Es uno de los puntos esenciales acometer para la correcta gestión de los Sistemas de información en las compañías, tener un plan estratégico de los Sistemas de Información alineados a las necesidades del negocio.
Cuando hablamos de alineamiento al negocio y del plan estratégico de los sistemas de información, estamos hablando de todo el plan de sistemas no solo al corto plazo, si no al largo plazo, cuando estamos hablando de un plan estratégico de este tipo, se debe realizar a tres años, y con un foco muy claro en el primer año, por supuesto puede tener modificaciones, pero hay que tener muy claro cuál es el objetivo final del plan estratégico.
Cuando se diseña un plan estratégico de Sistemas de Información se divide en dos grandes grupos: Necesidades del Negocio y Necesidades de Sistemas de Información.
- Necesidades del negocio: Son aquellas necesidades que tiene el negocio, donde los sistemas de información, les pueda ayudar a alcanzar sus objetivos, o que la necesidad del negocio es la propia tecnología en sí misma.
- Necesidades de Sistemas de Información: Son requerimientos del negocio, percibidas por Sistemas de Información: Mejoras de CPD, mejoras de seguridad, , cambios tecnológicos, etc… Al final son mejoras en la tecnología, que no lo percibe el negocio, pero necesarias para el correcto funcionamiento del negocio.
Es función del CIO, elaborar este plan estratégico, estudiar las necesidades del negocio, y de Sistemas de información y plasmarlas en un plan estratégico. El plan estratégico de Sistemas de Información debe constar de las siguiente partes:
- Redacción de Necesidades de Negocio y Necesidades de Sistemas de Información.
- Selección de Proyectos.
- Despliegue del Plan.
- Gestión y Control del Plan.
¿Pero en qué consiste cada uno de estos puntos?
- Redacción de Necesidades de Negocio y Necesidades de Sistemas de Información (S.I): Necesidades tiene la organización en su conjunto y cada área en particular de Sistemas de Información. Esta tarea caerá más o menos bajo la responsabilidad de Sistemas de Información, dependiendo del modelo de gestión del área en la empresa. Cuanto más cerca esté del rol de proveedor de servicios, menos responsabilidad tendrá. Por el contrario, cuanto más cerca esté del rol de innovador, mayor responsabilidad tendrá como identificador de necesidades u oportunidades. Los recursos que aporta un área de S.I. a su compañía son capital humano e infraestructura. Ante las necesidades de la organización, S.I. siempre responderá aportando alguno de estos dos recursos o una combinación de ambos. Esas necesidades se cubrirán con proyectos concretos con un alcance y un plazo determinados.
- Selección de Proyectos: Para cubrir necesidades concretas de una o varias áreas o de la compañía en su conjunto, S.I. planifica proyectos con unos objetivos, unos recursos y unos plazos determinados. Los proyectos deben cumplir las siguientes características:
- Siempre relacionados con un objetivo estratégico (eficiencia, clientes, crecimiento, rentabilidad,…).
- Deben contar con un estudio de valoración de los beneficios obtenidos y un presupuesto.
- Acotados en alcance funcional o técnico y en tiempo.
- Debe contemplarse el consumo de los recursos previsto.
- Deben reflejarse con la prioridad correspondiente en el plan de S.I.
- Gestión de riesgos y afectación o dependencia de otros proyectos.
- Despliegue del plan: El conjunto de los proyectos y los planes de mantenimiento de los apartados anteriores es lo que configura el plan general de S.I. Ahora que el plan de S.I. está diseñado, hay que desplegarlo. Como si de un proyecto más se tratara, el despliegue requiere de unos plazos y un seguimiento.
El plan se habrá acordado por primera vez con la alta dirección, con la que se tendrá una reunión periódica con el fin de realizar un seguimiento del mismo. El plan requiere de una comunicación oficial a toda la empresa. Es muy importante transmitir sensación de control y claridad al resto de la organización.
- Gestión y control del plan: Una vez puesto en marcha, el plan es un proceso continuo. Igual que los proyectos, cuenta con unos plazos, un presupuesto global y unos recursos organizados. Deben realizarse revisiones periódicas del plan global y analizar las posibles desviaciones para introducir las correspondientes correcciones. La periodicidad de estas revisiones dependerá de cada empresa y cada área de S.I. Sin embargo, la recomendación es que se realicen al menos cada dos meses. De igual forma, deben realizarse revisiones del plan con la alta dirección y la frecuencia recomendada es de al menos cada 6 meses.
Cumplir con las tareas detalladas del plan de S.I. es cumplir con sus objetivos y, por lo tanto, cumplir con los objetivos estratégicos de la compañía.
Esta es toda la estructura en la que nos basamos en el Máster de Sistemas de Información y Tecnología Empresarial de IMF Business School, lo acompañamos de casos prácticos de como implantar una estrategia de Sistemas de Información y como el CIO se convierte en una pieza estratégica para la evolución de la compañía.
Gustavo López, Coordinador del Máster en Dirección de Sistemas de Información y Tecnología empresarial de IMF Business School.
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