Google Calendar: cómo aprovecharlo al máximo

Cada vez se hace más imprescindible Google en la vida de todos. Y es mérito del gigante californiano, que se preocupa de ofrecer herramientas de calidad que sus usuarios puedan sincronizar y vincular entre sus aparatos electrónicos sin necesidad de salir de su red. Una de esas herramientas es Google Calendar, uno de los mejores del mercado y muy eficaz al poder sincronizarse con el correo que casi todo el mundo utiliza más allá de los corporativos, el de Gmail. Si eres de lo que tiene pero no sabe sacarle todo el rendimiento posible, o si estás buscando un calendario digital y no lo conocías, aquí tienes algunos consejos para aprovecharlo al máximo:

Sincronización con el mail

Es el primer paso importante porque al sincronizarse perfectamente el calendario detectará automáticamente muchos eventos que tengas en el correo electrónico y no tendrás que guardarlos manualmente. El algoritmo mágico que ayuda a Google a saber todo de nosotros en también una gran ventaja para los usuarios. La sincronización se hace desde “Configuración”, donde podrás activar la función “Eventos de Gmail” en la app del calendario.

Personalización de la visualización del calendario

Puedes elegir la forma en la que deseas que Calendar te muestre tu agenda. No es lo mismo el dispositivo donde lo uses ni para elegir cómo verlo ni tampoco para cómo cambiarlo, ya que en PC debes hacerlo en la parte superior derecha y en la app debes deslizar la pantalla de tu smartphone a la izquierda. Otro detalle que puedes personalizar son los avisos, ya que los puedes clasificar por colores para que te sea más sencillo ubicar su temática.

Añade localizaciones y archivos a los eventos

Otra app que se integra es Google Maps, y esto es una maravilla porque no sería la primera vez que te vuelves loco para llegar a un evento en un sitio que desconoces. Basta con añadir la localización al añadir un evento y todo estará integrado. Además, puedes incluir documentos en PDF o cualquier otro formato siempre y cuando lo tengas disponible en Google Drive. Por ejemplo, para un evento con invitación, puedes tenerla en formato digital. O un billete de transporte en el caso de un viaje.

Mail diario con la agenda

Le puedes solicitar a Google Calendar que te envíe un mail diario con tus tareas y eventos pendientes. Dentro de la “configuración”, debes ir a “Calendario” y activar la agenda diaria dentro de la función que te ofrece para elegir cómo quieres que te avisen.

Compartir proyectos o citas

Otro truco interesante es que puedes compartir tu calendario con otras personas en el caso por ejemplo de proyectos en grupo cuyas fases estén fechadas. Tienes que activar la función correspondiente dentro de “Configuración” y “Calendarios”.

Incluye el tiempo

Es tan detallado lo que permite personalizar Google Calendar que incluso puedes configurarlo para que te diga la climatología en la región o lugar que desees. En la misma zona de “Configuración”, tienes que activar la función que se corresponde con esta característica.

Controla tu entrenamiento

Aunque parezca mentira, también te permite llevar un control de tus rutinas de entrenamiento. En el mismo botón donde se crean los eventos podrás elegir y programar entrenamientos que se sincronizarán con Google Fit, de manera que el propio calendario detectará si la tarea se ha completado y se actualizará.

Palabras clave

En dos sentidos diferentes, Google Calendar se anticipa y detecta lo que queremos programar. Por un lado, determinadas palabras clave como “cine” o “barbacoa”, a las cuales añade un fondo de tarea acorde cuando las detecta; y por otro lado las sugerencias, como por ejemplo ofrecerte diferentes contactos para completar una tarea que comience por “Llamar…”.

Cumpleaños y festivos

Se acabó eso de que se te pase un cumpleaños. Puedes activar en Google Calendar un calendario paralelo de modo que te avise de todos los cumpleaños de tus contactos. Igual acabas harto de ello, pero no está de más saber que esta función existe, al igual que los calendarios con los días festivos de numerosos países.

Aprovecha el buscador y el modo sin conexión

Por último, tienes que acordarte de usar el buscador para no volverte loco cuando estés buscando una tarea que no recuerdes en qué fecha programaste. Y por supuesto, debes saber que Google Calendar tiene también un modo sin conexión muy útil que se puede habilitar desde “Configuración”, donde hay una opción “Sin conexión”.