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Google Drive. ¿Cómo sacarle el máximo provecho?

Hoy en día Google Drive es una herramienta esencial en el ecosistema de productos Google, que ha conseguido reinventarse y aportar las respuestas que requieren los usuarios. Para gran parte quienes lo utilizan a diario, es una forma de almacenamiento en la nube que permite trabajar de forma colaborativa. Esto es posible mediante enlaces interactivos que dan permiso a otros usuarios para acceder a documentos, modificarlos o añadir contenido propio.

Los usuarios valoran especialmente las posibilidades que le brinda la interconectividad. Esto quiere decir que los distintos programas y plataformas de Google, como el correo electrónico, las hojas de cálculo o los docs están relacionados. No es necesario realizar grandes operaciones para entrelazar archivos de cada programa. Además, los estudiantes de másters de negocio encuentran muy útil el Google Drive, ya que les prepara para la forma de trabajo conjunto que se lleva a cabo en muchas empresas.

Google Drive, una plataforma que gana cada vez más adeptos

Al principio surgió como un espacio para poner en común los documentos que en los proyectos se iban enviando por correo. Con el tiempo, sus creadores fueron capaces de darle un sentido más corporativo e incorporar herramientas vitales hoy en día. Además, gran parte de su contenido es gratuito, por lo que supone un ahorro vital, especialmente en pymes. Su organización en pestañas y funcionalidades es muy intuitiva, por lo que incluso herramientas de la competencia han copiado algunos aspectos de Drive.

Actualmente, es una de las herramientas preferidas en los diferentes sectores, tanto privados como públicos. Se entiende que Drive es un espacio en el que cualquier comunidad de personas que tiene intereses comunes y tareas compartidas puede aportar. En tiempo real es posible ver las modificaciones que han realizado otros usuarios y guardar los cambios. Así, se pueden construir grandes proyectos por separado, algo esencial para quienes trabajan de forma remota.

Para sacarle el máximo provecho y aprovechar la larga lista de ventajas de Drive, es importante familiarizarse con él. Una investigación previa puede permitir a los usuarios descubrir funciones muy útiles que desconocían. Además, es esencial repasar de vez en cuando las actualizaciones, ya que sus desarrolladores son muy activos a la hora de mejorar el producto.

Filtrar búsquedas, un recurso imprescindible

A menudo ocurre que el espacio de almacenamiento de Drive es visto como un lugar infinito, por lo que muchos tienden a la saturación de información. Añadiendo diferentes documentos se va llenando el espacio de vista previa y haciendo cada vez más difícil encontrar el documento en concreto que necesita el usuario. Para evitar esto y ahorrar tiempo, Google Drive ofrece la opción de filtrar búsquedas.

Esta función nos permite seleccionar varios parámetros que consideremos importantes y realizar una búsqueda. Así es posible conseguir aislar una serie de documentos que comparten ciertos rasgos, como el tipo de archivo, la fecha o el tamaño. Además, luego se pueden ordenar los resultados según preferencias, para facilitar aún más la búsqueda. El resultado es que, incluso cuando hay un volumen excesivo de documentos repetidos, es posible encontrar sin problemas el archivo deseado.

Convertir archivos a Google Docs

Google Docs es un formato muy simple de redacción y maquetación de textos que comparte la esencia de la mayoría de procesadores más comunes. Permite cierta permeabilidad a la hora de extrapolar textos de Google Docs a otros formatos o añadir partes de un documento a una presentación, por ejemplo. Convertir archivos a este formato es sencillo y puede hacerse desde tipologías muy distintas. Hay un alto índice de compatibilidad desde la mayoría de formatos externos, consiguiendo que los documentos en sí no varían mucho ni se desestructuren al ser convertidos en un Google Doc.

Publicar un documento en tu sitio

Utilizar las herramientas de redacción de Google Drive es una forma muy adecuada de trabajar tanto online como offline para proyectos web. Su amplia capacidad de almacenamiento permite crear diferentes piezas y textos y ordenarlos por carpetas, para hacer un simulacro de cómo se organizarán dichos archivos en la propia web. Una vez que el documento está corregido, es fácil exportarlo y publicarlo en un sitio web. Es posible guardar gran cantidad de documentos secundarios o de seguridad en caso de que el usuario prefiera modificar la publicación de la web o esta esté dañada.

Pasar un PDF a texto

Se trata de una de las funcionalidades más esperadas por muchos usuarios. A menudo contar con esta herramienta requiere problemas de licencias y de compatibilidades. Sin embargo, Google Drive resuelve y simplifica estas cuestiones permitiendo a los usuarios especializados convertir un PDF cerrado en un texto modificable incluso. El PDF es un formato global y muy utilizado en el mundo de los negocios debido a que una vez que se guarda, mantiene su estructura allá dónde se muestre. No puede padecer cambios a la hora de mostrarse en otro ordenador, por ejemplo.

Sin embargo, esta característica puede resultar limitante a veces, ya que a menudo se encuentran fallos o partes que deben ser cambiadas. Si no se cuenta con el documento original, puede ser complicado realizar estas modificaciones. No obstante, Google Drive ofrece algunas alternativas para extraer el texto del PDF y poder modificarlo, utilizarlo en otros documentos o guardar la información en un informe. Así los archivos de una empresa se vuelven mucho más plásticos, ya que cualquiera con permiso puede descargarlos y contar con toda la información.

Las funcionalidades que demandan las empresas

Google Drive ha supuesto un cambio para muchas empresas que necesitaban una forma de organización interna eficiente e intuitiva. Este tipo de compañías valoran especialmente la innovación orientada al usuario, ya que entienden que los cambios que ha habido en Drive se han orientado mucho al sector empresarial. Desde entonces la colaboración en proyectos se ha simplificado y las barreras entre los distintos formatos se han borrado hasta cierto punto.

Es por ello que Google Drive es una herramienta imprescindible para todo aquel que trabaje o desee trabajar en el mundo de los negocios. Tener unos conocimientos esenciales y descubrir algunos trucos facilitará la integración de dicha persona en las estructuras de una empresa.

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