¿Qué es la ofimática y cómo cambia con ChatGPT?

La tecnología sigue avanzando a pasos agigantados, y con ella, las herramientas que utilizamos en nuestro día a día en el trabajo. En este contexto, uno de los términos que cada vez se escucha con más frecuencia es la «ofimática». Pero, ¿qué es la ofimática y cómo está cambiando con la llegada de ChatGPT? En enero se anunciaba un gran acuerdo de Microsoft con OpenAI que conlleva la inversión de 10.000 millones de dólares. Pocas semanas después se anunciaba la integración de modelos de lenguaje de OpenAI con el buscador Bing, pero también está en el radio de acción de este acuerdo una de las suites de aplicaciones más utilizada del mundo: Office. Ha anunciado ya la llegada de esta tecnología a Teams Premium, de Microsoft y en un futuro cercano irá llegando al resto de herramientas de Office.

¿Qué es la Ofimática?

La Ofimática es el conjunto de herramientas que se utilizan en las oficinas para realizar tareas diarias, como la elaboración de documentos, la gestión de correo electrónico, la creación de presentaciones y hojas de cálculo, entre otras. Estas herramientas han evolucionado mucho en los últimos años, lo que ha permitido que los procesos de trabajo sean más rápidos y eficientes.

Las herramientas más comunes de la Ofimática son el procesador de textos, la hoja de cálculo, el software de presentaciones, el correo electrónico y el software de gestión de proyectos. Estas herramientas son utilizadas por empresas de todos los tamaños y por usuarios individuales.

Con la llegada de la tecnología, los procesos de trabajo se han vuelto más rápidos y eficientes gracias a la automatización de ciertas tareas. En este sentido, la inteligencia artificial se ha convertido en una herramienta muy útil cuando se integra con las herramientas ofimáticas.

Principales aplicaciones de ofimática

Las aplicaciones más populares de ofimática son:

  • Procesadores de texto: como Microsoft Word, Google Docs y LibreOffice Writer, que permiten crear y editar documentos de texto.
  • Hojas de cálculo: como Microsoft Excel, Google Sheets y LibreOffice Calc, que permiten crear y editar tablas y gráficos con datos numéricos.
  • Presentaciones: como Microsoft PowerPoint, Google Slides y LibreOffice Impress, que permiten crear y editar presentaciones multimedia.
  • Correo electrónico: como Microsoft Outlook, Gmail y Thunderbird, que permiten gestionar el correo electrónico y otras tareas de comunicación.
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Otras aplicaciones menos conocidas de ofimática incluyen gestores de proyectos, software de facturación y aplicaciones de edición de imágenes y vídeos o herramientas colaborativas como Teams.

¿Cómo está cambiando la Ofimática con la Inteligencia Artificial?

Procesador de textos

Los procesadores de texto son una de las herramientas más comunes en la ofimática. Los programas como Microsoft Word y Google Docs se utilizan en todo el mundo para crear y editar documentos de texto. La IA se está utilizando en estos programas para mejorar la experiencia del usuario y la eficiencia en el trabajo.

Por ejemplo, el programa de IA GPT-3 de OpenAI puede generar automáticamente texto coherente en función de una entrada dada. Esta tecnología se puede utilizar para generar resúmenes de documentos o incluso para escribir artículos completos. Existen extensiones como Ghostwriter que permiten el uso de GPT-3 directamente desde Microsoft Word, lo que facilita la tarea de los usuarios a la hora de redactar textos.

Hojas de cálculo

Las hojas de cálculo son otra herramienta común en la ofimática. Los programas como Excel y Google Sheets se utilizan para realizar cálculos y analizar datos. La IA se está utilizando en estos programas para mejorar la precisión y la eficiencia.

Por ejemplo, la IA puede ser utilizada para identificar patrones en grandes conjuntos de datos, lo que puede ayudar a los usuarios a tomar decisiones más informadas. También se puede utilizar para automatizar tareas repetitivas como la introducción de datos.

Correo electrónico

El correo electrónico es una herramienta esencial para la comunicación en el mundo empresarial. Los programas de correo electrónico como Microsoft Outlook y Gmail son muy populares y se utilizan para enviar y recibir correos electrónicos. La IA se está utilizando en estos programas para mejorar la eficiencia y la seguridad.

Por ejemplo, la IA se puede utilizar para detectar y filtrar correos electrónicos no deseados o spam, lo que ayuda a mantener la bandeja de entrada de los usuarios organizada. También se puede utilizar para sugerir respuestas rápidas a los correos electrónicos, lo que ahorra tiempo y aumenta la productividad.

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Presentaciones

Las presentaciones son una herramienta importante para la comunicación en los negocios. Los programas de presentaciones como PowerPoint y Google Slides se utilizan para crear presentaciones visuales que ayudan a los usuarios a comunicar sus ideas de manera efectiva. La IA se está utilizando en estos programas para mejorar la eficiencia y la creatividad.

Por ejemplo, la IA puede ser utilizada para sugerir diseños de diapositivas y para automatizar la creación de gráficos y otros elementos visuales. También se puede utilizar para mejorar la calidad de las presentaciones mediante la detección de errores y la sugerencia de mejoras en la estructura y el contenido.

La IA también puede ser utilizada para personalizar las presentaciones en función del público objetivo. Por ejemplo, se puede utilizar la IA para analizar el perfil de la audiencia y sugerir el tono y el contenido adecuado para la presentación.

Gestión de proyectos

La gestión de proyectos es una parte importante de la ofimática. Los programas como Microsoft Project y Trello se utilizan para gestionar proyectos y tareas. La IA se está utilizando en estos programas para mejorar la eficiencia y la precisión.

Por ejemplo, la IA se puede utilizar para asignar tareas a los miembros del equipo en función de sus habilidades y carga de trabajo. También se puede utilizar para detectar y prevenir posibles retrasos en el proyecto mediante el análisis de patrones y la predicción de posibles obstáculos.

La IA también puede ser utilizada para automatizar la gestión de proyectos mediante la identificación de tareas repetitivas y la asignación de estas tareas a herramientas de automatización. Esto aumenta la eficiencia y libera tiempo para los miembros del equipo para centrarse en tareas más importantes.

Teams Premium y Chatgpt ¿qué ventajas aporta?

Teams Premium ofrecerá una función de resumen inteligente que generará automáticamente notas de reuniones, sugerencias de tareas y aspectos destacados personalizados. De esta manera, los miembros del equipo podrán realizar un seguimiento de la información crítica aunque no asistan a la reunión.

Además, en un futuro próximo, Teams agregará marcadores de línea de tiempo del orador, lo que permitirá a los usuarios saber quién y cuándo habló durante la reunión y saltar directamente a ese momento en la grabación. Esta función estará organizada de forma inteligente en función de con quién trabaja más el miembro del equipo, para asegurarse de que nunca se pierda los comentarios importantes.

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Gracias a las notas generadas por IA con tecnología GPT-3.5, los participantes de la reunión pueden concentrarse en la reunión en sí, en lugar de tomar notas. En el futuro, los puntos clave y las conclusiones se mostrarán después de la reunión. Las tareas generadas por IA y los elementos de acción también se sugerirán automáticamente para su seguimiento.

Adicionalmente, ChatGPT también estará disponible en Teams Premium para ofrecer traducciones en vivo para subtítulos en 40 idiomas. Esta característica hará que las reuniones sean más productivas y sin esfuerzo para todos los asistentes. Solo el organizador de la reunión necesita tener Teams Premium para que todos los participantes disfruten de los beneficios de las traducciones en tiempo real.

Por último, las reuniones de equipo serán más personalizadas para sus miembros. Los administradores de TI podrán crear plantillas de reuniones personalizadas para reducir significativamente el tiempo y el esfuerzo necesarios para planificar una reunión.

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