{"id":2407,"date":"2017-08-08T10:39:54","date_gmt":"2017-08-08T08:39:54","guid":{"rendered":"https:\/\/blogs.imf-formacion.com\/blog\/mba\/?p=2407"},"modified":"2020-06-22T19:27:40","modified_gmt":"2020-06-22T17:27:40","slug":"guia-reuniones-de-trabajo","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/blogs.imf-formacion.com\/blog\/mba\/guia-reuniones-de-trabajo\/","title":{"rendered":"Gu\u00eda para planificar reuniones de trabajo efectivas"},"content":{"rendered":"
\r\n\t\r\n<\/a><\/div>

\"planificar<\/a><\/p>\n

La comunicaci\u00f3n en las empresas es clave para lograr los resultados previstos. Las reuniones de trabajo son una de las herramientas para que los equipos compartan informaci\u00f3n, estrategia y plan de acci\u00f3n.<\/p>\n

Pero \u00bfes bueno reunirse para todo? \u00bfes productivo que todo el mundo acuda a todas las reuniones? \u00bfes aceptable improvisar reuniones de un momento a otro sin planificaci\u00f3n previa? \u00bfEs sensato organizarlas sin un orden del d\u00eda y a lo que salga?<\/em><\/p>\n

 <\/em>Si quieres llegar r\u00e1pido, camina solo; si quieres llegar lejos, camina en grupo\u00bb<\/p><\/blockquote>\n

Existen muchos tipos de reuniones de trabajo: diarias y anules, planificadas e improvisadas, informativas o resolutivas, por lo que parece imposible aplicar recomendaciones  comunes para que todas las reuniones sean efectivas.<\/p>\n

Nada tiene que ver una reuni\u00f3n que dura unos minutos, que se celebra todos los d\u00edas a la misma hora, por ejemplo, la planificaci\u00f3n del d\u00eda de un departamento comercial, que otra de todo un comit\u00e9 de direcci\u00f3n que se re\u00fane una vez al a\u00f1o, que dura varios d\u00edas y donde los directivos se \u00abencierran\u00bb para definir el presupuesto o la estrategia futura de la empresa.<\/p>\n

Como nada tienen en com\u00fan  una de urgencia para solventar un problema surgido, que una planificada con un orden del d\u00eda establecido previamente.<\/p>\n

 Igual que el m\u00e9dico no prescribe lo mismo para un resfriado que para un c\u00e1ncer, nuestras reuniones tampoco pueden estar sometidos a las mismas reglas. <\/em><\/p>\n

100 tips para lograr buenas reuniones de trabajo<\/h2>\n

Os detallamos un recetario de 100 propuestas que podr\u00e9is chequear para tener buenas reuniones.<\/p>\n

Lo hemos dividido en: antes, durante y despu\u00e9s, y cada uno de estos apartados tienen sus propios bloques a tener en consideraci\u00f3n.<\/p>\n

Antes de la reuni\u00f3n<\/h3>\n

Objeto
\n <\/u><\/strong><\/h4>\n
    \n
  1. Que se hagan solo si son necesarias.<\/li>\n
  2. Debe tener un fin o pretensi\u00f3n definida a priori.<\/li>\n
  3. Definir un tema central o varios bien identificados en la convocatoria.<\/li>\n
  4. Que cada participaci\u00f3n definida en la agenda tenga un prop\u00f3sito.<\/li>\n<\/ol>\n

    Convocatoria<\/h4>\n
      \n
    1. Debe haber un responsable de coordinar y convoca.<\/li>\n
    2. Que la convocatoria se haga por canales que estamos seguros que se ven.<\/li>\n
    3. Que quede definida en la convocatoria un orden del d\u00eda.<\/li>\n
    4. Convocar a las personas que deben estar.<\/li>\n
    5. En la convocatoria se determine el lugar: direcci\u00f3n, planta y piso.<\/li>\n
    6. Que conste en la notificaci\u00f3n la hora de inicio y la de fin.<\/li>\n
    7. Que la notificaci\u00f3n tengan acceso los asistentes: carteles, email, mensaje.<\/li>\n
    8. Adjuntar a la convocatoria los documentos que hay que leer antes.<\/li>\n
    9. Que sean convocadas con tiempo, evitar las reuniones improvisadas.<\/li>\n
    10. Considerar la disponibilidad de todos.<\/li>\n
    11. Que si es continuaci\u00f3n de una reuni\u00f3n previa se haga referencia a ese hecho.<\/li>\n
    12. Que en la convocatoria se deje un espacio para ruegos y preguntas.<\/li>\n<\/ol>\n

      Asistentes<\/h4>\n
        \n
      1. No convocar a personas que no tienen nada que ver ni aportar<\/li>\n
      2. Confirmar por tel\u00e9fono la asistencia de participantes clave.<\/li>\n
      3. Que conste en la convocatoria si se refiere a un grupo de trabajo.<\/li>\n
      4. Todos deben tener conocimiento del perfil de expositores clave.<\/li>\n
      5. Identificar los puestos, rol y responsabilidades de los participantes.<\/li>\n<\/ol>\n

        Tiempos<\/h4>\n
          \n
        1. Que se sepa lo que va a dura.<\/li>\n
        2. Que la convocatoria sea a una hora oportuna para la mayor\u00eda.<\/li>\n
        3. Hacerla en horarios de trabajo, porque reunirse es trabajo.<\/li>\n
        4. En la convocatoria se debe asignar los tiempos a los temas y expositores.<\/li>\n
        5. Que se no sean en d\u00edas y lugares imposibles e incompatibles.<\/li>\n<\/ol>\n

          Log\u00edstica<\/h4>\n
            \n
          1. Coordinar la log\u00edstica que se necesitar\u00e1.<\/li>\n
          2. Supervisar que est\u00e1 todo listo antes de que lleguen las personas.<\/li>\n
          3. Usar herramientas de gesti\u00f3n de agendas, como Cita Outlook.<\/li>\n
          4. Si hay parking pr\u00f3ximo y disponible, se indique su ubicaci\u00f3n.<\/li>\n
          5. Si se puede acceder en transporte p\u00fablico conste en la convocatoria.<\/li>\n
          6. Que se tenga en consideraci\u00f3n facilidad de acceso, horario de atascos, etc.<\/li>\n
          7. Si los convocados vienen de fuera se les debe facilitar hospedaje, transporte…<\/li>\n
          8. Hacer check list de los 4 aspectos m\u00e1s importantes: participantes, agenda de la convocatoria, espacio f\u00edsico y materiales.<\/li>\n<\/ol>\n

            Durante la reuni\u00f3n<\/h3>\n
              \n
            1. Agradecer la asistencia.<\/li>\n<\/ol>\n

              Tiempos<\/h4>\n
                \n
              1. Que se sea puntual y todos lleguen a la hora que tienen que llegar.<\/li>\n
              2. Respetar los tiempos establecidos, de inicio, de fin, de cada tema.<\/li>\n
              3. Que en los primeros minutos se revise y recuerde la planificaci\u00f3n.<\/li>\n<\/ol>\n

                Log\u00edstica<\/h4>\n
                  \n
                1. Que alguien haga la funci\u00f3n de moderador.<\/li>\n
                2. Debe haber agua, unos caramelos, etc. que cubran necesidades de asistentes.<\/li>\n
                3. Que si algo falla, se tenga plan B, por ejemplo, un ordenador suplente.<\/li>\n
                4. Evitar distracciones, como televisiones, m\u00fasica , celulares.<\/li>\n
                5. Que la sala, las mesas, las sillas, el audio, todo sea confortable.<\/li>\n
                6. Que la ubicaci\u00f3n f\u00edsica de la sala fomente la participaci\u00f3n y el di\u00e1logo.<\/li>\n
                7. Usar tecnolog\u00edas como videoconferencia para evitar costosos viajes.<\/li>\n
                8. Que se venga con los temas preparados.<\/li>\n
                9. No mezclar comidas informales con reuniones formales.<\/li>\n
                10. Que no haya \u00abcorrillos\u00bb que hablen en paralelo y lo conviertan en un gallinero.<\/li>\n
                11. Alguien se debe encargar de poner por escrito lo hablado: acta, resumen\u2026<\/li>\n
                12. Que las reuniones sean tan cortas como sea posible.<\/li>\n
                13. Los asistentes tengan papel y bol\u00edgrafo para tomar notas.<\/li>\n
                14. Que se hablen todos los temas planificados, dando su tiempo a cada uno.<\/li>\n
                15. Organizar las ponencias por orden de los temas.<\/li>\n
                16. Si se usan presentaciones, sean visuales, esquem\u00e1ticas, no un \u00abladrillo\u00bb.<\/li>\n
                17. Que haya una secuencia l\u00f3gica: presentaci\u00f3n, avance y colof\u00f3n.<\/li>\n
                18. Innovar en las din\u00e1micas de equipo: talleres, roleplay.<\/li>\n
                19. Llegar a conclusiones concretas y se establezca un plan de acci\u00f3n.<\/li>\n<\/ol>\n

                  Intervenciones<\/h4>\n
                    \n
                  1. Que se ajuste al orden del d\u00eda previsto.<\/li>\n
                  2. Que quien debe participar y tenga cosas que decir lo haga.<\/li>\n
                  3. Supervisar las presentaciones antes para cerciorarse que todo est\u00e9 OK.<\/li>\n
                  4. No interrumpir a los otros cuando hablan.<\/li>\n
                  5. Que se sea breve y conciso.<\/li>\n
                  6. Hacer incidencia en los temas realmente importantes.<\/li>\n
                  7. Que las presentaciones sean atractivas de seguir.<\/li>\n
                  8. Generar debate enriquecedor.<\/li>\n
                  9. Que haya consenso en la toma de decisiones.<\/li>\n<\/ol>\n

                    Actitudes<\/h4>\n
                      \n
                    1. Que cada participante respete su rol y responsabilidad (l\u00edder, moderador).<\/li>\n
                    2. Que nadie monopolice la reuni\u00f3n y se deje espacio para todos.<\/li>\n
                    3. Cuestionar las ideas, sin humillar a las personas.<\/li>\n
                    4. Debe haber cortes\u00eda hacia los otros en palabras y gestos.<\/li>\n
                    5. Dejar tiempo para generar ideas, para debatir, para tomar decisiones.<\/li>\n
                    6. Cuidar el uso de la palabra evitando interrupciones.<\/li>\n
                    7. Que las intervenciones busquen algo m\u00e1s que complacer a los jefes.<\/li>\n
                    8. Fomentar la participaci\u00f3n evitando los miedos a exponer.<\/li>\n
                    9. Que las diferencias de opini\u00f3n se resuelvan con respeto.<\/li>\n
                    10. Hacer cr\u00edticas constructivas.<\/li>\n
                    11. Que las rencillas personales se aparquen, esto es trabajo.<\/li>\n
                    12. Que nadie quiera tener un protagonismo que no le corresponde.<\/li>\n
                    13. Que se perciba como un gasto de tiempo \u00fatil.<\/li>\n
                    14. Emplear herramientas colaborativas de gesti\u00f3n de tareas.<\/li>\n
                    15. Dejar tiempo final de rueda de dudas, comentarios y sugerencias.<\/li>\n
                    16. Que alguien neutral tome notas objetivas de los asuntos tratados.<\/li>\n
                    17. Llegar a conclusiones, se sinteticen y prioricen.<\/li>\n
                    18. Establecer indicadores de seguimiento de los acuerdos.<\/li>\n
                    19. Definir la agenda siguiente antes de acabar la reuni\u00f3n.<\/li>\n
                    20. Agradecer la participaci\u00f3n.<\/li>\n<\/ol>\n

                      Despu\u00e9s de la reuni\u00f3n<\/h3>\n

                      Log\u00edstica<\/h4>\n
                        \n
                      1. Que los interesados reciban por escrito las conclusiones a las que se lleg\u00f3.<\/li>\n
                      2. La memoria de la reuni\u00f3n debe llegar m\u00e1ximo los 2 d\u00edas siguientes.<\/li>\n
                      3. Hacer part\u00edcipes de las conclusiones incluso a los ausentes afectados.<\/li>\n
                      4. Que la siguiente reuni\u00f3n empiece donde cerr\u00f3 la anterior, actas previas.<\/li>\n<\/ol>\n

                        Seguimiento<\/h4>\n
                          \n
                        1. Que quien haya asumido el rol de monitorear los acuerdos, lo haga.<\/li>\n
                        2. Cumplir la calendarizaci\u00f3n de los hitos.<\/li>\n
                        3. Delegar tareas con orden (c\u00f3mo, qui\u00e9n, cu\u00e1ndo, para qu\u00e9).<\/li>\n
                        4. Evaluar si se lograron los objetivos previstos en la reuni\u00f3n.<\/li>\n
                        5. Que haya recordatorio en caso de incumplimientos y temas pendientes.<\/li>\n
                        6. Redefinir lo que no se remat\u00f3.<\/li>\n
                        7. Facilitar un espacio informal despu\u00e9s de la reuni\u00f3n (ejemplo, catering).<\/li>\n
                        8. Que cada persona a la que se le asignaron funciones las acate.<\/li>\n
                        9. Que la puesta en marcha de las acciones de mejora provoque el efecto deseado.<\/li>\n
                        10. En la siguiente reuni\u00f3n se deben volver a considerar los puntos anteriores.<\/li>\n<\/ol>\n

                          Quiz\u00e1s aplicando algunos de los tips anteriores nos quitamos de encima: al compa\u00f1ero que trata de hacer de la reuni\u00f3n de trabajo una jornada de amigos de bar, o al que nos aborda en el despacho con sus temas provocando reuniones improvisadas cuando nosotros andamos enfrascados en los nuestros o al jefe aburrido que pone las reuniones en d\u00edas que pertenecen a  nuestras familias, o al trepa que al juntarse en equipo trata siempre de demostrar que el vale y los dem\u00e1s no, o a tanta fauna que nos encontramos en las empresas y que con orden y planificaci\u00f3n lograremos neutralizar o sacar lo mejor de cada uno de ellos.<\/p>\n

                          Las reuniones como insrumento de trabajo<\/h2>\n

                          Todos alguna vez hemos asistido a reuniones de trabajo aburridas, innecesarias, de las que salimos con malas vibraciones y sensaci\u00f3n de haber perdido el tiempo, pero no por ello vamos a quitarle su valor como herramienta de trabajo en equipo<\/a>, instrumento necesario para construir climas de colaborativos eficaces y eficientes.<\/p>\n

                          Las reuniones de trabajo <\/em>permiten monitorear y avanzar en el seguimiento de los proyectos empresariales, adem\u00e1s de ser espacios de aprendizaje entre compa\u00f1eros, pues nos permiten saber en qu\u00e9 \u00abguerra\u00bb andan los otros, yendo en un \u00abtodos a una\u00bb, aunando esfuerzos para la resoluci\u00f3n conjunta de los problemas.<\/p>\n

                          Escuchando y compartiendo con los compa\u00f1eros, evitaremos solapes en funciones y acciones, sentiremos que no vamos solos, que los problemas de los otros no son tan diferentes a los nuestros, generando un espacio de inclusi\u00f3n y participaci\u00f3n.<\/p>\n

                          Posiblemente si decimos las cosas p\u00fablicamente en una reuni\u00f3n, nuestro grado de compromiso y cumplimiento ser\u00e1 superior.<\/p>\n

                          Qu\u00e9 se debe evitar en las reuniones de trabajo<\/h2>\n

                          Y ya que hemos hablado de los que \u00abs\u00edes\u00bb, mencionemos lo que no debe hacerse en una reuni\u00f3n:<\/p>\n

                            \n
                          • Si se puede tratar individualmente, \u00bfpara qu\u00e9 hacerlo entre todos?<\/li>\n
                          • Si ya es un tema decidido en firme, \u00bfpara qu\u00e9 volverlo a abrir?<\/li>\n
                          • Si el asunto requiere prepararlo, \u00bfpara qu\u00e9 convocar la reuni\u00f3n de inmediato?<\/li>\n
                          • Si se puede resolver por correo o por tel\u00e9fono, \u00bfpara qu\u00e9 juntarnos?<\/li>\n
                          • Si el tema no es prioritario y andamos liados, \u00bfpara qu\u00e9 quitar tiempo a todos?<\/li>\n<\/ul>\n

                            Si planificamos reuniones de trabajo, hag\u00e1moslo bien: con un objetivo, con orden, con respeto, con conclusiones, con seguimiento, con los QU\u00c9S y los PORQU\u00c9S claros.<\/p>\n

                             <\/strong>Lograr reuniones de trabajo eficientes es una cuesti\u00f3n; de sentido com\u00fan, de pensar antes de convocar, de orden en el desarrollo, de ser cr\u00edticos para reconocer si se lograron o no los objetivos, de hacer seguimiento del cumplimiento de los acuerdos, con el tiempo de todos, que es un jefe exigente, marcando el ritmo. <\/em><\/p>\n

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