{"id":680,"date":"2016-02-23T16:36:33","date_gmt":"2016-02-23T16:36:33","guid":{"rendered":"https:\/\/blogs.imf-formacion.com\/blog\/logistica\/?p=680"},"modified":"2020-06-22T20:06:01","modified_gmt":"2020-06-22T18:06:01","slug":"fases-ciclo-compras-tipico-logistica","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/blogs.imf-formacion.com\/blog\/logistica\/compras\/fases-ciclo-compras-tipico-logistica\/","title":{"rendered":"Las fases de un ciclo de compras \u00abt\u00edpico\u00bb en Log\u00edstica"},"content":{"rendered":"<div class=\"blogs-antes-del-contenido\" id=\"blogs-1972671917\"><a href=\"https:\/\/www.imf-formacion.com\/comunicacion\/descargar-gratis-guia-mejor-perfil-linkedin-perfecto\/\" target=\"_blank\">\r\n\t<img decoding=\"async\" src=\"https:\/\/d2xtbylwu97mzb.cloudfront.net\/\/blog\/prevencion-riesgos-laborales\/wp-content\/uploads\/2020\/06\/730x67-Guia-Linkedin.gif\";>\r\n<\/a><\/div><input type=\"hidden\" value=\"\" data-essbisPostContainer=\"\" data-essbisPostUrl=\"https:\/\/blogs.imf-formacion.com\/blog\/logistica\/compras\/fases-ciclo-compras-tipico-logistica\/\" data-essbisPostTitle=\"Las fases de un ciclo de compras \u00abt\u00edpico\u00bb en Log\u00edstica\" data-essbisHoverContainer=\"\"><p>Tal y como os anunciamos en nuestro anterior post <strong><em><span style=\"color: #993300;\"><a style=\"color: #993300;\" href=\"https:\/\/blogs.imf-formacion.com\/blog\/logistica\/proceso-de-compra\/ejecucion-proceso-compra-organizacion\/\">Ejecuci\u00f3n del proceso de compra: organizaci\u00f3n, gesti\u00f3n y control<\/a><\/span>,<\/em><\/strong> describiremos el \u201c<strong>ciclo t\u00edpico<\/strong>\u201d de ejecuci\u00f3n de una compra. Siempre con la salvedad de que, dependiendo de la empresa e incluso del sector o mercado donde la misma opere, el ciclo podr\u00e1 variar (o incuso utilizando este mismo formato de ciclo alguna de sus partes ser\u00e1 m\u00e1s importante o durar\u00e1 m\u00e1s tiempo que en otras empresas)<\/p>\n<p>Un ciclo de compra <strong>t\u00edpico<\/strong> estar\u00e1 compuesto de cuatro fases:<\/p>\n<h2><span class=\"ez-toc-section\" id=\"Determinacion_de_las_necesidades\"><\/span><strong><em>Determinaci\u00f3n de las necesidades<\/em><\/strong><span class=\"ez-toc-section-end\"><\/span><\/h2><div id=\"ez-toc-container\" class=\"ez-toc-v2_0_76 counter-hierarchy ez-toc-counter ez-toc-grey ez-toc-container-direction\">\n<p class=\"ez-toc-title\" style=\"cursor:inherit\">\u00cdndice de Contenidos<\/p>\n<label for=\"ez-toc-cssicon-toggle-item-6acea1d7d970f\" class=\"ez-toc-cssicon-toggle-label\"><span class=\"\"><span class=\"eztoc-hide\" style=\"display:none;\">Toggle<\/span><span class=\"ez-toc-icon-toggle-span\"><svg style=\"fill: #999;color:#999\" xmlns=\"http:\/\/www.w3.org\/2000\/svg\" class=\"list-377408\" width=\"20px\" height=\"20px\" viewBox=\"0 0 24 24\" fill=\"none\"><path d=\"M6 6H4v2h2V6zm14 0H8v2h12V6zM4 11h2v2H4v-2zm16 0H8v2h12v-2zM4 16h2v2H4v-2zm16 0H8v2h12v-2z\" fill=\"currentColor\"><\/path><\/svg><svg style=\"fill: #999;color:#999\" class=\"arrow-unsorted-368013\" xmlns=\"http:\/\/www.w3.org\/2000\/svg\" width=\"10px\" height=\"10px\" viewBox=\"0 0 24 24\" version=\"1.2\" baseProfile=\"tiny\"><path d=\"M18.2 9.3l-6.2-6.3-6.2 6.3c-.2.2-.3.4-.3.7s.1.5.3.7c.2.2.4.3.7.3h11c.3 0 .5-.1.7-.3.2-.2.3-.5.3-.7s-.1-.5-.3-.7zM5.8 14.7l6.2 6.3 6.2-6.3c.2-.2.3-.5.3-.7s-.1-.5-.3-.7c-.2-.2-.4-.3-.7-.3h-11c-.3 0-.5.1-.7.3-.2.2-.3.5-.3.7s.1.5.3.7z\"\/><\/svg><\/span><\/span><\/label><input type=\"checkbox\"  id=\"ez-toc-cssicon-toggle-item-6acea1d7d970f\"  aria-label=\"Alternar\" \/><nav><ul class='ez-toc-list ez-toc-list-level-1 ' ><li class='ez-toc-page-1 ez-toc-heading-level-2'><a class=\"ez-toc-link ez-toc-heading-1\" href=\"https:\/\/blogs.imf-formacion.com\/blog\/logistica\/compras\/fases-ciclo-compras-tipico-logistica\/#Determinacion_de_las_necesidades\" >Determinaci\u00f3n de las necesidades<\/a><\/li><li class='ez-toc-page-1 ez-toc-heading-level-2'><a class=\"ez-toc-link ez-toc-heading-2\" href=\"https:\/\/blogs.imf-formacion.com\/blog\/logistica\/compras\/fases-ciclo-compras-tipico-logistica\/#Seleccion_de_fuentes_de_suministro\" >Selecci\u00f3n de fuentes de suministro<\/a><\/li><li class='ez-toc-page-1 ez-toc-heading-level-2'><a class=\"ez-toc-link ez-toc-heading-3\" href=\"https:\/\/blogs.imf-formacion.com\/blog\/logistica\/compras\/fases-ciclo-compras-tipico-logistica\/#Emision_y_seguimiento_de_pedido\" >Emisi\u00f3n y seguimiento de pedido<\/a><\/li><li class='ez-toc-page-1 ez-toc-heading-level-2'><a class=\"ez-toc-link ez-toc-heading-4\" href=\"https:\/\/blogs.imf-formacion.com\/blog\/logistica\/compras\/fases-ciclo-compras-tipico-logistica\/#Recepcion_e_inspeccion_del_pedido\" >Recepci\u00f3n e inspecci\u00f3n del pedido<\/a><\/li><\/ul><\/nav><\/div>\n\n<p>El <strong><em>departamento usuario<\/em><\/strong> (recordemos que es cualquier departamento donde se identifica una necesidad de compra determinada) remite al departamento de compras el <strong><em>documento de requisici\u00f3n de compra<\/em><\/strong> (que describiremos en detalle en otra pr\u00f3xima entrada).<\/p>\n<h2><span class=\"ez-toc-section\" id=\"Seleccion_de_fuentes_de_suministro\"><\/span><strong><em>Selecci\u00f3n de fuentes de suministro<\/em><\/strong><span class=\"ez-toc-section-end\"><\/span><\/h2>\n<p>El departamento de compras recibe el documento de requisici\u00f3n de compra y a partir de ese momento empieza a moverse todo el protocolo por parte de \u00e9ste. Protocolo que tiene diversas partes:<\/p>\n<ul>\n<li>Identificaci\u00f3n de proveedores potenciales: El departamento de compras a trav\u00e9s de su \u201c<strong><em>\u00e1rea comercial y de investigaci\u00f3n de mercado<\/em><\/strong>\u201d comienza a buscar qu\u00e9 posibles proveedores pueden potencialmente servir el producto a comprar.<\/li>\n<\/ul>\n<p>Este proceso evidentemente comienza con la b\u00fasqueda de esos recursos dentro de la propia organizaci\u00f3n, si esto no fuera posible (lo cual es muy habitual en empresas de no muy gran tama\u00f1o) a continuaci\u00f3n se buscar\u00eda entre los proveedores-socios que pudieran estar integrados verticalmente en la estructura de la organizaci\u00f3n (si es que la empresa los tuviera integrados con contratos de compromiso y exclusividad), despu\u00e9s se buscar\u00eda dentro del conjunto o paquete de proveedores que ya hubieran trabajado con nuestra organizaci\u00f3n, y finalmente si se diera el caso, se buscar\u00eda un nuevo proveedor dentro del mercado que nos pudiera surtir de dichos materiales.<\/p>\n<ul>\n<li>Paralelamente al proceso anterior de b\u00fasqueda de proveedores, el departamento de compras junto con el departamento usuario preparar\u00e1 la oferta de compra que se remitir\u00e1 a los proveedores seleccionados.<\/li>\n<\/ul>\n<ul>\n<li>Una vez preparada y emitida la oferta a los proveedores seleccionados para recibirla, se espera un tiempo (marcado por el departamento de compras) para recibir contestaci\u00f3n a esta oferta.<\/li>\n<\/ul>\n<ul>\n<li>Se produce la comparaci\u00f3n comercial de las ofertas recibidas de acuerdo a unos par\u00e1metros establecidos clave (estos depender\u00e1n de cada empresa), que deben de ser analizados por un \u201c<strong><em>comit\u00e9 de decisi\u00f3n<\/em><\/strong>\u201d que contar\u00e1 con la ayuda para la toma de decisi\u00f3n final de un \u201c<strong><em>an\u00e1lisis comercial<\/em><\/strong>\u201d realizado por el departamento de compras, y de un \u201c<strong><em>an\u00e1lisis t\u00e9cnico<\/em><\/strong>\u201d realizado por el departamento usuario.<\/li>\n<\/ul>\n<ul>\n<li>El comit\u00e9 de decisi\u00f3n elige el proveedor m\u00e1s adecuado y el departamento de compras comienza la negociaci\u00f3n con este proveedor para cerrar un \u201c<strong><em>acuerdo de compra-venta<\/em><\/strong>\u201d (es decir, el <strong>pedido<\/strong>).<\/li>\n<\/ul>\n<p>Lo recomendable respecto a este acuerdo o contrato de compra-venta es que est\u00e9 revisado y controlado en todo momento por el <strong><em>departamento legal de la empresa<\/em><\/strong>, o si esta no es muy grande por el <strong><em>asesor legal<\/em><\/strong> correspondiente contratado puntualmente para estos temas concretos.<\/p>\n<p>Todo contrato de compra-venta deber\u00e1 tener en cuenta los siguientes aspectos:<\/p>\n<ul>\n<li>Que los t\u00e9rminos del contrato responden fielmente a lo negociado y acordado anteriormente.<\/li>\n<\/ul>\n<ul>\n<li>Que las cl\u00e1usulas de prima y penalizaci\u00f3n sean claras y precisas (es decir, medibles de acuerdo a un par\u00e1metro\/indicador que no d\u00e9 lugar a dudas), es decir, sin ambig\u00fcedades o interpretaciones dudosas que pueden dar lugar a disputas o litigios posteriores.<\/li>\n<\/ul>\n<ul>\n<li>Que contemplen las condiciones circunstanciales (eventuales o sobrevenidas) que puedan dar lugar a una posterior modificaci\u00f3n de las condiciones pactadas originalmente. Aqu\u00ed tambi\u00e9n deben quedar claramente se\u00f1aladas las circunstancias de ruptura unilateral del contrato.<\/li>\n<\/ul>\n<ul>\n<li>Que contemple el hecho de que cualquier modificaci\u00f3n de las condiciones del pedido (cantidad, calidad, condiciones de entrega, etc.,) deber\u00e1 ser comunicada a la otra parte.<\/li>\n<\/ul>\n<ul>\n<li>Que contemple las protecciones legales a las que ambas partes pueden acogerse.<\/li>\n<\/ul>\n<h2><span class=\"ez-toc-section\" id=\"Emision_y_seguimiento_de_pedido\"><\/span>Emisi\u00f3n y seguimiento de pedido<span class=\"ez-toc-section-end\"><\/span><\/h2>\n<p>El departamento de compras, una vez cerrado el acuerdo emite el pedido: al proveedor, al departamento usuario, a recepci\u00f3n de almac\u00e9n, al departamento de control documental del propio departamento de compras, y tambi\u00e9n a Tesorer\u00eda para que tenga en cuenta la provisi\u00f3n de fondos para hacer frente al pago del pedido en las condiciones acordadas con el proveedor.<\/p>\n<p>A partir de ese momento el departamento de compras se dedicar\u00e1 a realizar el seguimiento del pedido, y a velar por el cumplimiento del mismo en todos sus t\u00e9rminos.<\/p>\n<p>Hay que aclarar que el pedido tambi\u00e9n recibe el nombre de \u201c<strong><em>orden de compra<\/em><\/strong>\u201d, y que \u00e9ste consiste en un contrato entre comprador y vendedor donde quedan expresadas las cantidades, precio y plazos de entrega convenidos.<\/p>\n<h2><span class=\"ez-toc-section\" id=\"Recepcion_e_inspeccion_del_pedido\"><\/span><strong><em>Recepci\u00f3n e inspecci\u00f3n del pedido<\/em><\/strong><span class=\"ez-toc-section-end\"><\/span><\/h2>\n<p>El proveedor entrega el pedido (con su albar\u00e1n correspondiente) en el punto acordado por la empresa compradora (normalmente en sus almacenes de materia prima o producci\u00f3n), y en recepci\u00f3n del almac\u00e9n env\u00edan dicho albar\u00e1n al departamento de compras y \u00e9ste a su vez al \u00e1rea de gesti\u00f3n de facturas o cuentas por pagar, que a continuaci\u00f3n, despu\u00e9s de revisado convenientemente env\u00eda a Tesorer\u00eda para que procedan a su abono (evidentemente si se dispone de software de gesti\u00f3n tipo ERP en la empresa con un SGA (sistema de gesti\u00f3n de almacenes integrado) muchos de estos tr\u00e1mites quedan enormemente simplificados y son casi instant\u00e1neos).<\/p>\n<p>Hay que tener muy en cuenta que el proceso de recepci\u00f3n lleva impl\u00edcitamente consigo el proceso de inspecci\u00f3n y control de calidad in situ, ya que una vez el proveedor ha entregado el pedido y se ha aceptado el albar\u00e1n se reducen sus responsabilidades posteriores y las posibilidades de reclamaci\u00f3n por parte de la empresa compradora.<\/p>\n<p>El proceso de compra no se podr\u00e1 dar por finalizado hasta que el departamento usuario no comunique su conformidad con el pedido recibido.<\/p>\n<p><strong><a href=\"https:\/\/blogs.imf-formacion.com\/blog\/logistica\/wp-content\/uploads\/2015\/08\/juanantonio-269x300.jpg\" rel=\"attachment wp-att-437\"><img loading=\"lazy\" decoding=\"async\" class=\"alignleft wp-image-437\" src=\"https:\/\/blogs.imf-formacion.com\/blog\/logistica\/wp-content\/uploads\/2015\/08\/juanantonio-269x300.jpg\" alt=\"Juan Antonio Marco, blog de log\u00edstica de IMF Business Scchol\" width=\"124\" height=\"139\" longdesc=\"https:\/\/blogs.imf-formacion.com\/blog\/logistica?longdesc=437&amp;referrer=680\"><\/a><a id=\"longdesc-return-437\"><\/a><a href=\"https:\/\/www.imf-formacion.com\/blog\/corporativo\/juan-antonio-marco\/\">Juan Antonio Marco<\/a>,<\/strong> tutor del <strong><span style=\"color: #993300;\"><a style=\"color: #993300;\" href=\"https:\/\/www.imf-formacion.com\/masters-profesionales\/master-online-en-logistica\">M\u00e1ster en Log\u00edstica&nbsp;y Cadena de Suministro<\/a><\/span>&nbsp;<\/strong>en <span style=\"color: #993300;\"><strong><a style=\"color: #993300;\" href=\"https:\/\/www.imf-formacion.com\/\">IMF Business School<\/a><\/strong><\/span><\/p>\n<p><span style=\"color: #993300;\"><strong><a style=\"color: #993300;\" href=\"https:\/\/blogs.imf-formacion.com\/blog\/logistica\/author\/juan-antonio-marco\/\">Lee m\u00e1s art\u00edculos de Juan Antonio<\/a><\/strong><\/span><\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"<input type=\"hidden\" value=\"\" data-essbisPostContainer=\"\" data-essbisPostUrl=\"https:\/\/blogs.imf-formacion.com\/blog\/logistica\/compras\/fases-ciclo-compras-tipico-logistica\/\" data-essbisPostTitle=\"Las fases de un ciclo de compras \u00abt\u00edpico\u00bb en Log\u00edstica\" 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