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Cómo aumentar la productividad para los community managers

Productividad y GTD para Community Managers

“El estrés no lo causa el exceso de trabajo, sino el desconocimiento del mismo. En cuanto tenemos información y podemos decidir, desapareceJosé Miguel Bolívar

Desde que comencé a trabajar en esto del Social Media, hay dos máximas que he aprendido y que he me ‘tatuado a fuego’ (metafóricamente hablando, claro): que la paciencia es la madre de todas las virtudes y que la jornada laboral no existe.

Paciencia porque todo llega, pero nunca cuando uno desea; por lo que, si nuestro perfil no es de un ‘mercenario’ que con tal conseguir clientes, es capaz de ofrecer sus servicios por ‘dos perras’, a sabiendas que la calidad nunca va a estar garantizada en ese servicio, hay que saber aguantar y aguantar y aplicar toda nuestra energía y pasión cuando llegue el proyecto elegido.

Aunque, indiscutiblemente, el largo período de crisis ha sido un durísimo golpe, en especial, para miles de autónomos y freelances que han visto cómo sus clientes y cuentas recurrentes cesaban de un día para otro (no olvidemos que a falta de presupuesto, de lo primero que una marca reduce gastos siempre va a ser de Marketing y Comunicación, acertadamente o no, eso daría para otro post…), nunca debemos perder la ética: debemos ser profesionales y aunque los tiempos aprieten y mucho, no podemos ‘vendernos’ al mejor postor y descuidar nuestro trabajo, porque no solo estaremos haciéndonos un flaco favor a nosotros mismos, sino que estaremos prostituyendo todo el sector, y con ello disminuyendo la confianza de las marcas en los beneficios del Social Media.

Además, no es solo una virtud que debemos adoptar nosotros como método de trabajo sino que, aunque la mayoría de las veces cuesta mucho, hay que tratar de convencer al cliente o la marca que efectivamente las Redes Sociales son, en un alto porcentaje, paciencia.

Sí, son muchas cosas, fidelización, conversación, conversión, atención, viralización, reputación… lo sabemos, pero también tienen su ROI, y éste, como bien sabemos no es ni inmediato ni apto para impacientes… Los resultados positivos, que por su puesto los hay y muchos, vienen a medio/largo plazo, con una estrategia bien planteada y ejecutada, con un crecimiento de la comunidad orgánico y no forzado ni ficticio.

No hay jornada laboral. Por mucho que llevemos dos o tres dispositivos móviles encima cada uno con su reloj configurado en la pantalla, el ‘chiringuito’ no cierra ni domingos ni festivos.

Todavía a día de hoy me encuentro con alumnos cursando postgrados en Marketing Digital o Social Media, que reconocen no fascinarles las Redes Sociales y ven como un auténtico martirio el tener que abrirse perfiles en las Redes Sociales que se van viendo durante el curso para poder conocer a fondo y de primera mano las herramientas con las que después ‘pondrán la imagen y la reputación de una empresa en juego’ (kamikazes, les llamo yo)…. Pues efectivamente, aunque a algunos entendidos del sector les parezcan poco profesionales a nivel Branding los perfiles de Twitter con bios tipo ‘apasionado, fascinado por las RRSS’, más vale que a uno le fascinen de verdad, porque si no, es difícilmente llevable un trabajo sin horarios.

Indudablemente ésta no es la única profesión en la que la jornada laboral es impracticable, y doy fe de ello, pero cuando uno lleva personalmente las cuentas en Redes Sociales de clientes no se puede apagar el teléfono y desconectar los fines de semana o vacaciones. ¿Vacaciones? ¿alguien recuerda qué era eso?

No es el mismo ritmo, por supuesto, pero al menos hay que tener claro para que luego no lleguen las frustraciones que hay que permanecer siempre ‘de guardia’. ¿Qué pasa si el sábado por la noche unos clientes insatisfechos comienzan a desahogarse en Facebook sobre una mala experiencia en el local del que gestionamos su perfil 2.0? ¿O si llevamos el Branding de algún famoso y, por su cuenta y riesgo, decidiera experimentar el morbo de Twitter y publicara una foto con sus datos personales? Pues en ambos casos…. Más valdría no esperar al lunes por la mañana pues estaríamos más que quemados, churruscados…

Y esto, que puede parecer una obviedad para ti, que ya estás en redes, es imprescindible que lo tengan claro las personas que todavía no se han dejado arrastrar por el absorbedor mundo del 2.0. Porque muchas veces tendrán que lidiar con ‘las malas caras’ o incomprensiones de parejas, hijos, amigos o incluso padres que no entienden eso de estar en una conversación y que tú tengas el móvil porque tienes que leer, por si acaso, la mención que acaba de sonar, o mandar un tuit ‘x’ porque no lo habías programado.

¿Cuántas veces no has dicho eso de ‘te estoy escuchando eh?, aunque no te mire te estoy escuchando…’ ? (Phubbing)

Desgraciadamente, tenemos un número limitado de horas en el día. De esa forma, como Emprendedores en Internet, y al estar involucrados en Redes Sociales, tenemos que investigar y encontrar dónde nuestro público objetivo está pasando la mayor parte de su tiempo para saber dónde invertir la mayor parte de nuestro tiempo.

Por tanto, como apunta el autor especialista en productividad personal José Miguel Bolívar en su libro Productividad Personal: Aprende a liberarte del estrés con GTD, el tiempo como tal no se puede gestionar, ya que el día tiene 24 horas queramos o no, lo que se gestiona es la ‘atención’, y con ello el resultado será la efectividad y lo productivos que lleguemos a ser.

“No hagas más feliz a tu empleado para que trabaje más; hazlo más efectivo y será más feliz” José Miguel Bolívar

El término GTD, acrónimo de Getting Things Done, que viene a definir los métodos o herramientas para gestionar eficazmente el tiempo o las actividades, tuvo su máximo apogeo con el autor estadounidense David Allen en la década de los ’80 cuando creo su propio método de productividad: Getting Things Done (GTD). Pero herramientas, métodos y aplicaciones hay muchas y variadas, y lo fundamental es que encontremos aquella con la que nos sintamos cómodos, nos resulte fácil de utilizar y seamos capaces de cumplirla a rajatabla (esto es como una dieta, no puedes seguir un método y hacerlo eficazmente lunes, martes y miércoles, y luego, ‘despendolarte’ y ser un auténtico caos de jueves a domingo…).

La filosofía de GTD se basa en hacer fácil el almacenamiento, seguimiento y revisión de toda la información relacionada con las cosas que necesitas hacer.

Leyendo un artículo de Carlos Cabrera sobre Optimización del Tiempo descubrí una estadística a tener en cuenta: ¿os suena el principio 80:20? El filósofo y sociólogo italiano Pareto descubrió que esto se aplica a todos los aspectos de nuestra vida. Por ejemplo, si miras en tu armario, probablemente usas el 20% de tu ropa 80% del tiempo; así como 80% de tus ingresos vienen del 20% de tus clientes.

Pero definitivamente eso sólo depende de cada persona. Cada uno de nosotros necesitamos escoger ese 20% de plataformas web que nos dan el 80% de los resultados esperados e ignorar el resto.

La parte complicada es que, cuando eres un Emprendedor o un profesional independiente, tú manejas tu propio tiempo… La clave es aprender a crear de manera consciente este tipo de momentos de enfoque máximo.

GTD para aumentar la productividad para Community Managers

Cabrera también nos da dos pasos sencillos pero poderosos para lograrlo:

  1. Ponte fechas límites. Si tú eres tu propio jefe, no seas un mal jefe. Pon día y hora exacta para la finalización de tus proyectos. No digas “esto lo termino en dos meses”, debes ser específico: “este proyecto estará en marcha el 5 de Diciembre 2016 a las 13 horas”.
  1. Responsabilidad Externa. Muchos de nosotros somos muy productivos cuando tenemos que hacer cosas para otros vs. hacer cosas para nosotros mismos. Si eso es así para ti, no te sientas mal sino mira cómo puedes usarlo a tu favor: prométele a alguien que vas a lograr algo o haz públicamente un anuncio. La idea es que haya una meta en cuenta regresiva, y así vas a hacer lo necesario (y más que eso) para alcanzarla SÍ o SÍ.

Uno de los mayores temores a los que se enfrentan los responsables que ponen en marcha programas o campañas en las Redes Sociales es que su gestión les consuma un tiempo que no tienen.

Todos tenemos un horario limitado de trabajo, que, suele estar saturado de por sí. Si añadimos monitorización, comunicación, gestión de redes, puede volverse una locura… o ser una verdadera fuente de riqueza y entendimiento con nuestros usuarios o clientes y convertirse en un elemento esencial que no sólo no nos roba tiempo sino que nos ayuda en nuestro quehacer cotidiano.

 

Por lo que,  un ‘puñado’ de consejos que hay que tener en cuenta y nunca olvidar son:

  1. Ten claro el objetivo que persigues. Lo primero de todo es hacer (tener) una buena estrategia y unos objetivos claros. Y después de diseñada y planificada la estrategia a seguir, no olvidarnos de crearnos nuestro ‘calendario editorial’ para asegurarnos el éxito de nuestro Marketing de Contenidos. Ya no cabe decir que ser Community Manager va más allá de publicar tuits o sacar un post en Facebook.
  1. Nunca pierdas el ROI de vista. No pensemos en inversión como billetes que se van volando, aunque, si tenemos en cuenta que el tiempo vale dinero, podríamos decir que sí vuelan… (y máxime cuando el dinero que tenemos que gestionar no es el nuestro, es el de nuestro cliente).

 

Tiempo invertido (o dinero invertido en campañas) frente a número de seguidores, número de visitas, número de interacciones.

 

  1. Utiliza un gestor de contenidos. Es básico. Gestionar las Redes Sociales desde la interfaz web habitual te hará perder mucho tiempo. Hay un montón de herramientas (gratuitas y de pago) para poder gestionar tus redes. Hootsuite, PostCron, Onlypult, Latergramme, Shedugram, CoTweet, Seesmic, Tweetdeck…
  1. Aprende a utilizar los RSS. Estamos hablando de no pasarnos el día delante del muro de Twitter o Facebook. Netvibes, Digg, Feedly…

No sea que, al final, con la excusa de que somos ‘Community Managers’ (o Social Media Managers, los más aventajados en estrategia y planificación), caigamos en las redes de la ‘adicción’ (FOMO), algo de lo que ya trataremos en un post más adelante.

 

  1. Ajusta el plan. No dudes en ajustar el Plan de Medios Digitales inicial si te das cuenta de que algo no funciona. Si no depende de ti, informa a quien procede. Todo es prueba/error, y si algo tiene el Marketing Digital que nos beneficia con respecto a las campañas tradicionales offline es que podemos modificar y solventar errores desde el minuto uno de haber lanzado nuestra campaña. La monitorización es fundamental.

 

Fuera ya del ámbito estricto del Social Media, otras herramientas que quiero compartir  para poder optimizar tu tiempo son: ‘Remember the milk’, Mind42, Cherry Tomato, Time Edition, Plaxo, Star Dock, Wunderlist, Doodle, Evernote, DropBox, GoogleDrive,Toodledo o Read it later.

Espero que con estos breves consejos (o no tanto),  y un puñado de herramientas, a partir de mañana, puedas gestionar tu día a día con mucha más efectividad. Porque como decía el maestro:

“El tiempo no es oro. El tiempo es vida” J.L. Sampredo.

“Al igual que la vida es eso que ocurre mientras haces otros planes, el tiempo es aquello que transcurre mientras te abandonas a la procrastinación”. 

 

Laura Cuesta tutora del Master en Social Media y Estrategias de marketing Online de IMF

Laura Cuesta, Co-founder de Talk2Us  y Directora del Máster en Social Media y Estrategias de Marketing Online de IMF Business School.

 @Laura_Cuesta

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