El día a día en el trabajo nos va consumiendo y al final de la semana nos damos cuenta que sólo hemos atendido los temas que han llegado como “urgencias” a nuestro correo electrónico. Esto te puede generar un sentimiento de frustración y caes en un bucle donde las tareas van pasando de semana en semana sin completarse. Parece que, a pesar de haber trabajado mucho, sigues sin lograr los objetivos de desempeño que te han asignado; es por ello que es muy importante que seas capaz de establecer prioridades en el trabajo.
Lo primero es entender que el establecimiento de prioridades es una competencia demanda en perfiles de diferentes áreas; buscamos profesionales capaces de seleccionar las acciones adecuadas para cumplir sus objetivos. Estos conocimientos se adquieren con la práctica y con dedicación y esfuerzo. El Máster en Recursos Humanos y Gestión de Talento te ayudará a adquirir estas directrices. Es por ello que en las entrevistas de trabajo con frecuencia haremos preguntas orientadas a entender como el candidato se autogestiona sin perder de vista el objetivo; para que aprendas a establecer prioridades te explicamos algunas técnicas de planificación que podrás poner en práctica de inmediato.
Técnicas para establecer prioridades en el trabajo
Antes de empezar a planificar, es necesario que reconozcas tus periodos de mejor productividad, es decir, cuáles son las horas del día en las que tu actividad mental está al 100%, identificar esto te ayudará a priorizar en ese momento las tareas que necesiten mayor concentración.
Identificar tareas cortas y tareas importantes
Antes de terminar tu jornada laboral, tómate unos minutos para planificar el día siguiente. La clave de que esta sencilla técnica funciones es que hagas una planificación flexible; hacer una simple lista de prioridades que te permitirá enfocar tu próximo día de trabajo.
Lo primero es que te hagas el hábito diario de hacer una lista con las prioridades que debes atender al día siguientes. Para ello que sugerimos identificar solo 5 tareas que sean realmente importantes. Comprometerte solo con cinco actividades te obliga a priorizar y a poner foco en eso que es vital. Además, tu lista debe tener 5 tareas que te llevarán menos de 10 minutos; como por ejemplo llamar a un proveedor, revisar un informe; esto te permite intercalar tareas cortas de cosas que tienes pendientes.
Una simple lista con foco en lo importante te ayudará a planificar tu día a día.
Bloquea tu agenda de trabajo
Sabemos que el día a día está lleno de interrupciones y muchas veces las reuniones se apoderan de tu agenda, con lo cual, es difícil que consigas el tiempo de estar en tu puesto de trabajo concentrado en lo que debes hacer.
Una técnica que te sugerimos es reservar 2 horas diarias de tu agenda para tus prioridades. Debes ser disciplinado con esta reunión que tienes contigo mismo, al bloquear tu agenda no podrán invitarte a reuniones a esas horas porque no te verán disponible; así reduces la posibilidad de interrupciones.
Combinando esta técnica con la anterior, no sólo sabes qué harás, sino que has definido en qué horario lo realizarás. En resumen, prioridad atendida.
Técnica de Pomodoro
Esta técnica consiste en tener intervalos de tiempo cortos y con extrema productividad. Debes elegir una tarea y dedicarle 20 minutos exclusivamente a ella, no puede tener distracciones de email, llamadas o visitas, es un periodo de tiempo con foco en completar la tarea. Luego, descansa entre 5 y 10 minutos; en ese descanso puedes ver el correo electrónico o atender un tema que no te quite más tiempo que el indicado para el descanso.
Una tarea exigente puede llevarte 4 periodos de Pomodoro, si te planificas por pequeñas etapas de 20 minutos podrían completarla antes de los esperado. Esta técnica es útil solo si seleccionas una tarea de tu lista de prioridades.
Matriz de tiempo de Eisenhower
Esta técnica nos ayuda a priorizar y a tomar acción de forma rápida. Nos enseña que no todo es tan urgente como parece y que no somos nosotros los que debemos atender todo lo que está a nuestro alrededor. Esta técnica la puedes hacer semanalmente, incluso hay planificadores que la hacen mensual y a medida que surgen los eventos la van completando.
La Matriz propone que tengamos claridad en 2 variables: importancia y urgencia. Si dibujas la matriz en cada eje debes indicar unas variables, ahora te detallo el tipo de tareas que debes asignar a cada espacio:
- Tareas importantes y urgentes: Son las tareas de máxima prioridad; suelen ser funciones críticas, en este cuadrante estarán los proyectos claves o tareas con una fecha límite cercana. No deberíamos tener muchas tareas en esta área, porque es el reflejo de una mala planificación previa.
- Tareas importantes, pero no urgentes: Serían las funciones que atenderá nuestra segunda lista de prioridades, son tareas que aún tiempo para ser entregadas pero que no podemos descuidar para evitar que cambien de cuadrante. En este espacio eres previsor y si actúas sobre ellas evitas problemas de planificación futuros:
- Tareas urgentes, pero no importantes: Es importante que no se confundan con las tareas prioritarias, lo primero que debes preguntarte es si esta tarea se debe delegar o si debes atenderla tú directamente; suelen ser actividades que llegan a tu email como la prioridad de otra persona no como tu prioridad. Si eres tú el único que puede resolver la tarea entra a tu segunda lista de prioridades, si la puedes delegar pues eliminada de tu lista.
- Tareas ni urgentes ni importantes: Son las funciones más operativas de tu rol, deben realizarse pero no tienes tiempos de entrega; puedes dedicarte un día a la semana a atender esta sección de actividades.
Aplicando algunas de estas técnicas podrás mejorar tu capacidad para establecer prioridades en el trabajo, lo más importante es que seas constante con el método que decidas poner en práctica.
Teresa Vila, Directora y docente del área de Recursos Humanos.
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Hola. La técnica de bloquear la agenda funciona a las 1000 maravillas. No sólo bloqueo la agenda para temas laborales, también es importante, por ejemplo si tienes niños en casa, saber bloquear la agenda y decir: «este tiempo es para mis hijos».
La de «pomodoro» no la conocía.
Gran post, gracias por la aportación.