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¿Por qué aplicar un cronograma a la gestión de proyectos?

La aplicación de un cronograma a la gestión de tus proyectos es una de las claves principales de su éxito. Su función para controlar todas las fases de la realización resulta fundamental para que puedas tomar las riendas de todo el proceso, con datos fiables y recogidos a la medida de tus necesidades organizativas.

Qué es un cronograma

Se trata de una herramienta gráfica que te ayuda a planificar cada una de las fases por las que pasa un proyecto, así como la organización de sus objetivos y tareas. Con su creación, puedes visualizar el grado de ejecución de cada una de ellas.

Por lo tanto, podemos decir que se trata de un recurso muy valioso para cualquier tipo de empresa. Ya que permite plasmar de manera muy visual todos los elementos relacionados con cada proyecto y su desarrollo.

A la hora de crear tu propia herramienta, también debes tener en cuenta que existen muchas ventajas para hacerlos como los diseños de cronogramas. El más típico es un eje de abscisas y coordenadas. Que representan las actividades y el tiempo a lo largo del periodo en que se distribuyen. De todos modos, en función de las características de tu proyecto, puedes optar por los diagramas de Gantt y PERT.

E, incluso, por el sistema critical path method, diseñado de manera específica para simplificar los proyectos más complicados y reducirlos, de forma que su control sea mucho más sencillo.

Sea cual sea la opción que escojas para crear esta herramienta, siempre debes tener en cuenta los siguientes aspectos para que resulte realmente efectiva:

  • El tipo de proyecto.
  • El alcance.
  • La información que deseas plasmar.
  • El uso que le darás.

Además, ten en mente que deberás revisarlo periódicamente para asegurarte de que lo adaptas a cada cambio que se pueda producir en el desarrollo del proyecto. De esta manera, será realmente efectivo a la hora de mejorar la productividad.

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Cómo se hace

Para que un cronograma sea realmente eficiente, es importante que te conciencies de la necesidad de realizarlo de manera profesional. Esto implica seguir los siguientes pasos.

  • La definición de objetivos, para saber exactamente a qué punto quieres llegar y qué necesitas hacer para lograrlo. Esto implica recurrir a las seis preguntas míticas dentro del mundo de la información: el qué, cuándo, cómo, dónde, por qué y con quién.
  • El siguiente paso es tener muy claras las acciones que necesitas lleva a cabo para la consecución de los objetivos antes señalados. Necesitarás definirlas una por una, por lo que puede resultar una buena idea usar las mismas preguntas que en el punto anterior en cada caso. Además, es muy importante que prestes atención a la secuenciación temporal de todas. Al delimitarlas en el tiempo, ya estarás preparado para dar el siguiente paso.
  • Una vez que ya tienes claros los objetivos y las acciones necesarias para llevarlos a cabo, es indispensable que plasmes toda esta información en una gráfica que te permita una consulta rápida en cada momento que sea necesario. Es en esta fase cuando debes recurrir a elementos tan habituales dentro del ámbito de la gestión de proyectos como el diagrama de Gantt o el PERT. Se convertirán, en todos los casos, en una especie de mapa mental de tu proyecto y, por lo tanto, en una garantía para seguir su desarrollo paso a paso.
  • Finalmente, el cuarto paso en la elaboración de cronogramas es su seguimiento. Es decir, la comprobación de que todas las actividades marcadas en las fases anteriores se materializan de manera adecuada o, en todo caso, deben modificarse para ser realmente efectivas.

Si cumples con rigurosidad lo marcado en cada uno de los pasos mencionados, podrás trabajar con una de las soluciones más efectivas a tu alcance. A la hora de establecer los puntos básicos y ventajas para un proyecto de éxito y controlar su desarrollo. Por lo tanto, merece la pena que dediques todo el tiempo que sea necesario al trabajo de todos los elementos de un cronograma. Ya que después podrás optimizar todas las tareas y reuniones establecidas de manera mucho más efectiva.

Cálculo de plazos

Sin duda, este es uno de los grandes retos a los que te tendrás que enfrentar a la hora de establecer un correcto programa para la elaboración de un proyecto. Calcular plazos de tiempo realistas para la consecución de cada una de las fases no es nada fácil. Ya que en muchos casos no se tiene la experiencia suficiente en una determinada tarea o, simplemente, el apremio por la entrega del trabajo juega una mala pasada.

Muchos profesionales recurren a aplicaciones que se pueden encontrar en el mercado y que calculan de manera automática las rutas de trabajo. De esta manera, les resulta mucho más fácil saber cuál será la duración final de un proyecto y poner una fecha de entrega.

De todos modos, es importante que seas consciente de que terminar las tareas en el momento marcado previamente en el calendario es poco menos que una utopía. Por el bien de los resultados finales del proyecto, es recomendable que planifiques los plazos dando un margen que resulte viable. Y, sobre todo, siendo muy flexible para poder adaptarte a cualquier inconveniente que surja en el proceso.

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Aplicación en proyectos

Para empezar, debes saber una ventaja. Que esta herramienta de gestión del tiempo en el desarrollo de un proyecto resulta especialmente recomendable en las empresas que cuentan con grandes equipos de trabajo, o cuya estructura de organización resulta compleja de entender.

También es imprescindible en proyectos a realizar en un plazo de tiempo determinado y con un coste ajustado. Asimismo, las organizaciones que se basan en la comunicación entre todas las personas involucradas y con diferentes roles encuentran en este tipo de diagramas una buena solución para la gestión de todas las tareas con garantías de organización.

El cronograma es una potente herramienta de gestión de proyectos, que facilita poder visualizar cada una de las fases y su adecuada realización. Si quieres saber más sobre nuestro máster de gestión no dudes en contactar con nosotros. Fórmate para ser un excelente gestor de proyectos con los conocimientos y las herramientas adecuados.

En definitiva, a la hora de dirigir la gestión de un proyecto y un equipo de profesionales, vas a necesitar aplicar un cronograma que ayuda a planificar cada una de las fases por las que pasa un proyecto. Ven e infórmate de las soluciones más interesantes con nuestro Master de gestión de proyectos en IMF Business School

 

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