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Mejores claves de la gestión de compras en proyectos

Si te dedicas al aprovisionamiento, tu trabajo va a ser determinante para la gestión de compras eficiente de tu empresa. Además de ser el encargado de que todos los equipos tengan los materiales a tiempo para poder hacer su trabajo, también tendrás responsabilidad sobre el margen de venta. Esto te exige desarrollar un conjunto de habilidades y competencias muy variado, con las que poder entender el pasado, predecir el futuro y gestionar el presente.

¿Qué implica la gestión de compras?

La gestión de compras adquiere los bienes y servicios necesarios para el desarrollo de la actividad comercial de tu empresa. Dependiendo de cuál sea su modelo de negocio, tu trabajo afectará de maneras muy diferentes. Si comercializa los bienes directamente, como ocurre en las cadenas de distribución, trabajarás de forma diferente que si se dedica a la manufactura. En el sector servicios, esas mercancías serán las herramientas con las que atender a los clientes.

En cualquiera de los tres modelos de negocio, el desarrollo de la actividad está estrechamente ligado a las existencias. Dicho de otra forma, si no tienes con qué producir bienes, la gestión de proyectos no tiene sentido porque estarás parado. Además, todas las operaciones posteriores fallarán.

Desde el punto de vista de los costes, aunque la inversión puede ser de tamaños muy diferentes, tu trabajo va a tener influencia directa sobre la cuenta de resultados. Serás el responsable de una parte muy importante de los gastos, pero también de la calidad y la logística de los mismos. Con una gestión eficiente puedes incidir positivamente en numerosas partidas de la cuenta de explotación y hacer al negocio ganar más dinero.

El proceso de compra: diferencias entre compras y aprovisionamiento

Fases de la gestión de compras

Para conseguir un proceso de aprovisionamiento eficiente vas a tener que seguir un sistema de trabajo metódico en el que combines la precisión en la predicción con la negociación de proveedores y la coordinación de equipos. Cuanto mejor engrasadas estén todas las fases, más optimizado estará el proceso de suministro.

Previsión de consumo

La dificultad de esta fase dependerá mucho del sector al que te dediques. No es lo mismo cuando vendes algo cuya tendencia de consumo cambia constantemente, como ocurre en el mercado de la moda, que si tienes una demanda sostenida más o menos estable. No obstante, sea cual sea el sector al que te dediques, para poder predecir el futuro tienes que comprender el pasado. Por eso necesitas herramientas que te ayuden a comprenderlo.

Puedes hacer uso de tecnologías como el machine learning o, si prefieres métodos más tradicionales, llevar un registro detallado del comportamiento de las ventas y consumos para entender mejor las fluctuaciones. ¿Se han producido picos de demanda circunstanciales o están teniendo un incremento progresivo? ¿Se acerca algún evento que vaya a provocar un crecimiento en tus ventas? Contestar a estas y otras preguntas te ayudará a saber cuánta mercancía vas a necesitar.

Previsión de stock

Ahora que ya tienes un cálculo aproximado de cuánto material vas a utilizar, puede resultar tentador hacer un pedido por exactamente la misma cantidad. Esto sería un gran error, ya que aunque algunas demandas son más estables que otras, las suposiciones basadas en el futuro no son siempre precisas. Haz una valoración de tu situación y no te olvides tener en cuenta el stock que ya tienes. ¿Estimas que vas a tener sobrantes? ¿Vas a poder utilizarlos en el próximo periodo? ¿Vas a quedarte sin remanente en los próximos meses?

Procura contar siempre con un margen. Lo más habitual es calcular unos sobrantes en torno al 20 % de tus necesidades estimadas. No obstante, esta cantidad debe adaptarse a las fluctuaciones normales de cada campaña. Tener en cuenta tu realidad es imprescindible para hacer predicciones precisas.

Negociación con proveedores

Ahora que ya sabes cuánto material vas a pedir, es el momento de crear una estrategia de compras que te permita conseguir los mejores precios y las condiciones de entrega más beneficiosas. Según cómo sea tu cartera de proveedores y tus necesidades de stock puedes intentar adaptar los pedidos a cada circunstancia.

Juntar muchas unidades en un mismo proveedor, por ejemplo, te dará más opciones para negociar con él y conseguir un mejor precio. Cuanto más grande sea el volumen, más dinero ganará, por lo que podrás apretar en el coste unitario. Intenta agrupar pedidos y negociar entregas parciales o llegar un acuerdo para varias temporadas. El riesgo principal de esta estrategia es la dependencia de un único agente. Si falla en las entregas, puedes acabar teniendo problemas de desabastecimiento.

Consejos para la compra en proyectos

Como ya te hemos contado, el trabajo en tu departamento afectará a otros, desde producción a logística, pasando por contabilidad e incluso marketing. Es importante que, además de hacer un buen trabajo en cada fase, no olvides cómo afecta tu intervención a otros equipos y procures coordinar con ellos tu trabajo.

Ten en cuenta que, una vez que recibas tus productos, los pedidos se tendrán que pagar en 30, 60 o 90 días. Recibir toda la mercancía de una vez puede suponer un fuerte impacto para la tesorería. Comprueba con contabilidad la liquidez y, si hubiese algún inconveniente, intenta encontrar soluciones, como dividir y espaciar las entregas.

Si estás comprando materia prima, los equipos de producción necesitan tener un flujo constante para no tener que parar. Por otra parte, también tienes que controlar los flujos de mercancías para no colapsar los almacenes. Realiza un trabajo coordinado con ambos departamentos y asegúrate muy bien de conocer los márgenes con los que puedes operar. Además, sería interesante que establecieses sistemas de control con los que poder regular las entradas conforme a la necesidad de consumo.

Si te dedicas a comprar para distribución, el ratio de rotación es tu indicador para saber si estás vendiendo a la velocidad que tenías previsto. Cuando detectes que tus productos salen más lentos, puedes, por ejemplo, negociar acciones con los equipos de marketing y comunicación y diseñar una campaña que te ayude a deshacerte del excedente.

Como puedes ver, la gestión de compras exigen trabajar con precisión y fiabilidad. Si quieres aprender más sobre la metodología a aplicar, estudiar un máster de gestión te ayudará a desarrollar todas las habilidades necesarias. No dejes pasar la oportunidad para alcanzar el éxito profesional.

Administración de compras y gestión de stocks

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Una correcta administración de la gestión de compras puede hacer mejorar la empresa en la gestión de proyectos y en otras áreas.