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Cómo sacarle el máximo partido a Google Drive

Google Drive es un servicio en la nube realmente operativo y funcional. Desarrollado por la poderosísima Google, ofrece avanzadas prestaciones para el uso cotidiano, tanto empresarial como doméstico.

Con él puedes almacenar toda clase de archivos en la nube, así como crear y editar online distintos documentos que, a su vez, resulta posible compartir y trabajar de modo colaborativo. Su principal característica operativa es que no necesitas descargar estos archivos en tu ordenador, pues todas estas intervenciones se realizan directamente con estupendas herramientas en la nube.

El sistema es, en consecuencia, completo y fiable en términos de ciberseguridad. Su manejo es sencillo y no requiere ser un experto en informática, big data ni procedimientos online para sacarle el máximo provecho.

Gracias a Google Drive, ya no debes viajar con tu portátil a todas partes cuando pretendes trabajar. Solo necesitas una conexión a Internet, tu clave de acceso y tiempo para llevar a cabo las distintas tareas que precises.

Consejos y trucos para mejorar la productividad con Google Drive

La productividad de Google Drive está al alcance de todos sus usuarios. En cuanto empieces a probarlo, tú mismo irás descubriendo sus posibilidades y funcionalidades. Sin embargo, a la hora de gestionar y almacenar archivos en la nube, existen algunos tips muy útiles que deberías conocer. Te presentamos a continuación cuáles son algunos de los principales.

Puedes trabajar sin conexión

Teniendo en cuenta la definición de este servicio, no parece la opción más natural. Pero está disponible y, a veces, puede venirte bien si no tienes acceso a una conexión online. Para ello, descárgate la aplicación, elige el mandato «Acceso sin conexión» y podrás gestionar o almacenar archivos tal y como quieras.

Utiliza la galería de plantillas

Cuando vayas a crear documentos nuevos, tienes la posibilidad de utilizar o inspirarte en las distintas plantillas disponibles. ¡El proceso te resultará mucho más ágil, sencillo y visualmente cuidado!

¿Conoces los comandos?

El teclado en Drive te ofrece atajos muy valiosos para ganar tiempo y velocidad en el uso. Existe un buen número de ellos que no te resultará difícil encontrar en Internet. Entre ellos:

  • Selección o anulación de una selección: x.
  • Selección de todos los elementos visibles: Mayúsculas + a.
  • Anulación de todas las selecciones: Mayúsculas + n.
  • Selección del siguiente elemento: de debajo: j / flecha hacia abajo; de encima: k / flecha hacia arriba; de izquierda: h / flecha hacia la izquierda; de derecha: I / flecha hacia la derecha.

Convierte en Word tus pdf

Esta funcionalidad es ciertamente útil. Como sabes, el formato .pdf presenta grandes limitaciones para modificar su contenido. No así el editor de textos Word.

Si colocas tu cursor sobre el archivo en cuestión y haces clic con tu botón derecho, tendrás la posibilidad de elegir la orden «Abrir con». Seguidamente, marca «Documentos» y tu pdf inicial se convertirá en un archivo compatible con Drive y Word, que sí podrás editar cómodamente.

Diseña formularios

Drive es una herramienta fundamentalmente colaborativa. Por eso suele resultar interesante reunir las impresiones, las valoraciones y los comentarios de las personas que están trabajando a la vez en idénticos proyectos.

Esta herramienta en la nube ha contemplado esta realidad y te proporciona una solución tan atractiva como eficaz. Puedes crear encuestas y diseñar sus formularios. Conforme tu target los cumplimente, el sistema te facilitará los resultados finales.

El procedimiento para generarlos es bastante sencillo, de igual modo. La orden «Formulario de Google» aparece al ir a crear un nuevo documento, siempre y cuando pulses en la opción «Nuevo» o «Más». ¿Conocías esta funcionalidad?

Vigila tu almacenamiento

Google Drive te ofrece una capacidad de almacenamiento determinada, en función del plan que tengas activo. Para gestionarlo de forma transparente, te proporciona también la posibilidad de conocer cuando tú quieras cuánto has consumido y cuánto te queda disponible.

El acceso a esta información se realiza desde el botón de configuración que se localiza en la parte derecha de tu pantalla, concretamente en la zona superior. Además de esta información, encontrarás otras referencias útiles, por ejemplo, la opción de cambiar el idioma y la posibilidad de incorporar una carpeta de Google Fotos.

Descarga tus archivos en el formato que precises

Es otra funcionalidad de Drive que resulta extremadamente productiva. Te da la posibilidad de descargar lo almacenado en otros tipos de archivos, lo que te evita tener que llevar a cabo tú esa conversión posteriormente. ¡El ahorro de tiempo es sustancial!

Si tienes el archivo abierto y localizas la opción «Archivo-Descargar como», la plataforma te da la posibilidad de decir en qué formato lo quieres almacenar: pdf, docx, HTML, txt, odt, EPUB, rtf, etcétera.

Utiliza la aplicación de móvil

Si trabajas frecuentemente en Google Drive, te vendrá muy bien descargarte en tu smartphone su app. Contar con ella te permite, por ejemplo, escanear documentos desde el móvil por medio de fotos, las cuales se suben a la unidad automática con la posibilidad de ajustar el formato apropiado.

Comenta desde el chat

Aumenta la comunicación entre los distintos usuarios del sistema. Al compartir los archivos, recuerda que puedes proporcionarles la capacidad de editar, comentar o solo ver dichos contenidos.

Además, también existe la posibilidad de hablar con los usuarios mientras estamos con el documento en cuestión abierto. Se necesita, por supuesto, tener acceso a él y utilizar el icono situado en la parte superior del mismo: antes de empezar, fíjate bien dónde está; tiene forma de ventanita de conversación.

Visualiza las últimas modificaciones

Los cambios realizados quedan perfectamente indicados y documentados. Tanto es así que tienes la posibilidad de acceder al contenido y a los detalles de dicha información siempre que quieras. ¡Incluso existe un historial de modificaciones de cada archivo!

¿Cómo lo ves? ¿Estás dispuesto a utilizar Google Drive con criterios de productividad más elevados, para almacenar archivos y gestionar distintos proyectos? Si dominas las más avanzadas herramientas en la nube, estarás en condiciones de trabajar con la mayor eficacia y seguridad. ¡Infórmate ahora sobre nuestros másteres para profesionales que quieren progresar y optimizar su capacitación.

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