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Los 10 mejores consejos para teams

Anticipándonos a lo que pueda pasar en el futuro y empatizando con las miles de personas que permanecen en casa trabajando ante las extraordinarias circunstancias que vivimos, en las últimas entradas del blog rescatamos diez de las aplicaciones actuales más útiles para teletrabajar. También profundizamos en Zoom, una de las más virales, compartiendo contigo los que en nuestra opinión son sus funcionalidades más útiles, incluyendo alguna de las recién estrenadas. Pero como no se puede diferenciar entre Zoom y Teams, la otra gran herramienta de teletrabajo a la que más se recurre, vamos a hacer lo propio con ella, destacando también cuáles son los diez mejores trucos para sacarle todo el partido a la aplicación de Microsoft. 

Personaliza tu herramienta

En la parte izquierda de la pantalla cuando estás trabajando en Teams puedes ver todos los Equipos ordenados alfabéticamente. Pero llega un momento en el cual, si formas parte de muchos, puede que te vuelvas loco al buscar uno en concreto, de ahí que sea muy interesante personalizar esa parte del cuadro de Teams dando prioridad a aquellos equipos y canales que la tengan en función de tu trabajo. Puedes esconder los equipos que menos interacción requieran y en cualquier momento podrás reactivarlo. Para ello, pincha en los tres puntos del equipo correspondiente y haz clic en “ocultar” o “mostrar”, dependiendo de la acción que quieras ejecutar. 

Además, puedes marcar como favorito un equipo o canal, de forma que directamente te salte a la sección de favoritos que se ubica en la parte superior de la ventana izquierda. De nuevo, clica en los tres puntos suspensivos y selecciona “favorito”. Y una tercera opción para personalizar tu lista de equipos es seguirlo para obtener actualizaciones instantáneas a través de notificaciones y no perder el hilo de lo que se desarrolla en él. También en los puntos suspensivos encontrarás la opción “seguir este canal”. 

El fondo de pantalla

Ya lo destacamos de Zoom como la función más viral de todas y pasa lo mismo con Teams. Es verdad que no se trata de un desarrollo que impacte en la calidad del trabajo, pero sí lo hace en la imagen que ofrece el trabajador, y cada uno tiene unas circunstancias en su casa. No siempre es fácil encontrar un buen fondo para las videollamadas, así que lo más inteligente es aprovechar la opción que herramientas como Teams ofrecen a sus usuarios y escoger un fondo artificial que se quede fijo. 

Para activarlo, durante una videollamada, clica en los famosos tres puntos suspensivos y entra en “mostrar efectos de fondo”. Verás que se despliegan una serie de fondos predeterminados que puedes probar antes de confirmar. Una alternativa interesante es elegir la opción de “desenfocar mi fondo”, de tal forma que se disimule aquello que haya detrás de ti. 

Publicar en varios canales a la vez

Este es un desarrollo relativamente nuevo de Teams que facilita mucho la vida a los usuarios que trabajen en distintos canales a la vez y necesiten comunicarse de forma similar en todos ellos. En vez de ir uno por uno, ahora se puede enviar el mismo mensaje de forma simultánea en los canales que escojas. Dentro del canal, haz clic en el botón “formato del texto”, y desde ahí basta con hacer lo propio en “Publicar en múltiples canales” para que se abra una ventana emergente donde selecciones aquellos canales en los que deseas que dicho mensaje se replique.

Traducir conversaciones

No todos los trabajadores que se desenvuelven en entornos bilingües hablan inglés avanzado. Para todos ellos son una bendición las herramientas como Microsoft Teams, ya que ofrecen un servicio muy competente de traducción. Para traducir un mensaje, toca los puntos suspensivos junto al texto de la conversación y selecciona la opción “traducir”. El sistema, de forma automática, lo traducirá a tu idioma preferido, y siguiendo el mismo proceso pero a la inversa podrás deshacer la traducción.

Crear anuncios

Curioso este desarrolla de Teams que no todo el mundo conoce y puede resultar muy práctico hacerlo. Se trata de un recurso interesante porque Teams permite crear dentro de un canal un mensaje en formato anuncio. Para ello, clicando en el botón “formato de texto”, se abrirá un desplegable en el que por defecto aparece bautizado como “Nueva conversación”. Haciendo clic ahí podrás cambiar el formato a “Anuncio”.

De esta forma podrás añadir color de fondo, titular, subtítulo y hasta una imagen característica que haga más atractivo el mensaje. La aplicación marcará el mensaje como anuncio, de forma que los receptores lo sabrán rápidamente, aunque es muy fácil de reconocer por el formato personalizado del mismo. 

Organizar mensajes

Administrar de forma personalizada los mensajes recibidos es muy fácil y útil con Microsoft Teams. No siempre hay tiempo para leer al momento, pero no hay de qué preocuparse porque puedes almacenar aquello que tengas pendiente de leer para más tarde. Basta con marcar como no leído, tal y como haces con los mails, cada mensaje que consideres oportuno repasar o leer con detenimiento después para que este se almacene. Para ejecutar esta función toca los puntos suspensivos situado junto a él y en la ventana emergente marca “Marcar como no leído”. Del mismo modo, puedes guardarlo y tenerlo en el archivo que podrás visitar si escribes “/guardado”  en el cuadro de búsqueda. 

Por otro lado, una funcionalidad útil para encontrar algún mensaje perdido es el icono “filtro”, disponible tanto en las pestañas de equipos, chat y actividad. Una vez activado el icono donde desees, clica en los puntos suspensivos y selecciona “Menciones” para ver aquellas en las que has sido citado. Dentro de la sección Actividad también puedes tocar en el desplegable y seleccionar “Mi actividad”, y así ver tu actividad de forma detallada. 

Aplicaciones integradas

Uno de los puntos fuertes, diferenciales de Teams con la competencia, es que permite integrar en él todo el pack de aplicaciones Office 365, además de otras aplicaciones externas. Esto convierte a Microsoft Teams en la mejor herramienta de teletrabajo en entornos empresariales muy dependientes de las aplicaciones desarrolladas por el gigante nortemericano de la informática. 

Si deseas agregar estas u otras herramientas a Temas, toca los puntos suspensivos en el menú y selecciona “Administrar equipo”. En la sección “Aplicaciones” tendrás que clicar en “Más aplicaciones”, y ahí podrás seleccionar o buscar aquella que desees. Selecciona la que necesitas añadir y pulsa en el botón “Agregar”.

Graba reuniones

Teams permite grabar aquellas reuniones que necesites ver de nuevo o tener como referencia para trabajos posteriores. Aquello que se guarde se almacena en Microsoft Stream, y se comparte de forma segura con tu equipo. Se puede grabar audio, vídeo y el uso compartido en pantalla, y para activarlo, dentro de una reunión, clica en los puntos suspensivos y pincha en “Iniciar grabación”. Ahí mismo la puedes detener cuando quieras. 

Utilizar los comandos para ganar tiempo

Microsoft Teams incorpora una lista amplia de atajos de teclado que puedes consultar presionante “Alt-/” (Alt y la tecla de barra inclinada) en Windows, u Opción-/ (Opción y barra inclinada) en Mac. De esta forma podrás desarrollar actividades esenciales básicas en la herramienta en un tiempo menor, pero no te olvides de escribir la barra inclinada antes del texto que active cada comando. Ahorrarás mucho tiempo en cuanto domines aquellos comandos que más utilices.

Transformar un email en un mensaje

La última funcionalidad que nos parece interesante porque ahorra tiempo y permite agilizar la comunicación es la de convertir un mail en un mensaje de Teams casi de forma automática. Simplemente necesitas entrar en el email de Outlook -siempre que la cuenta esté integrada con la herramienta- y hacer clic en “Compartir en Teams”. En la ventana emergente que aparece escribe aquel canal al que quieres enviarlo y confirma en “Enviar”. El mensaje aparecerá inmediatamente en el canal en cuestión, y también podrás hacer exactamente lo mismo en sentido inverso si seleccionas dentro de los puntos suspensivos la opción “Compartir en Outlook”.

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Los 10 mejores consejos para teams

Teams es en una de las herramientas de teletrabajo a la que más se recurre de la que te vamos a dar los mejores trucos para sacarla partido.