En primer lugar se deberán determinar los puestos que han de ser objeto de la evaluación. Para ello se aplicarán los criterios dados en la Guía Técnica del INSHT para interpretar el alcance de los Artículos 1 y 2 del Real Decreto 488/1997 (exclusiones y definición de “pantalla de visualización”, “puesto de trabajo” y “trabajador”).
En segundo lugar, se determinará el tipo de evaluación a realizar ya que el método debe ser apropiado a la complejidad del puesto y al tipo de trabajo realizado. Así pues, se proponen tres clases o niveles de evaluación:
. El primer nivel: consiste en la aplicación de un test (el propuesto en la Guía del INSHT u otro similar) que puede resultar suficiente para la mayoría de las actividades de oficina; su aplicación permite identificar rápidamente las principales deficiencias que pueden incidir negativamente en la salud o el bienestar del usuario, sin emplear ni recursos técnicos ni humanos desproporcionados, así como orientar las correspondientes medidas preventivas.
. El segundo nivel: cuando en la aplicación del citado test se presenten situaciones dudosas, se debería realizar una segunda evaluación restringida a los aspectos y puestos cuya adecuación no se haya podido determinar mediante la aplicación de un test o lista de chequeo. Se puede encontrar una información extensa en el Manual de normas técnicas para el diseño ergonómico de puestos con pantallas de visualización editado por el Instituto Nacional de Seguridad e Higiene en el Trabajo, así como en las partes aprobadas de las normas técnicas UNE-EN 29241 y UNE-EN-ISO 9241. El tipo de puesto de este nivel podría ser el ocupado por un trabajador con características especiales: mujer embarazada, persona minusválida, etc.
. El último nivel: se aplica en actividades donde puedan aparecer riesgos particulares o la seguridad para terceras personas pueda constituir un factor crítico. Se realiza un estudio ergonómico exhaustivo del puesto. Éste sería el caso de las actividades de control de tráfico aéreo, salas de control de grandes plantas industriales o centrales de energía, etc.
El estudio ergonómico en profundidad requerirá la intervención de un experto o grupo multidisciplinar así como la utilización de metodologías especiales de análisis. Una buena base de conocimientos para este nivel se encuentra en las citadas normas del nivel anterior. El empleo de estos recursos sólo se justifica en casos muy concretos.
Si bien el Real Decreto 488/1997 establece la obligación de evaluar los requisitos de diseño y acondicionamiento ergonómico del equipo, el entorno y la interconexión ordenador-persona (estableciendo criterios mínimos de valoración en su Anexo), no incluye la verificación ergonómica de la organización del trabajo, que es recomendada para su evaluación ergonómica por la mencionada Guía técnica.
La Guía técnica que desarrolla el RD 488/1997, incluye un “test para la evaluación de puestos con pantallas de visualización” y recomienda su uso mediante la aplicación informática PVCHECK desarrollada por el Instituto Nacional de Seguridad e Higiene en el Trabajo. Cuando su uso no fuese suficiente (por ejemplo, puestos ocupados por trabajadores con características especiales: discapacitados, mujeres embarazadas, etc.) o se presenten situaciones dudosas o, a juicio del responsable de la evaluación, convenga realizar análisis más detallados de algunos aspectos la Guía técnica sugiere recurrir a las fuentes citadas al final de la misma.
El “test para la evaluación de puestos con pantallas de visualización” integra los requerimientos legales existentes con una serie de instrucciones para realizar su evaluación, y con las indicaciones necesarias para comprobar el grado de cumplimiento del Real Decreto 488/1997, constituyendo una autentica metodología para la evaluación específica de los riesgos derivados de los puestos de trabajo con pantallas de visualización de datos.
Los criterios para la evaluación y acondicionamiento que recoge el “test para la evaluación de puestos con pantallas de visualización” son:
1. El equipo informático:
La pantalla: para evaluar y acondicionar la pantalla, ésta debe satisfacer los siguientes requisitos:
1. Ajuste de la orientación del monitor (el usuario debe poder girar, inclinar y balancear la pantalla o su soporte a voluntad y con facilidad con objeto de evitar los reflejos y mantener una postura de trabajo natural).
2. Polaridad de la imagen (el usuario debe poder elegir la polaridad de la imagen, positiva [caracteres oscuros sobre fondo claro] o negativa [caracteres brillantes sobre fondo oscuro] ya que cada forma de representación tiene sus ventajas e inconvenientes: con polaridad positiva los reflejos son menos perceptibles y se obtiene fácilmente el equilibrio de luminancias respecto a otras partes de la tarea, en tanto que con polaridad negativa el parpadeo es menos perceptible y la legibilidad es mejor para las personas con menor agudeza visual).
3. Representación de la información en pantalla (los caracteres deben presentarse en la pantalla bien definidos y configurados de forma clara con unas dimensiones suficientes, y con una separación entre los caracteres y entre los renglones que permitan su clara distinción y legibilidad).
4. Luminosidad y contraste de los caracteres (para lograr las condiciones de visibilidad y legibilidad adecuadas en cada caso, el usuario debe poder ajustar tanto el brillo como el contraste de la pantalla, con el fin de adaptarlos fácilmente a las condiciones del entorno y al grado de luminosidad de los otros componentes de la tarea).
5. Estabilidad de la imagen (la imagen debe mantenerse estable, sin parpadeos, oscilaciones o centelleos indeseables).
6. Los reflejos en la pantalla (los reflejos interfieren la legibilidad de la pantalla y son fuente de molestias visuales para el operador. Por ello el monitor ha de ser orientable y la pantalla ha de tener un tratamiento antirreflejos o bien incorporar un filtro antirreflejo apropiado).
7. Requisitos para pantallas en color (debe evitarse la representación de textos y gráficos simples en colores extremos del espectro (rojo y azul saturados) simultáneamente cuando no se requieran gradaciones continuas de tonalidad o apariencia fotográfica de lo representado dado que someten al usuario a esfuerzos excesivos de acomodación, causando efectos indeseables de profundidad. Este requisito debe ser contemplado en el diseño de la interconexión ordenador-persona o programas de ordenador).
El teclado: ciertas características del teclado, tales como su altura, inclinación, etc., pueden influir en la adopción de posturas incorrectas del usuario y en la aparición de trastornos musculoesqueléticos en sus miembros superiores. Los principales requisitos que debe reunir el teclado para prevenir dichos problemas son los siguientes:
1. Deberá ser inclinable e independiente de la pantalla para permitir que el trabajador adopte una postura cómoda que no provoque cansancio en los brazos o las manos.
2. Tendrá que haber un soporte o reposamuñecas delante del teclado (estable y de idéntico tamaño al teclado o habilitar un espacio similar en la mesa) de al menos 5 cm (10 cm es más recomendable) para que el usuario pueda apoyar los brazos y las manos.
3. La superficie del teclado deberá ser mate para evitar los reflejos.
4. La disposición del teclado y las características de las teclas deberán tender a facilitar su utilización.
5. Los símbolos de las teclas deberán resaltar suficientemente y ser legibles desde la posición normal de trabajo.
El ratón: junto al teclado, constituye actualmente uno de los principales dispositivos de entrada de datos. Las características más importantes que debe reunir son las siguientes:
1. El diseño debe adaptarse todo lo posible a la anatomía de la mano (formas redondeadas, sin aristas ni esquinas).
2. El tamaño del cuerpo del ratón debe corresponder al 5 percentil de la población de usuarios (las tallas más pequeñas de las manos).
3. El movimiento transmitido al cursor de la pantalla debe seguir satisfactoriamente el realizado con el ratón.
2. El puesto de trabajo:
El asiento: La preocupación ergonómica por los asientos surge de que tres cuartas partes de los trabajadores trabajan sentados. El asiento ha de proporcionar estabilidad y confort para evitar que el trabajador adopte posturas incómodas que degeneren en trastornos musculoesqueléticos, lo que se asegura con unas características mínimas que permitan un reparto adecuado de las presiones debidas al peso del trabajador sobre las distintas superficies que constituyen el asiento:
1. Altura e inclinación del asiento y del respaldo regulables.
2. Apoyo adecuado para la parte inferior de la espalda (zona lumbar).
3. Base rígida acolchada.
4. Tapizado en tela flexible y transpirable.
5. Borde delantero de la base inclinado.
6. Cinco patas con ruedas (la resistencia de las ruedas a iniciar el movimiento debe evitar desplazamientos involuntarios).
7. Apoyabrazos planos con rebordes redondeados y tamaño suficiente para permitir el apoyo del antebrazo.
8. Todos los mecanismos de ajuste deben ser fácilmente manejables desde la posición de sentado, y estar construidos a prueba de cambios no intencionados.
En los casos donde la altura de la silla no permita al usuario descansar sus pies en el suelo es necesario utilizar un reposapiés.
Mesa o soporte de trabajo: las dimensiones de la mesa deben ser suficientes para permitir la colocación flexible de los componentes de la tarea y contar con espacio reservado para las piernas en función de los trabajadores de mayores dimensiones antropométricas (percentil 95). La colocación de la pantalla debe hacerse de manera que su área útil pueda ser vista bajo un ángulo comprendido entre la línea de visión horizontal y la trazada a 60 grados bajo la horizontal. En el plano horizontal, se recomienda que la pantalla esté colocada dentro de un ángulo de 120 grados respecto a los ojos del usuario. La distancia de la pantalla a los ojos del usuario no debe ser inferior a 40 cm, siendo recomendable emplear distancias de unos 60 cm.
El empleo de un atril puede ser especialmente útil en aquellas tareas donde se necesita combinar la visualización de la pantalla y la lectura de documentos. Los principales requisitos que debe reunir son los siguientes:
1. Ser ajustable en altura, inclinación y distancia.
2. Tener suficiente tamaño para acomodar los documentos.
3. 
El soporte del documento debe ser opaco y tener una superficie de baja reflectancia.
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