Con la entrada en vigor de la nueva versión de la ISO 9001, se ha cristalizado un cambio en la gestión de organizaciones que se venía cocinando desde hace tiempo: la gestión de riesgos y oportunidades.
Los sistemas de gestión de calidad están evolucionando hacia enfoques más prácticos, y un ejemplo de esto lo vemos en la nueva ISO 9001:2015, donde los requisitos son más laxos en cuanto a cómo documentar los manuales y procedimientos, pero por otro lado han introducido requisitos nuevos como la gestión de riesgos. Esto significa que la gestión de riesgos se ha convertido en algo mucho más práctico que exigir a las organizaciones que definan cómo deben organizar sus documentos. De hecho, cuando se redactó la primera versión de la norma a finales del siglo XX, la tecnología para gestionar la documentación y el conocimiento no tenía nada que ver con lo que tenemos ahora.
Por otro lado, nos encontramos en un mundo en el que los cambios acontecen cada vez más rápido, y por lo tanto los riesgos también. Lo que ayer era algo anecdótico, mañana se puede convertir en un riesgo operativo para nuestro negocio. Por lo tanto, el sistema de gestión no se centra tanto en describir cómo se deben hacer las cosas desde una visión estática de la organización y su entorno, sino más bien en identificar actividades que implican un riesgo, y en consecuencia definir planes y maneras de actuar que reduzcan la posibilidad que dichos riesgos ocurran. En este sentido, la organización debe nutrirse del conocimiento de todas aquellas personas que puedan aportar su visión respecto al riesgo identificado y sugerencias de los planes a llevar a cabo. Estos planes pueden ser tanto preventivos como de contingencia; es decir, cómo evitar que ocurran, y qué protocolo llevar a cabo cuando ocurren.
De este modo, el despliegue de un plan preventivo puede desembocar en la elaboración de un procedimiento o instrucción determinada, pero el enfoque ya ha sido diferente: la organización no debe escribir todo lo que hace y cómo lo hace, sino que, tras identificar los riesgos pertinentes, debería establecer planes que puedan traducirse en metodologías, protocolos, instrucciones o registros de control.
La propia gestión del cambio se apoya en este enfoque preventivo, donde no sólo se identifican y se definen los riesgos, sino que se desarrollan mecanismos y hábitos en el trabajo que permita también una identificación de oportunidades. De hecho, muchas oportunidades conllevan un riesgo; un riesgo que hay que evaluar en función de la severidad y la posibilidad de que ocurra, normalmente basado en la frecuencia que nos puedan aportar los datos históricos.
Las organizaciones que ya están adaptando su sistema de gestión a los requisitos de la nueva norma, ya llevan ventaja en el proceso de adaptación a esta nueva cultura de la gestión de riesgos y oportunidades. Sin embargo, aquellas organizaciones que pospongan el cambio hasta el último momento (2018) habrán desaprovechad una oportunidad de transformar la cultura organizacional hacia enfoques más prácticos.
Gabriel Sansinenea tutor del Master en Gestión de Calidad de EIPE Business School.
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