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¿Por qué aplicar un cronograma a la gestión de proyectos?

La aplicación de un cronograma a la gestión de tus proyectos es una de las claves principales de su éxito. Su función para controlar todas las fases de la realización resulta fundamental para que puedas tomar las riendas de todo el proceso, con datos fiables y recogidos a la medida de tus necesidades organizativas.

Qué es un cronograma

Se trata de una herramienta gráfica que te ayuda a planificar cada una de las fases por las que pasa un proyecto, así como la organización de sus objetivos y tareas. Con su creación, puedes visualizar el grado de ejecución de cada una de ellas.

En consecuencia, podemos afirmar que es un recurso de gran valor para cualquier tipo de empresa, ya que permite representar de manera visual todos los aspectos relacionados con cada proyecto y su evolución.

A la hora de crear tu propia herramienta, también debes tener en cuenta que existen muchas ventajas para hacerlos como los diseños de cronogramas. El más típico es un eje de abscisas y coordenadas. Que representan las actividades y el tiempo a lo largo del periodo en que se distribuyen. De todos modos, en función de las características de tu proyecto, puedes optar por los diagramas de Gantt y PERT.

E, incluso, por el sistema critical path method, diseñado de manera específica para simplificar los proyectos más complicados y reducirlos, de forma que su control sea mucho más sencillo.

Sea cual sea la opción que escojas para crear esta herramienta, siempre debes tener en cuenta los siguientes aspectos para que resulte realmente efectiva:

  • El tipo de proyecto.
  • El alcance.
  • La información que deseas plasmar.
  • El uso que le darás.

Además, ten en mente que deberás revisarlo periódicamente para asegurarte de que lo adaptas a cada cambio que se pueda producir en el desarrollo del proyecto. De esta manera, será realmente efectivo a la hora de mejorar la productividad.

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Cómo se hace

Para que un cronograma sea realmente eficiente, es importante que te conciencies de la necesidad de realizarlo de manera profesional. Esto implica seguir los siguientes pasos.

  • La definición de objetivos, para saber exactamente a qué punto quieres llegar y qué necesitas hacer para lograrlo. Esto implica recurrir a las seis preguntas míticas dentro del mundo de la información: el qué, cuándo, cómo, dónde, por qué y con quién.
  • El próximo paso es tener claras las tareas que debes realizar para lograr los objetivos mencionados anteriormente. Debes definirlas una por una, por lo que puede ser útil utilizar las mismas preguntas mencionadas en el punto anterior para cada tarea. Además, es fundamental prestar atención a la secuencia temporal de todas las tareas. Al establecer una secuencia temporal para ellas, estarás listo para dar el siguiente paso.
  • Una vez que ya tienes claros los objetivos y las acciones necesarias para llevarlos a cabo, es indispensable que plasmes toda esta información en una gráfica que te permita una consulta rápida en cada momento que sea necesario. Es en esta fase cuando debes recurrir a elementos tan habituales dentro del ámbito de la gestión de proyectos como el diagrama de Gantt o el PERT. Se convertirán, en todos los casos, en una especie de mapa mental de tu proyecto y, por lo tanto, en una garantía para seguir su desarrollo paso a paso.
  • Finalmente, el cuarto paso en la elaboración de cronogramas es su seguimiento. Es decir, la comprobación de que todas las actividades marcadas en las fases anteriores se materializan de manera adecuada o, en todo caso, deben modificarse para ser realmente efectivas.
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Si cumples con rigurosidad lo marcado en cada uno de los pasos mencionados, podrás trabajar con una de las soluciones más efectivas a tu alcance. A la hora de establecer los puntos básicos y ventajas para un proyecto de éxito y controlar su desarrollo. Por lo tanto, merece la pena que dediques todo el tiempo que sea necesario al trabajo de todos los elementos de un cronograma. Ya que después podrás optimizar todas las tareas y reuniones establecidas de manera mucho más efectiva.

Cálculo de plazos

Sin duda, este es uno de los grandes retos a los que te tendrás que enfrentar a la hora de establecer un correcto programa para la elaboración de un proyecto. Calcular plazos de tiempo realistas para la consecución de cada una de las fases no es nada fácil. Ya que en muchos casos no se tiene la experiencia suficiente en una determinada tarea o, simplemente, el apremio por la entrega del trabajo juega una mala pasada.

Muchos profesionales recurren a aplicaciones que se pueden encontrar en el mercado y que calculan de manera automática las rutas de trabajo. De esta manera, les resulta mucho más fácil saber cuál será la duración final de un proyecto y poner una fecha de entrega.

Sin embargo, es fundamental estar consciente de que cumplir con las fechas límite previamente establecidas en el calendario es casi imposible. Para garantizar el éxito del proyecto, es recomendable planificar los plazos con un margen realista. Y, sobre todo, mantener una actitud flexible para poder hacer frente a cualquier imprevisto que surja durante el proceso.

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Aplicación en proyectos

Para empezar, debes saber una ventaja. Que esta herramienta de gestión del tiempo en el desarrollo de un proyecto resulta especialmente recomendable en las empresas que cuentan con grandes equipos de trabajo, o cuya estructura de organización resulta compleja de entender.

También es imprescindible en proyectos a realizar en un plazo de tiempo determinado y con un coste ajustado. Asimismo, las organizaciones que se basan en la comunicación entre todas las personas involucradas y con diferentes roles encuentran en este tipo de diagramas una buena solución para la gestión de todas las tareas con garantías de organización.

El cronograma es una potente herramienta de gestión de proyectos, que facilita poder visualizar cada una de las fases y su adecuada realización. Si quieres saber más sobre nuestro máster de gestión no dudes en contactar con nosotros. Fórmate para ser un excelente gestor de proyectos con los conocimientos y las herramientas adecuados.

En definitiva, a la hora de dirigir la gestión de un proyecto y un equipo de profesionales, vas a necesitar aplicar un cronograma que ayuda a planificar cada una de las fases por las que pasa un proyecto. Ven e infórmate de las soluciones más interesantes con nuestro Master de gestión de proyectos en IMF. 

Referencias

Bibliografía

“Work, Wages, and Profits” es un libro escrito por Henry Gantt en 1915. En este libro, Gantt habla sobre la importancia de la planificación y control en la administración de proyectos y cómo los cronogramas son una herramienta esencial en este proceso.

Gantt argumenta que los cronogramas permiten a los administradores de proyectos planificar y controlar el trabajo, distribuir recursos de manera eficiente y garantizar que los proyectos se completen dentro del plazo y presupuesto establecidos. Además, Gantt también habla sobre cómo los cronogramas pueden ser utilizados para identificar problemas en un proyecto y tomar medidas para resolverlos.

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