En toda empresa o actividad, las acciones y procesos que se llevan a acabo se desarrollan, fundamentalmente, de la misma forma día tras día. Los trabajadores tienen que conocer las acciones que deben llevar a cabo para desarrollarlas de la forma más eficiente y solvente posible y así contribuir al buen funcionamiento de la organización.
Definición de proceso
Los procesos son el conjunto de actividades que se desarrollan de forma ordenada en las organizaciones. La forma en la que se ejecuta un determinado proceso en una organización es la aplicación del procedimiento que tiene esa organización para llevar a cabo el proceso. Un proceso, por ejemplo, de pintado, puede llevarse de forma diferente en distintas organizaciones. Esto implica que cada organización tendrá su propio procedimiento de realización de ese proceso. Entre otras cosas, la forma de llevar a cabo los procedimientos son lo que distingue unas organizaciones de otras que vendan los mismos productos.
¿Por qué establecer un mapa de procesos?
De cara al establecimiento de sistemas de calidad, el conocimiento de los procesos por la organización y la redacción de estos es vital. Siempre es recomendable que la organización tenga todos sus procesos bien descritos, sobretodo los que son clave para ellos. La última revisión de la norma ISO 9001 indica, que la organización debe mantener la información documentada para apoyar la operación de los procesos. Para así conservar los resultados de estas operaciones para verificar la confianza en los mismos.
Por tanto, es muy importante conocer cuáles son las distintas acciones y el orden en que se ejecutan en nuestra organización ya que nos servirá para conocer todos lo pormenores de la organización. Será de utilidad también para poder realizar un adecuado mapa de procesos.
¿Cómo realizar un mapa de procesos?
Para realizar una buena identificación de un proceso y posteriormente así poder realizar un buen mapa de procesos tenemos dos opciones. En función de si la actividad ya se está llevando a cabo o si es una proyección a futuro de un servicio o producto que se va a implantar o producir en la organización.
Si la actividad ya se está llevando a cabo
En el caso de que sea una actividad que se está llevando a cabo en la organización, tenemos que comprobar de forma minuciosa esas actividades e identificar todas las acciones clave para reflejarlas en la descripción del proceso y el procedimiento. Esto nos servirá para conocer cuáles son los procesos que desembocan en el resultado final del producto o servicio, identificar los procesos estratégicos, los procesos operativos y los de soporte, y así poder realizar un correcto y adecuado mapa de procesos.
Actividades de futuro
Si por el contrario nos encontramos ante la implantación de una nueva actividad o línea de trabajo en la organización, es muy conveniente elaborar el mapa de procesos de la organización de forma conceptual para que los ejecutores, cuando tengan que hacerlo, conozcan todas las actividades a realizar y los posibles contratiempos a los que se pueden enfrentar en su día a día. Además, el establecer los procesos antes de su aplicación nos será de ayuda para el correcto diseño del mapa de procesos global de la organización, la definición de los distintos tipos de procesos y la estructuración de las actividades.
Tipos de procesos
Una vez que tenemos la información sobre los distintos procesos que la organización tiene, con la información de la misión y visión de la organización podremos identificar, de todos los procesos que hemos descrito, cuales serán:
Los procesos estratégicos
Los procesos de soporte
Los procesos de operativos
La identificación de los procesos en estos tres grandes grupos nos será de ayuda para señalar:
- Los procesos que generan valor en la organización
- Los procesos que sirven de soporte y, aunque sean capitales, son costes necesarios para el correcto funcionamiento de la organización.
¿Qué supone la obtención final del mapa de procesos?
La obtención final del mapa de procesos de la organización supone el final del trabajo realizado y estará formado por todos los mapas de todos los distintos procesos que se lleven a cabo en la organización, procesos que implicarán el desarrollo de variadas acciones.
Este documento será de mucha ayuda para poder identificar:
- Necesidades
- Opciones de mejora
- Puntos fuertes y puntos débiles de la organización
- Poder realizar segmentaciones de la misma en función de su tamaño
- Controlar todas las necesidades de la organización.
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