Pudimos ver en nuestro anterior post Ejecución del proceso de compra: planificación, la importancia que tiene para nuestra organización el conocimiento sobre las posibles fuentes de abastecimiento dentro nuestro mercado de operaciones (en relación a la calidad, cantidad, servicio y precio) de acuerdo a tomar las decisiones estratégicas más adecuadas y acordes con nuestra visión del negocio.
En esta entrada describiremos las tres etapas que quedan para cerrar el proceso de ejecución de compra, es decir, organización, gestión y control.
Organización
Un aspecto interesante a tener en cuenta dentro del proceso de compra será la organización del departamento de compras de acuerdo a cubrir con solvencia las necesidades de compra y/o abastecimiento de la organización y por ende, de los departamentos usuarios del departamento de compras.
En base a esta criticidad en la función de compras de una empresa, se impone que en este departamento trabaje un equipo de profesionales altamente cualificado, tanto en conocimientos como en experiencia. Procesos continuos y periódicos de medición del rendimiento y productividad del personal de este departamento permitirán siempre tener el equipo más preparado y actualizado a los cambios que demande el mercado y la empresa.
Procesos de reciclaje, selección de indicadores de desempeño laboral, desarrollo de iniciativas de intra-emprendimiento y fomento de la innovación, y quizá también la implantación de un programa de de DPO (Dirección por Objetivos) que permita diseñar un plan de incentivos adaptado a la empresa, logrará generar un germen en el departamento de compras que incite a sus empleados no solo a la continua adaptación a los cambios sino a ser generadores por sí mismos de cambios y oportunidades.
Gestión
Después de diseñar la organización de nuestra estructura de compras el siguiente paso será conseguir una eficaz gestión de los procesos de compras. Para ello tendremos que apoyarnos en los siguientes parámetros:
- Mejor precio en combinación con otras variables: En toda gestión de compra se intentará obtener, al menor precio, la mejor combinación de otras variables interesantes, por ejemplo, calidad, cantidad y servicio. En este punto sería interesante destacar que existen también empresas, más de las que pudiéramos pensar (y esto es cierto, a pesar de que cueste creerlo) que no basan su prioridad competitiva únicamente en la puesta en el mercado de productos a bajo precio, sino en productos de alta calidad y dirigidos a un segmento de clientes muy determinado, y por lo tanto sus políticas de abastecimiento no tengan como pivote de negociación el precio sino otras variables más interesantes para ellos (alta calidad, flexibilidad para realizar modificaciones sobre pedidos realizados, aumento de rapidez en los plazos de entrega, etc.,)
- Fuentes de suministro propias: Siempre que sea posible, intentar que las fuentes de suministro pertenezcan a la propia organización. Con esta premisa se ahorrarían costes y tiempos.
- Relación positiva con los proveedores: Mantener una relación e imagen positiva con los proveedores de la organización basada en el beneficio mutuo en la constancia por llegar siempre acuerdos a largo plazo y sustentados en el win to win y no en el querer ganar u obtener un mejor precio a costa de deteriorar las relaciones que en un futuro nos gustaría mantener con ese mismo proveedor.
Control
Dado la importancia del capital que se invierte en estas operaciones el departamento de compras tendrá también una función importante de control centrada en los siguientes hitos:
- Mantenimiento del nivel de inventarios: Colaborar con el área de producción y el área logística (sobre todo de almacenes) en el control de inventario de acuerdo a seguir las estrategias corporativas que en este sentido proponga la organización.
- Evaluación de las ejecuciones de compra: El departamento de compras tendrá también que registrar todos los procesos de ejecución de compras que se realicen de cara a analizarlos y conseguir optimizarlos para futuras ejecuciones.
- Eficacia global de los procesos de compras: Se establecerán indicadores (KPI) en los procesos clave que nos señalarán posibles ineficiencias a corregir y medir en base a ello la eficacia global de los procesos de compras.
En próximas entradas entraremos a describir el Ciclo de Compra como un flujo de pasos con los que conseguiremos ejecutar de una manera sencilla y secuencial una compra tipo.
Juan Antonio Marco, tutor del Máster en Logística y Cadena de Suministro en IMF Business School
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