Los diagramas de Gantt son una herramienta imprescindible para realizar una gestión eficiente de proyectos de diversas tipologías. Gracias a este recurso, entre otros aspectos, podrás tener una concepción global de la dimensión del proyecto que tienes delante.
Diagramas de Gantt: qué son y cómo se componen
Los diagramas de Gantt te permiten realizar una planificación minuciosa de todas las tareas que se deben ejecutar durante el desarrollo de un proyecto, así como el periodo de tiempo que se precisa para realizarlas. Esta herramienta te da la posibilidad de visualizar, controlar y darle un seguimiento adecuado a todas las fases de desarrollo de la obra.
Al observar un diagrama de este tipo, vemos un gráfico compuesto por barras horizontales que simbolizan las actividades a cumplir, además del tiempo estimado para concluir las mismas. De este modo, se ubican las actividades a realizar en un orden lógico y teniendo en cuenta su interdependencia, además de las acciones que pueden ser ejecutadas de forma paralela.
En cada caso, por cada actividad, es posible asignar tanto los recursos necesarios para que sea ejecutada exitosamente, como las personas involucradas en su desarrollo. Así también podrás contabilizar los gastos y el esfuerzo que se necesita para su finalización.
Este diagrama está compuesto por un sistema de ejes (horizontal y vertical). En el eje vertical vas a agregar todas las tareas programadas desde el momento en que se inicia el proyecto hasta que finaliza. Por otra parte, en el horizontal, vas a especificar los tiempos estimados de ejecución de las actuaciones. Los valores especificados en el eje horizontal dependen de la magnitud de las actividades que deben ser realizadas. Estos pueden ser desde días hasta años.
Durante el periodo de ejecución del proyecto se puede asignar a cada tarea un bloque rectangular para llevar la actualización de su progreso. De esta forma tendrás una noción más certera del tiempo que falta para su entrega. Asimismo, es recomendable que emplees un color diferente para todas aquellas tareas que son críticas o tienen alto grado de importancia.
Especificación de los componentes del diagrama de Gantt
Los elementos básicos que contiene un diagrama de Gantt son los siguientes:
Las fechas de inicio y fin del proyecto
Este elemento es esencial para que tengas una idea más certera del tiempo que necesitas para acometer un determinado proyecto.
Las tareas
En este diagrama puedes incluir, en la planificación general, tanto las macrotareas como las microtareas que debes ejecutar. Se facilitan, por tanto, las acciones de revisión y control de las actividades, para garantizar que estas se desarrollen en tiempo y forma.
Los periodos de tiempo previstos
En el diagrama queda reflejado el tiempo de duración de las tareas, así como el momento preciso en el que debes inicializar su ejecución o finalizar la misma. Así se garantiza que el proyecto se termine en el tiempo planificado.
Las tareas interdependientes
Algunas de las tareas no dependen de la terminación de otras para su inicio, de modo que pueden ser programadas en cualquier etapa del proyecto. Sin embargo, existen otras que tienen una alta correlación e interdependencia. Esta correspondencia puedes indicarla en el diagrama de Gantt.
El progreso
El diagrama te muestra una vista general del grado de completitud del proyecto. Establece las tareas que se han finalizado, así como las que están en ejecución y las que están programadas para el futuro.
De esta forma, puedes saber ágilmente la cantidad de tareas que deben ser finalizadas para completar el proyecto, si se ha respetado la planificación realizada y si se podrá terminar en el tiempo previsto.
Ventajas de usar diagramas de Gantt en la gestión de proyectos
El uso del diagrama de Gantt para la gestión de proyectos te reporta múltiples ventajas; entre ellas puedes encontrar las siguientes:
Proporciona una mayor claridad organizativa
Tienes acceso a una vista general del proyecto, en la que están contenidas todas las tareas, subtareas y el tiempo de desarrollo. Asimismo, tienes la opción de saber quiénes son los responsables de su ejecución. Esto facilita la visualización de las actividades y del personal involucrado en el proyecto.
Favorece la comunicación entre los miembros del equipo
Que en todo momento podrán acceder a la vista general del proyecto, donde se muestra su progreso. El uso del diagrama de Gantt te sirve para actualizar de forma rápida y sencilla el estado de las tareas y del proyecto. Igualmente, te permite el reemplazo de algunas reuniones.
Ayuda a potenciar la colaboración y la motivación de los miembros del proyecto
Tener acceso al estado real del proyecto hace que los implicados en el desarrollo sean más conscientes de las tareas que tienen asignadas y de su dependencia con el resto; esto contribuye al aumento del rendimiento y a la adaptación a las necesidades del proyecto, minimizando la cantidad de retrasos registrados.
Permite realizar una gestión de tiempo optimizada
En este diagrama puedes indicar periodos de tiempo reales, por lo que esta herramienta de planificación contribuye a aprovechar eficientemente los recursos disponibles en la institución, sin perjudicar o solapar el tiempo de realización de los proyectos.
Permite hacer cambios o modificaciones de modo flexible
Te brinda la posibilidad de realizar un ajuste adecuado de las tareas y de los recursos asignados para su ejecución; en caso de existir cambios inesperados en el alcance del proyecto o en los tiempos de entrega.
En suma, un diagrama de Gantt resulta de gran utilidad para planificar y controlar la ejecución de las tareas de un proyecto dado. Con este instrumento tendrás una vista ampliada de las mismas, así como de los recursos que intervienen en su ejecución. Esta herramienta ayuda a mejorar la comunicación entre los integrantes del equipo de desarrollo y favorece el perfeccionamiento del rendimiento de los trabajadores.
En definitiva, los diagramas de Gantt te serán muy útiles en tu Project Management. Te servirán para gestionar adecuadamente proyectos de diferente naturaleza en cualquier sector en el que te desempeñes como profesional. Aprende a usarlos en tu máster en gestión de proyectos.
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