Si te dedicas a la gestión de proyectos (project management), en más de una ocasión habrás escuchado hablar sobre el diagrama de Gantt y sus aplicacione en este ámbito. Se trata de uno de los sistemas más interesantes para la organización de planes y proyectos que existen.
Así pues, en este artículo queremos explicarte en qué consiste, cómo puedes plantearlo y otras cuestiones como las ventajas y desventajas que tiene este método.
Qué es el diagrama de Gantt
Antes de nada, queremos comentarte en qué consiste el diagrama de Gantt. Se trata de un gráfico en el que, fácilmente, se puede ver un proyecto en el tiempo. Es decir, el diagrama consigue convertir un proyecto con diferentes etapas y particularidades a un gráfico en el que puede verse todo el desarrollo de manera integrada.
Por tanto, ayuda a dividir los proyectos en objetivos, asignándoles un periodo de tiempo aproximado en el que tienen que realizarse.
Del mismo modo, permite integrar la información, establecer prioridades, asignar las tareas a las personas… Podríamos definirlo como una especie de agenda del proyecto, pero que puede verse en su totalidad a simple vista, a partir de la cual se puede obtener información más concreta y detallada.
Esta posibilidad es muy interesante para las empresas que tienen que llevar a cabo proyectos de complejidad media. Incluso lo recomendamos para personas que tienen que elaborar algún plan, como puede ser una reforma de una casa o bien una boda. Esta herramienta les ayudará a no olvidarse de los plazos ni de las tareas, además de organizar bien su ejecución.
Cómo se hace un diagrama de Gantt
Si quieres conocer algunas de las aplicaciones en las que puedes realizar este diagrama, te recomendamos tanto Trello como Elegantt. Sin embargo, antes de nada, lo más importante es que organices tu mente y seas capaz de determinar cuáles son los logros, metas, horarios y dependencias que vas a definir para tu proyecto.
Abrir un tablero en blanco
Cuando tengas claros estos cuatro factores en tu mente, llega la hora de abrir un tablero en blanco en las aplicaciones que te hemos recomendado; allí empezarás a trabajar. Además, a medida que vayas estableciendo las tareas, deberás asignar prioridades a las mismas, lo que te ayudará a cumplirlas según este criterio.
Crear un flujo de trabajo
El siguiente paso es crear un flujo de trabajo donde definas el trabajo que hay que hacer, el que se está haciendo y el que ha finalizado. No puedes perder de vista que el proyecto es dinámico y eso significa que, igual que vas pasando tareas a finalizadas, quizás entren otras nuevas.
Elaborar el cronograma
El último paso es elaborar el cronograma y, después de ello, se creará automáticamente para que puedas visualizarlo de una forma gráfica y sencilla.
Ventajas del Diagrama de Gantt
Las ventajas de este sistema son claras, pues de un vistazo puedes llegar a ver la gestión de un proyecto, el tiempo que va a durar, las diferentes tareas que tiene, etc. Además de resultar simple gráficamente, permite asociarlo a otras herramientas organizativas e ir modificándolo poco a poco mientras transcurren los plazos.
Por otro lado, queremos destacar también que integra toda la información y establece plazos, de modo que en un par de minutos de análisis se puede tener una idea muy clara de qué está pasando.
Desventajas del Diagrama de Gantt
En cuanto a las desventajas, cabe señalar que, tanto para proyectos simples como para los excesivamente complejos, el diagrama de Gantt resulta insuficiente.
De hecho, su uso no se recomienda ni en estos casos ni tampoco en los procesos que son lineales. Por eso, aunque sea una herramienta muy buena en algunos casos, su aplicabilidad queda limitada a las características de los proyectos.
Diagrama de Gantt y gestión de proyectos
Como has podido comprobar, esta herramienta resulta de gran utilidad para gestionar proyectos de diferentes tipos. Además, cuenta con una ventaja y es que hay que reflexionar sobre las diferentes tareas, cómo se pueden hacer y qué prioridad les queremos dar a cada.
Esta prioridad no es determinante y puede cambiarse sobre la marcha, pero sí que obliga a que, inicialmente, se hagan algunas tareas que pueden resultar clave para el éxito del proyecto. Por explicarlo de una forma sencilla, diríamos que sirve para bajar todas esas ideas que son más efímeras y ponerlas sobre el mundo real.
Por qué estudiar un Máster en Project Manager
Ahora bien, es probable que a lo largo de este artículo te hayas planteado quién se encarga de realizar esta gestión de proyectos. Pues bien, en el área del project management hablamos del manager o encargado de estas cuestiones. Para llegar a obtener un puesto laboral de estas características, es interesante realizar una formación de máster, que te enseñará todo lo que necesitas conocer para dirigir un plan empresarial o, incluso, el de tu propia empresa.
La dirección de proyectos requiere conocimientos actualizados y modernos, adaptados a la situación presente. Eso te permitirá conocer las herramientas más novedosas para ponerlas en práctica y así conseguir los logros que se establecen desde un principio en cualquier proyecto.
Además, no solo se trata de conocer las herramientas actuales, sino de saber cuál es su aplicabilidad en un contexto tan cambiante como el actual; es decir, en qué escenarios encaja mejor cada una de ellas para así saber cuáles asignar a las diferentes problemática que se vayan planteando. Esta capacidad puede mejorarse si se realizan prácticas en empresas, donde se esté al día de todas estas novedades de los negocios.
En definitiva, el diagrama de Gantt es un instrumento que tienes que conocer para gestionar diferentes proyectos. Aunque no sea idóneo para todos los que existan, sí que lo es para la mayoría y podrá ayudarte en la planificación y organización de las tareas. Si quieres aprender más sobre el diagrama de Gantt y otras herramientas igual de útiles, no dudes en realizar nuestro máster de project management (Máster en Dirección y Gestión de Proyectos).
Además de ofrecerte la posibilidad de conocer todas las novedades existentes actualmente en el mercado, te permitirá obtener un trabajo de calidad con una alta probabilidad, dada nuestra tasa de empleabilidad.
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