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Cómo mejorar la comunicación interna en la empresa

En mi anterior post, os comenté cuáles eran las consecuencias negativas para la empresa en el caso de una comunicación interna inadecuada.

En este post vamos a tratar de dar pautas para evitar esas consecuencias, analizaremos el proceso y herramientas que tenemos a nuestro alcance para que mejore la comunicación interna en nuestra empresa y como consecuencia exista una implicación en el proyecto empresarial de todos los miembros de la organización.

¿Qué se quiere conseguir con la comunicación interna?

Se trata de que consigamos crear un buen clima laboral, sin rumores, conflictos, desmotivación…que nuestros empleados y colaboradores se sientan parte importante de la organización y que trabajen con la implicación y motivación necesaria para conseguir el proyecto empresarial.

Primeramente, el gerente y directivos de la empresa deben ser conscientes de la necesidad de un plan de comunicación interna efectivo, capaz de generar una comunicación de todos sus miembros, es imprescindible contar con el apoyo y la complicidad de la dirección de la empresa para que se lidere desde el nivel más alto de la organización.

Para ello, sería muy recomendable que los directores sean verdaderos líderes que tengan una capacidad de comunicación y empatía con sus equipos.

Si tenemos el visto bueno de la dirección, lo primero es realizar un plan estratégico adecuado a nuestra propia organización, en el que necesariamente deberíamos respetar los siguientes pasos.

¿Cómo mejorar la comunicación interna en tu empresa?

Analizar y reflexionar sobre la situación presente.

Para ello sería bueno plantearnos cuestiones tales como: ¿Los empleados conocen los objetivos empresariales con claridad?,¿Se conocen a priori los motivos y los cambios organizativos de la compañía como rotaciones de puestos, ascensos…?, ¿Todos los departamentos comunican a sus colaboradores de igual manera?, ¿Se comunica los resultados exitosos y se reconocen los méritos? …

Se trata de analizar sobre los posibles problemas y ausencias comunicativas.

También sería bueno reflexionar sobre el grado de satisfacción de los empleados y sobre el clima laboral de participación y colaboración.

Además, los líderes deberían realizar un autoanálisis sobre su inteligencia emocional, capacidad de comunicación y empatía.

Existe la posibilidad de realizar auditorías de comunicación interna que nos permitirá conocer las debilidades y fortalezas en el sistema de comunicación.

Formular objetivos

Es necesario marcar qué es lo que se debe mejorar y cuáles son los objetivos prioritarios para la organización. Los objetivos más comunes de comunicación interna para las empresas son:

  • Dar a conocer la misión y estrategia de la empresa y sus valores.
  • Intentar que todos los colaboradores se comprometan con la marca.
  • Gestionar y retener el talento, así como intentar atraer nuevos talentos.
  • Fomentar la participación de un proyecto común.
  • Incentivar la gestión del conocimiento, mediante una transmisión de las buenas prácticas.
  • Mejorar el sistema de toma de decisiones.
  • Estimular las acciones de reconocimiento para quién obtiene un buen desempeño y resultado.

Plantear una estrategia

Con el análisis de la situación actual y los objetivos que pretendemos, es necesario diseñar la estrategia que permita conseguir los propósitos establecidos.

Para ello hay que plantear acciones y actividades a realizar, ver los recursos disponibles, establecer los tiempos y los responsables de llevarlos a cabo.

Determinar temáticas, herramientas y canales de comunicación

En una óptima planificación estratégica de comunicación, podemos contar con las siguientes herramientas:

Manual de acogida o del empleado

En el que se recoge toda la información de la empresa que el empleado debería conocer, desde la historia, normas internas, misión y valores, políticas de recursos humanos y todo aquello que creamos necesario para que trabajadores sientan a la empresa como algo común, que se sientan parte de esta. Como su propio nombre indica, el colaborador o empleado se debe sentir acogido, informado, motivado y partícipe del proyecto empresarial.

Revista digital o blog o intranet

Permite al personal estar al día de las últimas novedades acontecidas en la organización que puede contener testimonios, casos de éxito, artículos, fechas de cumpleaños e incluso noticias negativas.

Buzón de sugerencias

Aunque con las nuevas tecnologías parece algo desfasado, no os podéis imaginar la información tan relevante que obtenemos mediante este medio anónimo de comunicación.

Es una forma de escuchar al empleado y que nos ayude a corregir las cosas que no funcionan y poder seguir evolucionando.

Encuestas

Igual que el buzón de sugerencias, es una herramienta útil para escuchar y saber la opinión de los empleados.

También se podría hablar de los encuentros de opinión o círculos de calidad, se trata de un grupo de colaboradores voluntarios, de entre 5 a 10, que se reúnen para hablar y opinar sobre el funcionamiento de la organización e intentan buscar soluciones a los problemas que se presentan.

Para después entregar a los directivos un resumen de las opiniones, soluciones y conclusiones aportadas.

Es importante saber lo que opinan nuestros trabajadores para mejorar.

Reuniones

Es la herramienta más clásica y muchas veces usada en exceso, se deben dar reuniones productivas que no sean una pérdida de tiempo, para ello es fundamental analizar cuál será el propósito de la reunión y deben estar limitadas a aquellos miembros del equipo que fuesen indispensables para el tema que se trata en cada una de ellas.

Dentro de las reuniones podríamos también hablar de comidas o desayunos de trabajo con los más estrechos colaboradores, una comida relaja el ambiente y solemos mostrarnos más próximos.

Circulares

Son mensajes que se envían a toda la empresa o a una parte de ella, para dar noticias e informaciones globales, convocatorias, ayudas, ascensos etc.

Estas circulares no son válidas para comunicar a los empleados aspectos que van a tener una repercusión importante en su vida profesional, deberíamos usar otra herramienta más cálida y personal.

Eventos corporativos

Como convenciones anuales, se han convertido en una forma efectiva de intercambio de información entre todos los colaboradores de la empresa.

También sesiones de formación interna, Team buildings o juegos de equipo refuerzan el sentimiento de pertenencia, fomentan el compañerismo y la colaboración y, en definitiva, mejoran la comunicación interna de la compañía.

Redes sociales

Pueden utilizarse para mejorar el diálogo y el compañerismo y reforzar la percepción de permanencia en la empresa, pueden ser de utilidad para dar voz a todos los miembros de la organización.

Además, las redes sociales pueden ser usadas como canal para transmitir los valores y cultura de la organización, lo cual tendrá un gran impacto en los empleados.

 Seguimiento

Como en cualquier plan estratégico, en un plan de comunicación interna es muy importante realizar un seguimiento que permita detectar posibles problemas o fisuras.

Para saber si el plan está consiguiendo los objetivos, es fundamental conocer las opiniones de los colaboradores y realizar cuestionarios de valoración que conduzcan a un nuevo diagnóstico de objetivos cumplidos y áreas de mejora.

 

Para concluir, conseguir una eficaz comunicación interna en nuestra empresa es decisiva para optimizar la gestión diaria y los procesos internos puesto que reduce la conflictividad, mejora el grado de satisfacción de los empleados e incrementa su compromiso e implicación lo cual contribuirá significativamente para alcanzar los objetivos finales de la organización.

 

Las dos pestañas siguientes cambian el contenido a continuación.
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Tutora y docente de postgrado de Recursos Humanos en IMF Business School. Licenciada en Ciencias Políticas y Sociología en la especialidad en sociolaborales. Actualmente dirige su propia consultoría de gestión y aprendizaje en Recursos Humanos y Laboral.
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Los directivos de la empresa deben ser conscientes de la necesidad de un plan de comunicación interna efectiva.