra. Por ejemplo, es muy habitual a nivel logístico, que si una empresa compradora dispone de un certificado (OEA, Operador Económico Autorizado) se “obligue” de alguna u otra manera a sus proveedores a disponer de dicho certificado para que la cadena de suministro de la que forman parte no se rompa en este eslabón.

La tenencia o no de certificados de todo tipo deberá de tenerse en cuenta dentro del método de selección y auditoría de proveedores.

KPIs que debe tener en cuenta el Técnico de compras

 Se van a enumerar los KPIs y Ratios de Control que creemos más importantes tener en cuenta para el área de compras en un ambiente de incertidumbre financiera:

Calidad de Pedidos de Compra realizados

El objetivo de este indicador será controlar la calidad de los pedidos generados por el área de compras y aprovisionamiento.

Indicador = [ Pedidos generados sin problemas / Total Pedidos generados] x 100

Certificación de Proveedores

El objetivo de este indicador es conocer y controlar la calidad que nos pueden ofertar nuestros proveedores en ciertas certificaciones en base a la tenencia o no de las mismas.

Indicador = Proveedores Certificados / Total de Proveedores

Entregas perfectamente recibidas

El objetivo de este indicador es controlar la calidad de los productos o materiales recibidos, y la puntualidad de las entregas de los proveedores que las proporcionan.

Indicador = [ Pedidos Rechazados / Total órdenes de compra recibidas ] x 100

Las dos pestañas siguientes cambian el contenido a continuación.
Juan Antonio Marco
Juan Antonio Marco es especialista en Dirección de la Producción y Tecnología, Experto en Gestión de Compras, Máster en Dirección Logística y Cadena de Suministro, MBA, además de Ingeniero Industrial en Electrónica y Automática. Actualmente dirige su propia empresa “Creando Valor para su Organización” de consultoría en administración y dirección de empresas (Logística y SCM, Producción, Operaciones y RR.HH). Desde hace más de 10 años ha sido y es formador y profesor de postgrado universitario en instituciones publico-privadas como: UNED, UCLM, UCJC, IMF Business School, entre otras. Le apasionan las relaciones humanas en las organizaciones apostando desde hace años por una formación compuesta por capacidades técnicas y humanas que le ha permitido formar y ofrecer asesoramiento en desarrollo de habilidades directivas y personales a varias instituciones, fundaciones y asociaciones empresariales.
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