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Los proyectos y sus características principales

que son los proyectos y cuales son sus caracteristicas principales

 

En los últimos años, todo alrededor de nuestra vida cotidiana parece estar impregnado del aura de la gestión por proyectos.

Nuestro niños de infantil trabajan por proyectos, prácticamente la totalidad de los grados universitarios requieren la presentación de un proyecto final, Internet está inundado de páginas que presentan proyectos para bajar peso y hasta el mindfulness se difunde como un proyecto de crecimiento personal.

En breve, tv, prensa y redes sociales comenzarán a bombardearnos con los nuevos proyectos que el 2017 debería traer, parece ser que inevitablemente, a nuestras vidas.

Proyectos, proyectos, proyectos… Pero no todo a lo que habitualmente le ponemos la etiqueta de proyecto realmente lo es.

¿Qué es un proyecto?

Según la Guía para la Gestión de Proyectos del PMBOK, editada por el Project Management Institute -PMI- y considerada por muchos como la Biblia de la gestión por proyectos, un proyecto puede definirse como

un esfuerzo temporal que se lleva a cabo para crear un producto, servicio o resultado único”.

Características de los proyectos

Las características que debe poseer un proyecto para considerarse como tal pueden resumirse en estas ocho que se describen a continuación:

  • Complejidad: Un proyecto tiene una naturaleza compleja, que puede venir derivada por la dificultad de las tareas que hay que realizar, por la necesidad de coordinar diversos recursos o por los riesgos que lleva implícitos y que no siempre son fácilmente predecibles.

Si es fácil, ¡pregúntate si te estás enfrentando a un proyecto o a una tarea!.

  • No repetitividad: Un proyecto es, por definición, único e irrepetible. Al no existir la posibilidad de “clonar” los proyectos, éstos requieren un esfuerzo importante de gestión y dirección.

Pero existen algunos trucos que pueden ayudarnos. Aunque los proyectos no son “gemelos”, es decir, no son exactamente iguales, si son “primos”, esto quiere decir que se parecen aunque haya diferencias.

Así que siempre puedes aprovecharte de las lecciones aprendidas en anteriores proyectos para repetir los aspectos que han funcionado bien y evitar los errores.

  • Grupal: Los proyectos requieren la participación de diferentes personas. Éstas suelen tener perfiles profesionales diferentes, e incluso pueden estar adscritas a distintos departamentos o empresas, por lo que supone una dificultad añadida sincronizar no sólo las tareas que deben realizar, sino también gestionar las necesidades y las expectativas de cada una de ellas.
  • Objetivo claro: Un proyecto tiene un resultado final que puede ser claramente definido y cuantificado.

Olvídate de la palabra proyecto si lo que tienes en mente son ideas dispersas como: mejorar las ventas, dedicarle más tiempo a la calidad o saber más inglés.

  • Coordinación de actividades: Si el camino para alcanzar tu objetivo fuese la línea recta, no se llamaría proyecto. Un proyecto podría parecerse más a un cruce de carreteras con varios carriles, en el que tú tienes que tomar decisiones sobre qué vehículos cruzan, quién espera, a qué velocidad deben circular, quién no está en condiciones de seguir, qué vehículos tienen prioridad sobre el resto, etc.
  • Limitación de recursos: Si para hacer todo lo anterior dispusiéramos de recursos ilimitados, podríamos atrevernos a decir que casi no tendría ni gracia.

La realidad es que los proyectos se enfrentan a lo que se conoce como la triple restricción: alcance (cumplir los objetivos    marcados), tiempo (en el menor tiempo posible) y coste (y con el impacto económico más bajo posible). Cuando una de las tres restricciones se modifica, inevitablemente alteran resto.

¿Te suena aquello de bueno, bonito y barato?, pues algo así es lo que debe tener un proyecto.

  • Marco temporal: Los proyectos caducan. Sí, como lo lees. Tienen una fecha de comienzo y de finalización. Ese es uno de los motivos que hace que aumente su complejidad y que obligue a que se gestionen adecuadamente.
  • Resultado único: Un proyecto implica un resultado único. Si se repite exactamente igual para obtener el mismo resultado en otro momento temporal o en otro sitio, no es un proyecto. ¿Eso no se llamaba producción?.

Comprueba si a lo que hasta ahora llamabas proyecto ha superado estos ocho filtros. Si no ha sido así, no te desanimes, seguramente habrá otra palabra que lo defina mejor: idea, deseo, objetivo, tarea, conjunto de actividades, producción, etc.

Si tu proyecto cumple estas 8 características, tal vez te interese conocer más sobre la Dirección y Gestión de Proyectos, los diferentes estándares que existen y las herramientas, técnicas y metodologías que debes utilizar.

 

Isabel Muñoz, Master Dirección de Proyectos

 

Isabel Muñoz, Directora del Master Project Management de IMF Business School. 

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