En Recursos Humanos no hemos atendido a los KPI’s hasta no hace mucho. La idea de medir el impacto de nuestro trabajo ha sido la mejor respuesta para construir un área mucho más estratégica. Ahora lo importante es tener claro cuáles de esos factores nos aportan más información para tomar las mejores decisiones en la gestión del talento.
¿Qué son los KPI’s?
Para que una organización sea eficiente, debemos crecer y ser conscientes de nuestra evolución. Los KPI’s (Key Perfomance Indicator en inglés) son indicadores que nos ayudan a identificar el resultado de una acción concreta. Esto es esencial para entender si algo que estamos llevando a cabo, está funcionando o no.
Esto nos sirve para determinar si el resultado está alineado con la estrategia definida o debemos tomar nuevas decisiones. Definir los objetivos de cada KPI es importante para posteriormente, darnos cuenta de si se está logrando o no, porque medir por medir, es tontería.
Escoger los KPI’s que nos interesan
Para escoger aquellos KPI’s que realmente nos sean útiles, debemos entender qué queremos saber, qué necesitamos medir. Qué información necesitamos controlar para entender si nuestro departamento está cogiendo buen rumbo. Debemos determinar cómo lo vamos a medir, es decir con qué sistema vamos a ir captando la información y con qué frecuencia lo haremos.
Por ejemplo: Necesitamos saber el nivel de rotación de los empleados. Vamos a medir esa ratio porque queremos reducirlo un 15% en 2 años. Lo vamos a gestionar con un software de RRHH y lo comprobaremos cada trimestre. De esta manera, llegaremos a saber qué tanto por ciento de rotación tenemos, y además veremos si estamos consiguiendo el objetivo marcado.
Nivel de rotación
Una empresa con alto nivel de rotación es una empresa que no entiende qué necesidades tiene y qué conecta con ellos. Mucha rotación significa inversión de gastos y tiempo. Cada nueva incorporación necesita un tiempo y debemos entender por qué las personas no quieren quedarse a trabajar con nosotros.
Este dato nos aporta información sobre nuestro Employer Branding (imagen de marca empleadora) y de lo desconectados que están los empleados con la organización. O por lo menos, nos indica que ellos no obtienen aquello que les haría continuar con nosotros.
Para encontrar ese dato, debemos saber cuántos empleados se incorporaron a la organización en un determinado espacio de tiempo, y compararlo con los que siguen en la empresa en el periodo de tiempo que estamos analizando. Número de empleados que se van, entre la media del número de empleados de este año.
Nivel de satisfacción de los empleados
Para poder entender si estamos alienados con nuestros empleados, hay que saber si están satisfechos. Uno de los mejores KPI’s que podemos tener en RRHH es conocer el nivel de satisfacción de las personas. ¿Cómo vamos a mejorar un entorno de trabajo o saber si lo que hacemos conecta con ellos si no conocemos cómo de satisfechos están?
Es importante reconocer el clima laboral y podemos saberlo con una sencilla encuesta a los empleados. Esto lo podemos repetir de forma recurrente, para ver si con las acciones que se van realizando, ese nivel aumenta o no y de esta forma, tomar las mejores decisiones.
Duración del proceso de selección
Otro de los KPI’s que ayudan a Recursos Humanos, es entender cuánto tiempo nos lleva un proceso de selección. Entender esto, puede hacer que tomemos medidas para agilizar o mejorar parte de ellos. Se trata de los días que van desde que se inicia el proceso hasta que se incorpora la persona seleccionada.
Si son muchos, estamos teniendo síntomas de que algo no va bien, entendiendo que cada proceso es diferente. Pero trata de tener una media de cada posición para entender si nos estamos saliendo o no de lo esperado.
Coste de cada contratación
Es importante que en Recursos Humanos tengamos conciencia de qué cuesta cada contratación. Y no nos engañemos pensando que ese coste corresponde al salario de la persona contratada. Cuando alguien se incorpora invertimos para que esa persona tenga todo lo necesario. Y ahí entra todo lo que hemos gastado en su proceso de selección (headhunters o gastos de publicación de oferta de trabajo), además de todo el tiempo que necesita para adaptarse a su puesto, la formación, el material y recursos, etc.
En definitiva, uno de los KPI’s que debemos tener en cuenta es lo que nos cuesta cada incorporación. Puedes hallar el dato dividiendo los costes del proceso y contratación entre el total de contrataciones hechas en un tramo de tiempo concreto.
Tasa de conversión de cada contratación
Un dato muy revelador es la tasa de conversión porque nos aporta luz sobre si la eficiencia en nuestros procesos de selección. De esta manera podemos analizar lo que vendría a ser el embudo de contratación y enfocarnos en lo que queremos sin perder tiempos ni costes, pudiendo hacer que cada fase del proceso condicione de la mejor manera a la siguiente.
La idea es comprobar de qué manera estamos atrayendo candidatos válidos a nuestras demandas, analizando si, portales de empleo, candidaturas espontáneas, recomendados o head hunters están respondiendo a lo que necesitamos. El siguiente paso será la preselección, quedándonos con los que se van ajustando más para pasar a las entrevistas, seleccionar al candidato y contratarlo.
Se trata de averiguar el tanto por ciento de candidatos contratados basándonos en todas las candidaturas seleccionadas. Si la cifra es baja significa menos eficiente, si es elevada, más eficiente.
Tasa de salida
Otro de los KPI’s que debemos conocer es el nivel de personas que salen de la organización. Este dato nos informa de cuántas personas abandonan en un período de tiempo concreto y nos puede iluminar sobre si alguna cosa puede estar sucediendo internamente o debemos tomar la decisión de hacer entrevistas de salida para conocer los motivos.
Podemos averiguar el dato dividiendo el número de personas que han salido en un tiempo determinado entre la media de empleados en ese periodo.
Tasa media de permanencia
Un dato similar es el tiempo que los empleados suelen estar de media en nuestra empresa. Esta información también nos ayuda a ver el grado de compromiso o motivación de las personas que forman parte de la organización. Mayor tiempo significará mayor retorno de la inversión en la contratación de la persona.
Puedes hallar el dato dividiendo el total de días que han estados los empleados entre el número de empleados analizados.
Como ves, hay muchos datos que nos sirven para analizar la gestión del talento y es importante saber qué queremos conseguir para medirlo y tomar las mejores decisiones. ¿Ya tenéis claro qué KPI’s vais a medir?
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