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Claves de un portfolio para la gestión de proyectos

La gestión eficaz del portfolio de proyectos de una empresa es importante. Porque se trata de una herramienta que permite maximizar sus beneficios. También facilita alcanzar un equilibrio necesario al garantizar una adecuada combinación de los que arrojan un alto o bajo riesgo y los que están planteados a corto o a largo plazo. Una conjugación óptima hace posible situarse en una mejor posición para lograr las metas financieras y operativas de la compañía.

Para que entiendas la importancia de la gestión del portfolio de proyectos (PPM) en la acertada ejecución de una estrategia empresarial debemos señalar que es vital para la supervivencia y el crecimiento de las organizaciones. Fracasar en ello puede suponernos un impedimento a la hora de cumplir con nuestros propósitos, ya que, a fin de cuentas, los proyectos son un canal directo a través del cual creamos valor para los clientes en lo que respecta a productos y servicios futuros.

¿Qué es el portfolio de un proyecto?

En gestión de proyectosproject management definimos el portfolio como una cartera que incluye una colección de componentes. Tales como proyectos individuales, programas, mantenimiento de operaciones en curso y otros trabajos operativos. No necesariamente relacionados entre sí. Que se implementan, seleccionan y priorizan con el único fin de alcanzar los objetivos estratégicos de una empresa u organización y se agrupan para facilitar el trabajo.

Esta colección de elementos te permite monitorizar tus procesos e ir introduciendo cambios durante el desarrollo de los mismos. Una correcta administración del portfolio de proyectos, además, te servirá para evaluar y seleccionar entre diversas posibilidades aquellas que estén alineadas con tus estrategias. Además que puedan agregar valor a tu negocio. Así podrás concentrar tus esfuerzos únicamente en aquellos proyectos que sean relevantes y ahorrar tiempo y recursos en otros que carezcan de importancia.

Tendencias en herramientas para la gestión de proyectos

Cómo hacer un portfolio

Elaborar un portfolio y llevar a cabo su adecuada gestión implica seguir un proceso con diferentes fases. Que pasan por crear un inventario de proyectos y establecer una estrategia empresarial perfectamente definida, analizar las fortalezas y debilidades de nuestra cartera evaluando cada proyecto de forma individual, asegurarnos de su adecuación con los objetivos reales de nuestra empresa, tomar las decisiones necesarias para que dicho portfolio cuente con una combinación saludable entre riesgo y beneficio y, por último, adaptarlo a los cambios que se vayan produciendo a medida que vamos avanzando.

Para ello es necesario que formes un equipo de implementación que debe incluir a miembros del departamento técnico, que se encargarán de facilitar las tareas con los nuevos sistemas y softwares empleados, gerentes de proyectos, que irán vigilando que se cumple con la estrategia trazada, y un órgano de gobierno que estará compuesto por cargos gerenciales de alto rango como directores generales o ejecutivos. quienes irán marcando las directrices a seguir y deberán tomar las decisiones más cruciales.

Pasos para realizarlo

Una exitosa administración de tu cartera de proyectos dependerá de que tengas en cuenta una serie de detalles. En primer lugar, debes vigilar que la cantidad y naturaleza de cada uno de ellos estén perfectamente alineadas con tus objetivos estratégicos en lo que respecta al ámbito económico. Es decir, que las probabilidades de que el producto final genere las ganancias esperadas sean lo más altas posible. Esto implica una evaluación exhaustiva de los riesgos asociados a cada proyecto, que no solo ha de abarcar el ámbito financiero, sino también el tecnológico, así como los que afectan al calendario y los recursos de alcance.

Asimismo, es conveniente que revises y te asegures de que esa programación de riesgos se mantiene siempre alineada con tu plan previsto. De lo contrario, tendrás que tomar las decisiones pertinentes para reasignar presupuestos y recursos, reconducir la priorización de proyectos, reprogramar aquellos que decidas mantener, etcétera. No existe la garantía de que darás de inmediato con el proceso de gestión adecuado, por lo que tendrás que ir probando y adaptándote a las circunstancias.

Importancia en la gestión de proyectos

Antes que nada, es fundamental que entiendas que no se debe confundir la gestión del portfolio de proyectos o PPM con algunos aspectos de la gestión de proyectos. Tampoco has de caer en el error de pensar que se trata simplemente de administrar diversos proyectos al mismo tiempo. La gestión de portfolios tiene que ver con la selección y priorización de los programas y proyectos adecuados y la consecución de los recursos necesarios para llevarlos a cabo.

Sin embargo, el project management se refiere a la obtención de entregables concretos (outputs). Que son necesarios para alcanzar los objetivos estratégicos de la organización. Por tanto, como ya te adelantamos, la importancia de administrar debidamente el portfolio radica en que incide en el éxito de la gestión de proyectos.

Y, como consecuencia, en la supervivencia y el crecimiento de la empresa y el aumento de su rentabilidad. Para alcanzar dicho éxito no debes tener miedo de cancelar los proyectos. Los que no vayan en consonancia con la estrategia de tu empresa. De igual manera, has de emplear las herramientas adecuadas para seguir y simplificar el proceso.

¿Por qué aplicar un cronograma a la gestión de proyectos?

Beneficios de la gestión de proyectos

Elegir el software de PPM que mejores resultados te ofrezca dependerá de la situación concreta de tu empresa y de cuantos proyectos tengas entre manos. Hay muchos y todos ofrecen capacidades diferentes. Así que para acertar con esta decisión tendrás que hacerte algunas preguntas. Como, por ejemplo, para qué lo necesitas, si quieres que esté basado en la web o no, cuántas personas van a utilizar dicho sistema, si es para empleados internos, clientes externos o para ambos, etcétera.

Otros beneficios de una acertada gestión de la cartera de proyectos son que posibilita reducir de forma brusca gastos excesivos. Facilita la toma de decisiones importantes. Así como la reestructuración o cambio organizacional de tu empresa. Y, también, sirve para eliminar las ineficiencias. Además hace que tu compañía sea más ágil y capaz de adaptarse a los cambios sin que ello produzca molestias o interrupciones.

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Enlaces de interés:

Qué es el certificado de PMP (Project manager institute) (imf-formacion.com)

PMP Online: cómo obtener la certificación • MBA • IMF (imf-formacion.com)

Claves para lograr la certificación PMP en Dirección de Proyectos (imf-formacion.com)

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Un “portfolio” se define como una cartera que incluye una colección de componentes. Tales como proyectos individuales, programas, etc 🔎