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Cómo construir un proceso de On Boarding en remoto

La incorporación de un nuevo empleado a la organización es un proceso en el que Recursos Humanos ha de poner mimo. Pero este último año, hemos tenido que adaptarnos a muchos cambios. Uno de estos ha sido el proceso de On Boarding en remoto. La pandemia ha provocado que incluso esa primera fase en la relación entre empleado y organización tenga que ser a distancia. Es importante que tengamos claro, cómo podemos construir ese proceso cuidando bien la experiencia de la persona.

Un estudio llevado a cabo por Headway Executive Search, afirma que el 75% de los profesionales en España tienen un mal recuerdo de los primeros días en la empresa. Este sentimiento, no solo se queda ahí. Imagina que has planificado un viaje espectacular y que nada más llegar a tu destino, todo es un desastre. Frustración, rabia, impotencia y un sinfín de sentimientos negativos, ¿verdad?

Si durante la pandemia y el confinamiento, la plantilla ha tenido que teletrabajar, es lógico que, si incorporamos a alguien nuevo, también sea en remoto. Muchos procesos de On Boarding, en los que una de las cosas que más se percibe en el nuevo empleado, es la ilusión, se transforman en un nefasto recuerdo. Si encima, le sumamos que no hay nadie físicamente al lado suyo, como no tengamos casa paso bien preparado, puede ser una auténtica odisea.

Lo importante no es solo pensar que debemos hacer las cosas bien, simplemente porque así el otro estará más contento. Es que, si queremos que a nosotros nos salgan bien las nuestras, y contamos con alguien para ello, forma parte de la ecuación el hecho de cuidarle a él.

3 fases claves

En el proceso de On Boarding en remoto hemos de tener cuidado en las 3 fases: días previos al día de incorporación, el día de la incorporación y las semanas posteriores. Recuerda que la incorporación no es cuestión de un solo día.

Días previos

En los días previos, hay que enfocarse en la preparación y la comunicación. La persona que va a llegar no sabe nada de lo que podamos estar haciendo, así informarle aportará dos logros. Por un lado, mantenerlo cerca de todo el avance y por otro, hacerle partícipe y mostrarle nuestra misma ilusión por su incorporación.

Mails y llamadas en esa primera fase harán que todo eso elimine la posible sensación de aislamiento. También debemos hacer exactamente lo mismo con todas las áreas de la compañía que deban participar del proceso de On Boarding en remoto. Coordinar todo el material, el portátil, su cuenta de correo electrónico, la documentación pertinente, y una persona o equipo que va a estar pendiente ese día de él, ayudándole y haciendo de guía.

Día de incorporación

En el día de la incorporación esa persona que va a hacer de guía ha de tener en su agenda tal actividad como única tarea. Así puede estar pendiente de que todo esté a punto, de que ayude a la nueva persona a conectarse, a que sepa cómo funcionan las herramientas en remoto, poder presentarle al resto del equipo en el momento acordado, mostrarle cuáles van a ser sus funciones y a quién y cómo dirigirse si necesita algo.

En ese día, en una situación previa a la pandemia, ya era necesario que alguien estuviera prácticamente todo el día con el recién incorporado. En un On Boarding en remoto, más aún. Si la persona no está conectada con alguien de la organización, es como estar absolutamente solo. Debéis organizar reuniones con las diferentes personas con las va a tratar, sobre todo con su equipo y con su responsable.

Días posteriores

Es importante que la persona tenga un plan agendado de cómo moverse y con quien por lo menos durante la primera quincena. De esta manera te aseguras de que vea que no es cosa de un día, que lo tenéis bien estructurado y nada dejado a la improvisación. El contacto con el nuevo empleado en esta tercera fase del proceso de On Boarding en remoto es crucial, porque necesitará más ayuda que cualquier otra persona. Y debemos evitar que sienta soledad o aislamiento.

Haced reuniones para no solo comentar la agenda y los proyectos. Pregúntale cómo está y qué necesita. Pídele qué es lo que podéis corregir, de esa manera sabrá que le tenéis en cuenta, y que verdaderamente queréis mejorar ese momento en la relación con la organización.

¿Qué hacer en un On Boarding en remoto?

Para combatir la distancia, cercanía

Incorporarse a una nueva compañía, y tener que hacerlo desde tu propia habitación, frente a una pantalla de ordenador requiere un On Boarding muy consciente. Hagamos que no sienta que eso puede llegar a ser algo frío.

Si debemos cuidar la relación con la persona que se va a incorporar, es clave mostrarnos cercanos. No nos estamos viendo, no podemos estar físicamente cerca de ese nuevo miembro de la familia, pero sí podemos hacerle sentir que estamos “juntos”.

Una de las cosas que debemos hacer es personalizar. De esta manera estamos poniendo a la persona en el centro de verdad. Porque no es un proceso robotizado y sin alma, sino que implica poner el nombre de alguien en el medio de todo el itinerario. Comunicarnos más, para compensar el hecho de no recibirle en persona.

Preparación

Si todos sabemos el día en el que esa persona se va a incorporar, debemos ser capaces de preparar todo lo que podamos necesitar para ese momento. La clave es en tener un proceso estandarizado y que conocen todos dentro. De esta manera en el momento que se inicia un nuevo On Boarding en remoto, se activan los pasos necesarios.

Así ganamos en agilidad y aunque pueda haber imprevistos, vamos a ser más capaces de resolverlos y estar más cerca de la solución. Esto también ayuda a que nos olvidemos de detalles y de aquello que vamos a necesitar, tanto del nuevo empleado como lo que tengamos que ofrecerle nosotros. Genera un equipo transversal que se encargue de todos los pasos, así podréis encargaros desde los diferentes puntos clave.

Comunicación

Eso significa informar durante todo el On Boarding al equipo y a la persona que llega, que estamos todos juntos en esa fase, pero que, a pesar de haber programado y preparado las cosas, quizás existe algún percance. También debemos trabajar con esa posibilidad, pero si nos comunicamos, eliminaremos los posibles malentendidos y frustraciones resultantes.

Lo cierto es que dicen que solo hay una primera vez para una primera impresión, así que si no queréis que el nuevo empleado tenga un desastroso recuerdo del proceso On Boarding en remoto, haced que éste sea atractivo y motivador, que su experiencia sea wow, ya que no vamos a poder estar juntos. Céntrate en comunicar cómo funciona la organización, sus políticas, el puesto concreto de trabajo, y el equipo.

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Especialista en Employer Branding y asesora de Gestión del Talento en las empresas. Apasionada de la comunicación, las personas y cómo potenciar sus habilidades. Su objetivo es conectar a las personas en su entorno de trabajo.

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