Uno de los aspectos más críticos en una organización que reside dentro de las actividades logísticas de la misma, es la de fijar los objetivos de sus compras. Esto es así ya que en muchas organizaciones se invierte mucho capital en las mismas y ser o no eficaz en este proceso determina o compromete en muchas ocasiones la rentabilidad y por tanto la supervivencia de la empresa.
Lejos de ser un problema puntual y específico de un área de la organización, normalmente adjudicado al Área de Operaciones (logística y producción), se debe de acometer como un punto estratégico más a planificar con sumo cuidado, mucho más si las compras a realizar son de bienes de equipo. Empecemos definiendo cual es el objetivo de la Función de Compras de una organización.
¿Cuál es el objetivo principal de la Función de Compras?
El objetivo más importante de la función de compras es la de prestar un servicio eficaz al departamento usuario (departamento que realiza la petición de compra al departamento de compras) y hacerlo al menor coste para la organización o empresa.
Para cumplir con este objetivo será preciso desarrollar y ejecutar paulatina pero eficientemente lo que se denomina “proceso de compra” y que se puede resumir en cuatro puntos:
- Búsqueda y valoración de las fuentes de abastecimiento de forma continua ya que con ello se asegura tener un conocimiento actual y profundo del mercado de abastecimiento y al mismo tiempo conseguir mejores precios u otras condiciones satisfactorias para la organización (calidad de los productos/materiales comprados, disminución de plazos de entrega, entregas parciales puntuales, etc.,).
- Definir la necesidad de la compra, junto con el departamento usuario, estimando las exigencias en cuenta a precio, calidad, servicio, y tiempo de entrega, así como los posibles riesgos de afrontar la compra con un determinado proveedor.
- Enviar la oferta de compra a los proveedores seleccionados, analizar posteriormente su respuesta a esta oferta y seleccionar la más adecuada que se ajuste a los requerimientos necesarios del departamento usuario.
- Controlar todo el proceso de compra, una vez comprometidas ambas partes para que se cumpla lo pactado y analizar cómo ha transcurrido todo el proceso como experiencia para futuras compras con dicho proveedor.
Una vez descritos los objetivos a alcanzar por parte de la Función de Compras de una organización, analizaremos en próximas entradas la Ejecución del Proceso de Compra que comprenderá cuatro etapas: planificación, organización, gestión y control.
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Juan Antonio Marco, tutor del Máster en Logística y Cadena de Suministro en IMF Business School
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