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Cuales son las funciones de un jefe de compras

¿Cuáles son las funciones del jefe de compras?

Desde hace ya muchas entradas en este blog venimos escribiendo sobre la función de compras de una empresa, cómo podría ser la estructura “tipo” del área de compras, de cómo se puede preparar y emitir la oferta de compra a los proveedores, etc., Pues bien ha llegado del momento de empezar a hablar de la persona o personas encargadas de dichas áreas, es decir, de los Jefes de Compras.

Misión del jefe de compras

Antes de empezar a desgranar cuales son todas y cada una de las funciones de un jefe de compras, o al menos las más importantes, conviene entender cuál es su misión principal.

El jefe de compras tiene como misión establecer la política de compras de la organización en coordinación con el área productiva y el área financiera. Todo ello en términos de calidad, cantidad y sobre todo, precio.

Estructural más que jerárquicamente, el jefe de compras es un puesto clave dentro de una organización porque de sus decisiones se derivan y comprometen grandes desembolsos del capital de una organización, tanto a nivel de aprovisionar a la organización (en su más puro aspecto operativo de repetir una compra) como de definir y gestionar estratégicamente una compra.

Funciones del jefe de compras

Entre las funciones más importantes del jefe de compras destacan las siguientes:

Prospección, búsqueda y negociación de/con proveedores

Cualquier jefe de compras que se precie deberá tener un conocimiento exhaustivo de los proveedores que operan en su sector y mercado. Ello implica poseer y gestionar información de todo tipo respecto a dichos proveedores: catalogo de materiales y productos que puede ofertar cada uno, calidades en relación a precio, tiempos de entrega y fiabilidad de dichos tiempos, distancia geográfica a nuestra organización, nivel de saneamiento económico, e imagen dentro del sector,…esto entre otros aspectos. También es interesante que investiguen cualquier incursión de un proveedor nuevo y que no se deje influenciar por las “gangas” que muchos proveedores nuevos ofrecen a potenciales clientes para aumentar su cartera de manera rápida.

Analizar periódicamente los precios de las materias primas, componentes o materiales

Disponer de información de precios actualizados por material y producto en referencia a cada proveedor puede suponer un ahorro de tiempo y a la vez puede ayudar al área de producción y diseño a calcular el precio final de un producto que se quiera lanzar y por lo tanto, estudiar su viabilidad futura.

Control de calidad de las materias primas y componentes

Si la organización posee un departamento propio de calidad, o un departamento independiente que hace el control de las materias y productos que se adquieren, es conveniente que el jefe de compras participe o al menos disponga de los datos de los resultados de dichas pruebas.

Controlar toda la gestión documental que acompaña a cada compra

El jefe de compras deberá velar por la gestión del conocimiento de su área de control dentro de la organización. Eso no solamente implica llevar un perfecto control documental de cada compra sino también elaborar protocolos que agilicen los procesos y con ello se reduzcan costes a futuro.

Información a tiempo real del stock de la organización

En referencia a todas las materias primas y componentes comprados y que se encuentran en posesión de la misma. Aunque el área de compras no esté relacionada directamente con el control de inventario de una organización sí que es conveniente que el jefe de compras disponga de información a tiempo real del estado del almacén de materia prima.

Diseñar el área de compras

Todo jefe de compras, como responsable máximo de éste área deberá tener la potestad de diseñar la estructura de la misma. Eso conlleva no solamente elegir a los empleados más preparados para realizar las funciones requeridas en dicho departamento, sino en diseñar cada puesto de trabajo a cubrir. Para diseñar estos puestos será conveniente que se apoye en el departamento de recursos humanos.

Para terminar simplemente añadir que el jefe de compras también debe estar preparado (aunque en la actualidad existen auténticos especialistas en ello) para abordar la compra de bienes de equipo, si bien la mayoría de las organizaciones optan para realizar este tipo de compras tan importantes por apoyarse en consultoras especializadas a nivel financiero para realizar los estudios adecuados.

 

Juan Antonio Marco, blog de logística de IMF Business Scchol

 

Juan Antonio Marco, Ingeniero Industrial, Consultor y Formador en Dirección de Operaciones. Tutor del Máster en Logística y Cadena de Suministro en IMF Business School

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Juan Antonio Marco
Juan Antonio Marco es especialista en Dirección de la Producción y Tecnología, Experto en Gestión de Compras, Máster en Dirección Logística y Cadena de Suministro, MBA, además de Ingeniero Industrial en Electrónica y Automática. Actualmente dirige su propia empresa “Creando Valor para su Organización” de consultoría en administración y dirección de empresas (Logística y SCM, Producción, Operaciones y RR.HH). Desde hace más de 10 años ha sido y es formador y profesor de postgrado universitario en instituciones publico-privadas como: UNED, UCLM, UCJC, IMF Business School, entre otras. Le apasionan las relaciones humanas en las organizaciones apostando desde hace años por una formación compuesta por capacidades técnicas y humanas que le ha permitido formar y ofrecer asesoramiento en desarrollo de habilidades directivas y personales a varias instituciones, fundaciones y asociaciones empresariales.
Comentarios
  • Sr. Juan Antonio Marco. Tengo una pregunta y me gustaria que me ayudara. Soy Licda. en contabilidad de profesion. Trabajo para una cooperativa de ahorros, prestamos y servicios. Me han llamado para concursar para una vacante de encargada de compra para un hotel. Por favor, me gustaria su ayuda al respecto.

    Gracias

    14/08/2017
  • Buenas tardes, interesante articulo. la pena es que estos puntos claves no se llevan a cabo
    en el 80% de las Empresas españolas.
    Me gustaria poder poblicar su articulo. Logicamente indicando el autor.

    07/02/2018

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