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Protocolo de contingencia frente al Coronavirus en las empresas

El COVID 19 ha marcado nuestras vidas con una interrupción brutal de la actividad mundial. Y ya van 3 meses desde que la enfermedad producida por el coronavirus SARS-CoV-2 paralizó las empresas no consideradas como servicios esenciales, generando en muchos casos problemas de liquidez y rentabilidad.

En junio se ha pasado a otra fase, poco a poco ¨estamos volviendo a reabrir negocios y el ritmo paralizado de las ciudades».
En esta nueva normalidad nos hemos demostrado en tiempo récord nuestra capacidad de cambiar hábitos asumiendo como común ir con mascarilla o evitar el contacto físico.

Para que las empresas puedan retomar su actividad física, superando la etapa del teletrabajo, es necesario poner en marcha los ¨Protocolos de trabajo frente al Covid 19¨.

Los protocolos Covid 19 no son un capricho de los estados para hacer más difícil a sus empresas el retomar su actividad. SU OBJETIVO ES EVITAR la propagación del Covid en las empresas, identificando, analizando y mitigando los riegos de propagación. Para ello, hay que implimenter las mejores prácticas para salvaguardar la salud de colaboradores, clientes, proveedores y cualquier otra persona que tenga contacto PARA qué el esfuerzo de toda la sociedad quedándose en casa.

Los protocolos están redactados de acuerdo con recomendaciones de organismos internacionales y nacionales, que pautan medidas organizativas, medidas de protección o formación, información y comunicación.

¿Cuáles son los aspectos básicos para la elaboración de un protocolo de contigencia frente al COVID 19?

A continuación, destacaremos los aspectos básicos que se deben abordar en la elaboración de nuestro protocolo de contingencia, que es un plan de vigilancia, prevención y control frente al covid-19.  

  • Recomendaciones para el cuidado de la salud de nuestros colaboradores en función de:
    • características personales
    • nivel de riesgo que asumen en el puesto de trabajo
    • contacto con personas
  • Buenas prácticas de limpieza, desinfección de las instalaciones y uso de equipos de protección.
  • Medidas de comunicación de los protocolos establecidos
  • Actuación frente a un posible caso de contagio.
  • otras particularidades y medidas de protección en función entre otros:
    • el sector económico que operen las empresas
    • los procesos desarrollados
    • los puestos y los distintos tipos de instalaciones

Los planes son personalizados para cada empresa y requieren analizar las características propias: actividad, sector, personal, puestos de trabajo, nivel de exposición, procesos y productos.

La puesta en marcha de Protocolos COVID se adapta a la perfección a los círculos de la calidad  

Pasos a seguir en la elaboración de un protocolo de contingencia contra el Coronavirus

La evaluación del riesgo de exposición y contagio

En función del sector, de la naturaleza de las actividades, de los mecanismos de transmisión del coronavirus SARSCoV-2 y de si el contacto laboral con personas sintomáticas es estrecho o no. Podemos establecer 3 niveles de riesgo o escenarios de exposición en los que encuadrar los diferentes puestos de trabajo y a cada uno de los escenarios le corresponden, a su vez, distintas medidas de prevención y protección.

Baja probabilidad de exposición

Personas trabajadoras sin atención directa al público, o a más de 2 metros de distancia, o con medidas de protección colectiva que evitan el contacto, por ejemplo, personal de administrativo sin contacto con el cliente. 

Media Exposición de riesgo

Personal cuya actividad laboral incluye cierto contacto pero que queda mitigado con medidas de protección. Por ejemplo, una recepcionista de un hotel que está protegida con mascarilla, guantes y pantalla protectora

Alta exposición de riesgo

Aquellas situaciones laborales en las que se puede producir un contacto estrecho con un caso probable o confirmado de infección por el SARS-CoV-2, sintomático o contacto con residuos que podrían estar infectados. Entre ellos estarían el personal de limpieza y personal sanitario

Para hacer el análisis de riesgo de los trabajadores nos ayudará conocer la Ley 31/1995, de 8 de noviembre, de Prevención de Riesgos laborales y el RD 664/1997, de 12 de mayo, sobre la protección de los trabajadores contra los riesgos relacionados con la exposición a agentes biológicos y todo ello aplicarlo con criterio a las circunstancias particulares de nuestra empresa y sector de actividad.

¿Qué hay que tener en consideración en la pirámide del riesgo?

  1. Identifique las causas que originan el riesgo
  2. Defina la frecuencia/probabilidad
  3. Califique criterios para valorar las consecuencias
  4. Determine el grado de riesgo de exposición y contagio según las escalas de evaluación

En función del resultado de nuestro análisis de exposición al riesgo debemos pautar equipos de protección para los distintos puestos. Os adjunto un ejemplo de esta misma empresa industrial a la que corresponde la pirámide de análisis de riesgo

En el análisis de riesgo de exposición al Covid 19, no podemos olvidar evaluar la presencia de colaboradores en nuestras empresas de personas especialmente sensibles o vulnerables, en este colectivo estarían:

¨En el caso de personas especialmente sensibles, no implica que deben tomar baja laboral de forma automática. En la medida de lo posible debemos cuidarlos de forma especial con el uso de sistemas de protección.

Así mismo si el nivel de exposición fuera importante, se debería tratar de ubicarles en un puesto de trabajo alternativo, con un nivel de exposición menor. En caso de que no sea posible reubicarles hay que contactar con las autoridades sanitarias o técnico de PRL para que ellos analicen y elaboren un informe de medidas respecto de este colaborador especialmente vulnerable¨

En caso de que en nuestras empresas algunas de las funciones estuvieran subcontratadas. Por ejemplo, la limpieza,: debemos asegurarnos que el proveedor conoce nuestros protocolos y que dota al personal equipos de protección pertinentes y de la información y formación necesaria para cumplir estrictamente el protocolo.

Sería conveniente que os firme un documento donde ratifica el conocimiento de nuestro protocolo, así como su compromiso a cumplirlo.

Planifica acciones para mitigar el riesgo

Las medidas de planificación que deben existir en nuestros protocolos para evitar la propagación y el contagio del Covid 19 en nuestras empresas se podrían resumir en el siguiente gráfico: 

De forma concreta las medidas a incluir en los protocolos COVID para retomar la actividad en nuestras empresas  evitando la exposición y/o propagación del COVID 19 entre otras serían:

  • Pautar la puesta en marcha de un comité de gestión del riesgo: debe estar formado por el representante legal y el representante de los trabajadores que se estime conveniente (estos deben aceptar su pertenencia de manera expresa)
  • Garantizar que el personal especialmente sensible y todo personal que muestre síntomas como fiebre, tos, dificultad respiratoria, dolor de garganta u otros similares, no acuda a trabajar permaneciendo en sus domicilios.
  • Si la persona trabajadora ha tenido contacto estrecho con una persona enferma sintomática se mantendrá en cuarentena domiciliaria durante 14 días y realizará seguimiento pasivo de aparición de síntomas.
  • Minimizar el contacto entre las personas trabajadoras y clientes aumentando las distancias entre ellas (2 metros).
    Para ello y cuando sea necesario, se deberá realizar el correspondiente control de aforos y en caso de que no sea posible, deben garantizarse las medidas y equipos de protección necesarios.
    Evitar el saludo con contacto físico, incluido el dar la mano, tanto al resto de personal como a clientes.
  • Establecer horarios y turnos especiales para reducir el número de trabajadoras y trabajadores presentes al mismo tiempo en los lugares de trabajo, dando preferencia si es posible al teletrabajo.
  • Incrementar las labores de limpieza y desinfección realizándolas varias veces en cada jornada laboral.
  • Desinfectar los puestos de trabajo donde se comparte el espacio, realizar higiene y desinfección a final de la jornada, por ejemplo, en una recepción
  • Poner a disposición de cada trabajador los EPIS adecuados conforme al nivel de riesgo
  • Asegurarse de que los trabajadores tienen un fácil acceso a agua y jabón, facilitando tiempo y medios para la correcta higiene de manos.
  • Distribuir en el centro de trabajo geles hidroalcohólicos para la higiene de manos, papel desechable para secado y papeleras. Las papeleras contendrán una bolsa que pueda cerrarse y tapa. Es conveniente que tengan un mecanismo de apertura de pedal.
  • Incrementar ratios de ventilación de los espacios, al menos diariamente y con mayor frecuencia siempre que sea posible, de las distintas áreas
  • Tras finalizar cualquier labor de limpieza o que genere residuos el equipo de protección y los materiales empleados se desecharán de forma segura en los cubos habilitados para el depósito y su posterior gestión, procediendo después de cada servicio al lavado de manos 
  • Formar a los trabajadores en el contenido de los protocolos y en el uso de Epis, especialmente en su colocación y retirada y sobre las medidas de prevención específicas dejando registro de esta formación
  • Mantener, almacenar, usar y eliminar correctamente los Epis
  • Planificar las tareas y procesos de trabajo de tal forma que se garantice la distancia de seguridad establecida por las autoridades sanitarias; la disposición de los puestos de trabajo, la organización de la circulación de personas y la distribución de espacios (mobiliario, estanterías, pasillos, etc.) en el centro de trabajo debe adaptarse si fuera necesario.
  • Establecer  normas de uso de las instalaciones en la que se desarrolla el trabajo y los espacios compartidos para mantener la distancia de seguridad (p.e. en ascensores, comedores, accesos, terrazas y otras zonas comunes).
  • Comunicar y difundir dando a conocer expresamente a todos los trabajadores y clientes del plan de contingencia y la importancia y obligación legal de comunicar la aparición de síntomas, comunicando las pautas de higiene con información completa, clara e inteligible sobre las normas de higiene a utilizar en el puesto de trabajo, antes, durante y después del mismo, que puede estar apoyado en cartelería

Poniendo en marcha las medidas establecidas

Pasando a la acción en función del análisis de riesgo y de las acciones planificadas para los trabajadores establecer pautas que minimicen la posibilidad de contagio de los trabajadores.

Baja probabilidad de exposición:

Asegurar la implantación y del seguimiento de medidas de higiene 

  • Lavado frecuente de manos.
  • Asegurar la existencia de dispensadores de jabón líquido y papel para secado de manos
  • Cuando no haya posibilidad de lavado de manos con agua y jabón, proporcionar un desinfectante de base alcohólica.
  • Asegurar la existencia de papeleras recubiertas con bolsas de basura
  • Informar de las medidas preventivas y limitar el aforo de acceso a las instalaciones
  • Limitar el contacto presencial y cara a cara
  • Delimitación y mantenimiento de distancia en mostradores y ventanillas de atención
  • No es necesario el uso de EPI, si bien es recomendable el uso de mascarilla tal y como marca la ley
  • Formación e información

Media probabilidad de exposición y contagio

  • Todas las anteriores incluida la formación e información
  • Implantar barreras físicas de separación: uso de interfonos, ventanillas, mamparas de metacrilato, cortinas transparentes

Alta probabilidad de exposición y contagio

  • Todas las anteriores
  • Sistemas de protección adicionales como, por ejemplo, el uso de trajes o calzado protector
  • Formación e información adicional al personal sobre el uso y desecho de los Epis y cualesquiera otras medidas preventivas específicas para su nivel de riesgo alto o muy alto  

A todo el personal se intensificará el control y mantenimiento de las rutinas de seguridad, en especial en lo relativo a medidas de higiene, exposición y reducción de la exposición a posibles focos.
Además, en todas las instalaciones se deberá periódicamente revisar los sistemas de ventilación y, en su caso, instalar filtros de alta eficiencia y se colocará información visual (carteles, folletos, etc.) en lugares estratégicos

En cuanto a los riesgos de los procesos y la puesta en marcha de medidas específicas requeriría un post específico por sector económico. Mi recomendación es que analicéis la normativa y si vuestro gremio o el sector público ha hecho recomendaciones específicas para ese rubro concreto.

Parte del proceso de ¨hacer ¨ incluye la generación de evidencias y registros de lo que está pasando. Por ejemplo, llevar gráficas de control de la temperatura de los trabajadores o establecer en la ficha de personal un apartado donde se determine si esa persona es especialmente sensible al contagio y exposición por el Covid 19.

Verificación y mejora

El seguimiento es fundamental para poder asegurar la eficacia de las acciones puestas en marcha.

Cuáles son los caminos de la verificación.

  • Revisar, comprobar, auditar, supervisar y en caso de que no se esté cumpliendo volver a formar y cambiar lo que no funcione bien. 
  • Generar evidencias de las labores que se van realizando, por ejemplo, registros de limpieza y desinfección, esto nos sirve para control interno y para demostrar a las autoridades y entes de supervisión que estamos cumpliendo
  • Firma por parte de trabajadores y clientes de un documento donde afirman conocer nuestro protocolo; esto además de seguridad nos permitirá derivar responsabilidad en caso de contagio si hubiera existido negligencia por su parte en el cumplimiento de nuestro protocolo.
  • Disponer de métricas y cuadros de mando que permitan hacer seguimiento de lo que está pasando y esta revisión realizarla de forma periódica
  • Tener un comité de gestión del riesgo, que además de diseñar los protocolos periódicamente evalúa si se están cumpliendo y si está logrando los objetivos marcados.
  • Establecer los mecanismos que aseguren la actualización permanente de la evaluación de riesgos, especialmente en lo referente a la clasificación de los trabajadores según el nivel de riesgo y la aplicación de las medidas preventivas correspondientes.

Mi experiencia como experta en calidad que he implementado procesos y certificaciones en muchas empresas es que a veces nos pensamos que con tener escritos los protocolos. Ya nos estamos asegurando su cumplimiento y el hacer bien las cosas.
La realidad es que en el escribir se empieza, pero si no se actúa conforme a ellos y se evalúa de una manera u otra su seguimiento, todo habrá quedado en papel mojado. Con lo cual, estaremos muy lejos del objetivo que es evitar el contagio y la propagación del Covid 19 en nuestras empresas y en la sociedad en general

Control de la temperatura

Uno de las formas que se manifiesta el contagio por Covid 19 es cuando el infectado tiene fiebre. Pero, para que la empresa pueda hacerlo, debe tener en cuenta ciertas consideraciones:

  • Se empleará con sistemas que no precisen de contacto control de temperatura de las personas trabajadoras que acuden a sus puestos mediante escáneres y termómetros digitales sin contacto.
  • El tratamiento de los datos obtenidos a partir de las tomas de temperatura debe respetar la normativa de protección de datos aplicando  las limitaciones existentes en la Ley de prevención de riesgos laborales en relación al personal con capacidad para controlar esos datos biométricos.
  • EL art. 22.6 LPRL, es claro:
     «Las medidas de vigilancia y control de la salud de los trabajadores se llevarán a cabo por personal sanitario con competencia técnica, formación y capacidad acreditada».
    En consonancia con este precepto el art. 37.3 a) del Real Decreto 39/1997, de 17 de enero, por el que se aprueba el Reglamento de los Servicios de Prevención (RSP).

La comunicación de los protocolos frente al Covid 19

Clientes, proveedores, trabajadores y cualquier colaborador tienen que conocer las acciones que la empresa está poniendo en marcha para evitar el contagio y la propagación del covid 19.

La manera de comunicar puede ser mediante notificaciones personales a clientes y trabajadores, siendo conveniente que las firmen a modo de aceptación de las pautas establecidas en la empresa. Hay otra manera de comunicar que es mediante la exhibición de cartelería en nuestras instalaciones.

La cartelería la podemos crear nosotros, lo cual puede resultar costoso. Las autoridades sanitarias han creado una cartelería muy bien diseñada sobre temas genéricos como puede ser el lavado de manos, que puede exhibirse libre de derechos.

Por otro lado, existe la posibilidad de crear la cartelería personalizada, mediante alguna página web de cartelería covid personalizada  

¿Cómo actuar en caso de contagio de coronavirus de alguno de los trabajadores y clientes?  

La propagación del virus es invisible y, en consecuencia, es posible que alguien se exponga involuntariamente a otra persona que esté ya contagiada de la COVID-19. Por ello es importante hacer todo lo posible para detectar e identificar a los clientes, trabajadores y proveedores que pudieran estar infectados.

Cualquier persona contagiada, ya sea trabajador o clientes, o con síntomas o que haya estado en contacto con alguien contagiado, estará obligada a:

  • Aislarse y no acudir a trabajar.  
  • Comunicar que está afectado, en el trabajo y a las autoridades sanitarias  
  • Cumplir las pautas establecidas en su caso
  •  Si es posible proporcionar la lista de las personas del trabajo con las que ha estado en contacto
  •  Si uno de los trabajadores está infectado hay que limpiar y desintoxicar su lugar de trabajo

Algunos países obligan a que los trabajadores firmen antes de su incorporación al puesto de trabajo una declaración jurada de no tener síntomas y de no estar contagiado.

¿Cómo actuar si usted se encuentra enfermo en el trabajo?

  • Notificarlo inmediatamente a la dirección o responsable informando dea los trabajadores con los haya estado en contacto.
  • Inmediatamente, el trabajador abandonará el centro de trabajo y seguirá las recomendaciones que para dichos casos han indicado las Autoridades Sanitarias.
  • Las actuaciones en la empresa deben consistir en ventilar bien el espacio en el que haya estado apartado el enfermo y limpiar las superficies de trabajo con las que haya podido entrar en contacto (mesa, silla, teclado…).
  • Mantener un protocolo de seguimiento del enfermo. De manera que en caso de detectar un positivo en coronavirus COVID 19 se comunique de manera inmediata a la autoridad sanitaria que será quien establezca el procedimiento de cuarentena o cierre de la empresa  

Salud de los ciudadanos, de la empresa y economía

Complicada decisión para los gobiernos que han tenido que elegir entre la salud, incluso la vida de sus ciudadanos, y la salud de sus empresas y su economía.
Quiero pensar que esto ya está pasando y que llegó el momento de poco a poco retomar nuestras vidas y la actividad de nuestras empresas, lo cual implica una enorme sensibilidad y responsabilidad de toda la población para hacerlo siguiendo lo marcado por la autoridad sanitaria.  

En el caso de las empresas estas pautas de actuación y obligado cumplimiento se establecen en el protocolo de actuación frente al Covid 19. Este protocolo debe ser difundido, dando capacitación a todo el personal para su estricto cumplimiento.

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Ana Cabezas

Ana Cabezas

Economista apasionada por las finanzas, la gestión empresarial y la docencia, actualmente soy Directora del Master en Dirección Económico Financiera de IMF Business School. Convencida de que el saber no ocupa lugar pero ayuda a llegar muy lejos, estudie 9 Master en diversas materias, entre otros; Finanzas, Auditoría y Contabilidad, MBA, Executive y Gestión de Fundaciones e Inmobiliario. Mucha de la formación en el centro de Jesuitas, porque considero que los valores son básicos en la gestión empresarial. Durante mas de 20 años he sido directora general y financiera de empresas, hace 4 años comencé a emprender proyectos educativos en el Perú, donde he sido decana de la UTP de Arequipa y responsable de la Escuela Nacional de la Calidad del Instituto Nacional de la Calidad. Docente por vocación, entregada a los alumnos, siempre dispuesta a ayudarles y a compartir conocimiento con ellos.
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