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Qué es la Metodología Tiwana y cómo se aplica a la gestión de proyectos

¿Sabes qué es la Metodología Tiwana? Es una guía que facilita la elaboración de sistemas para la gestión del conocimiento y que está basada en la teoría que propone Davenport. Debe su nombre a Amrit Tiwana, un investigador de la Universidad de Georgia.

Es necesario un plan concreto para que la gestión del conocimiento (GC) pueda generar un impacto real en tu empresa. Partiendo de esa base, este autor plantea la hoja de ruta de GC de 10 pasos. Con ella, te guía a través del proceso de la elaboración de estrategias, el diseño, el desarrollo y la implementación de una iniciativa de GC, lo que incluye la gestión de proyectos.

La estrategia de generación del conocimiento a partir de esta metodología es un proceso complejo, que no puede ser copiado por un competidor, porque para ello es necesario manejar el conocimiento generado en tu empresa.

El conocimiento, por tanto, está protegido por el contexto, y sin él no es posible la gestión de proyectos adecuada a tu empresa en concreto.

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Metodología Tiwana

El autor en el que Amrit basa su metodología Tiwana es Davenport. Este, a su vez, explica que su teoría proporciona solo una vista panorámica para que las empresas puedan implantar sistemas de GC. Por tanto, no es una guía detallada que contenga métricas o describa con detenimiento y detalle cómo se configuran los equipos de trabajo, sino que aporta unas pautas orientativas.

Como sabes, la gestión del conocimiento es un método surgido de la globalización, la transformación y las nuevas tecnologías. Está relacionada con ideas y conceptos como la innovación constante en la empresa, la calidad total, el marketing estratégico, la dirección por objetivos, la dirección de proyectos y las nuevas políticas de recursos humanos.

En qué consiste este modelo

En este marco, la guía o metodología de gestión del conocimiento de Tiwana (2000) puede aportar un valor añadido a la gestión de proyectos en una empresa. Tiene 10 etapas que se agrupan en cuatro fases.

La primera fase

Consta de dos pasos. En el primero analiza la infraestructura existente. A continuación, detecta las formas concretas en las que se puede acometer la construcción de un sistema de gestión del conocimiento. En el segundo paso, analiza las lagunas de conocimiento.

Para ello se crean mapas de conocimiento en la empresa, que se utilizan para establecer un nexo estratégico de alto nivel entre la estrategia empresarial y la gestión del conocimiento. De esta forma, alineas la estrategia y el sistema de gestión del conocimiento con el desempeño y los objetivos comerciales.

Segunda fase 

Se compone de análisis, diseño y desarrollo. Los cinco pasos de esta etapa son:

– Diseño de arquitectura de gestión del conocimiento y selección de componentes.

– Auditoría y análisis de conocimientos.

– Diseño del equipo de gestión del conocimiento.

– Creación de un plan de gestión del conocimiento adaptado a su organización.

– Desarrollo de sistemas reales.

La tercera fase

Consiste en el proceso de implementación del sistema de gestión del conocimiento construido previamente en las dos etapas ya desarrolladas. Esta fase se compone de dos partes:

1. Puesta en funcionamiento del sistema, algo que se hace de manera progresiva, con un ritmo basado en los resultados que se van obteniendo. Además, en esta fase se lleva a cabo la selección e implementación de un proyecto piloto previo a introducir un sistema completo.

2. Giro en la cultura de la empresa, revisión de las estructuras para adjudicar recompensas. A eso se une la posibilidad de crear la figura de gestor o jefe de conocimiento en la empresa, que lleve a cabo una supervisión y control, de manera que se midan los resultados obtenidos. Además, la elección de este puesto puede ser la clave para que una organización empresarial acepte el proceso y lo conduzca al éxito.

• La cuarta y última fase resulta esencial e incluye la medición del valor empresarial que supone implementar un sistema de gestión del conocimiento. En este caso, es necesario recurrir a indicadores que respondan a la realidad de la empresa y del sistema que se ha implantado. Con un enfoque adecuado, se puede medir de la manera correcta, pero con indicadores en términos de coste y beneficios, la medición y los resultados tienen muchas probabilidades de no responder a la realidad.

Resumen

De forma resumida, estos son los 10 pasos que figuran en el modelo:

Paso 1: analizar la infraestructura existente.

Paso 2: alineación de la gestión del conocimiento y la estrategia comercial.

Paso 3: diseño de la arquitectura de GC e integración de la infraestructura existente.

Paso 4: auditar y analizar el conocimiento existente.

Paso 5: diseño del equipo de GC.

Paso 6: creación del anteproyecto de GC.

Paso 7: desarrollo del sistema GC.

Paso 8: Implementación con metodología de incremento progresivo impulsado por resultados (I + D + i).

Paso 9: gestión del cambio, estructura de incentivos y cultura empresarial.

Paso 10: análisis de opciones reales de rentabilidad, evaluación del rendimiento, reprocesar el sistema y ajustarlo para optimizarlo.

Qué aplicaciones tiene en la gestión de proyectos

Este modelo para la elaboración de sistemas de gestión del conocimiento tiene una aplicación directa en la gestión de proyectos, en la medida en que posibilita la detección de necesidades de recursos desde un enfoque colaborativo y, a su vez, integrado.

De esta forma, se consigue avanzar en la gestión de todo tipo de procesos de flujos de información y datos, desde los más sencillos hasta los más avanzados.

Es decir, con este modelo se facilita la localización y gestión de conocimiento que produzca ingresos, reduzca costes, reduzca riesgos y sea diferenciador en una organización.

De hecho, los estudios sobre project management se han centrado durante mucho tiempo en investigar la mejor forma de usar el concepto de GC para aumentar las opciones de gestionar y llevar a cabo proyectos con éxito.

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El project manager, una figura clave

Si eres un project manager (PM) es bueno que tengas claro qué es la Metodología Tiwana y cuál es tu papel a la hora de aprovechar sus aportaciones para llevar a buen puerto tus proyectos, al tiempo que generas un conocimiento añadido, duradero y útil para la organización.

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