Al ver el título de esta entrada podemos pensar que estoy hablando de un tema de lengua castellana, pero no, estamos tratando un aspecto fundamental dentro del temario del master en prlo master oficial en prl.
Comunicación Verbal
En dicha comunicación, la eficacia en la transmisión de un mensaje es directamente proporcional al grado de credibilidad que el receptor otorga al emisor. Es decir, la garantía de que un mensaje será decodificado en el sentido en el que se emite depende de la predisposición que tiene el receptor a creer lo que está escuchando. El mensaje por sí mismo, por muy objetivo que pretendamos que sea, viene determinado por la subjetividad de la interpretación que mutuamente hacen de él los participantes.
La credibilidad es una categoría del emisor, no del mensaje transmitido y se muestra a través de:
– La expresión del rostro (mirada al receptor).
– El tono de voz.
– El ambiente físico (sobre todo ruidos).
– La afabilidad.
– La preocupación por el hecho de que el receptor entienda.
– La predisposición a convertirse, a su vez, en receptor.
– La naturalidad.
La credibilidad del emisor debe estar correspondida con la credibilidad del receptor como tal, con la manifestación por parte de este último de que el mensaje es aceptado.
No suele potenciar el fenómeno comunicativo el que el mensaje sea recibido por un receptor que:
– Se muestra poco interesado por el tema o por el emisor.
– No mira al emisor.
– Está constantemente manifestando que “eso ya lo sabía”.
– Desea acelerar el proceso de transmisión del mensaje.
– En lugar de escuchar prepara su respuesta.
– Desvirtúa, malinterpreta deliberadamente el mensaje, etc.
Comunicación Escrita
En la comunicación escrita deben quedar muy claras tres indicaciones:
– Quién hace la acción.
– Qué acción debe hacerse.
– Sobre qué cosa o aspecto debe recaer la acción.
Todo texto escrito debe planificarse cuidadosamente. Debe tener una introducción en la que se exponga aquello que se va a decir; un cuerpo principal en el que se desarrolle el tema y, por último, una conclusión, que es decisiva: si es muy larga, imprecisa u oscura puede fatigar la atención del lector.
Ante todo, tenemos que escribir para comunicarnos. Para que nos entiendan tenemos que escoger nuestras palabras con cuidado para que el receptor las comprenda con rapidez y facilidad.
Se enumeran a continuación unas normas generales a tener en cuenta en la redacción de los textos escritos:
- Utilice palabras expresivas.
- Emplee palabras de gran capacidad semántica: conocidas, capaces de ser comprendidas fácilmente.
- Escoja palabras adecuadas a la población que debe leerlas.
- Debe utilizar palabras de uso frecuente.
- Procure no repetir las mismas palabras.
- Utilice frases cortas: tienen mayor probabilidad de ser comprendidas que las frases largas. Hacen la lectura más clara y rápida.
- Respete el orden normal de la frase: sujeto, verbo y complemento.
- Evite los detalles excesivos: no incluya demasiadas ideas o detalles en una sola oración.
- Construya oraciones que tengan unidad: una oración no debería contener más que una idea principal. Una oración no tendrá unidad si incluye ideas que no estén relacionadas entre sí.
- Utilice oraciones positivas: una oración positiva es la que destaca lo agradable en lugar de lo desagradable, lo favorable sobre lo desfavorable.
- Escriba para decir alguna cosa y no para causar una mera impresión.
- Utilice el estilo “hablado”, el estilo oral, ya que destaca por su claridad.
- Prefiera lo simple a lo complejo.
Ventajas e inconvenientes de la comunicación escrita
VENTAJAS:
– Es mejor que la comunicación verbal para transmitir hechos y opiniones.
– Es mejor para mensajes difíciles o complicados. Permite ser revisada.
– Es útil cuando se necesita llevar un registro al que hacer referencia en un momento posterior.
– Puede planificarse cuidadosamente y estudiarse antes de ser transmitida.
INCONVENIENTES:
– Es más costosa y hay que dedicarle más tiempo.
– No hay retroinformación o ésta tarda en llegar.
– Hay individuos a los que no les gusta leer.
– Nunca se puede estar seguro de que el mensaje se ha leído.
– Carece de la parte afectiva que toda comunicación necesita.
Comunicación Interna
En estudios psicosociales realizados se constata la importancia de la comunicación interna, llegándose a postular que la solución de la mayor parte de los problemas organizacionales pasa por una mejora en los canales de comunicación y por un incremento de la información a transmitir.
Actualmente coexisten al menos tres formas de entender la comunicación interna, que se corresponden con distintas etapas en el desarrollo de las organizaciones:
a) La comunicación interna es un fenómeno fundamentalmente intuitivo, inherente a la naturaleza humana.
b) En una segunda fase el nivel de complejidad de las organizaciones exige la sistematización de sus comunicaciones internas.
c) En una tercera fase, la comunicación se empieza a entender como un vehículo que debe contribuir de forma activa a la transformación de una organización, facilitando el proceso de cambio.
Existe una actitud negativa de las organizaciones hacia la comunicación interna. Esto es consecuencia de una serie de hábitos y normas tradicionales en nuestras empresas.
Ventajas de la comunicación interna
– Mejora de la productividad.
– Desaparecen los rumores.
– Se incrementa la participación.
– Se reducen costes.
– Hace aumentar el sentimiento de pertenencia.
– Contribuye a crear una cultura de empresa propia.
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