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Asministración de compras y stocks en la logística

Administración de compras y gestión de stocks

Asministración de compras y stocks en la logística

Para finalizar con la descripción del esquema de un departamento de compras “tipo” (ver entradas anteriores al pie) comentaremos en este post los dos grandes bloques que la constituyen: Bloque de Administración de Compras, y Bloque de Gestión de Stocks.

 

 Administración de Compras

 Este bloque podría considerarse como el gestor de todo el departamento de compras. Esta afirmación se sostiene en base a que contendrá tres secciones básicas relacionadas con el flujo informativo y documental del proceso de compras: Gestión de facturación, Gestión de documentación, y Preparación de Oferta.

  • Gestión de Facturas/Cuentas por Pagar.- Esta sección se encargará, como su propio nombre indica, de gestionar las facturas de las operaciones de compra que hace el departamento.

Su función básicamente será comprobar que a nivel económico se cumplen los compromisos del contrato de compra-venta (o pedido), y al mismo tiempo el papeleo burocrático que esto implica (facturas electrónicas, albaranes, etc.,). Una vez comprobado que todo está en regla, esta sección emite las facturas para su pago a Tesorería de la organización para que proceda a realizar el mismo.

  • Gestión de Documentación.- Esta sección tendrá como objetivo, primero por un lado la recolección y control documental de cada compra que se realice en la organización, y por otro lado también tendrá como función importante el control del proceso de compra desde el momento que se emite el pedido.

Es decir, tendrá dos actividades principales, servir de registro de todas las operaciones de compra que se realicen, y de la cual se deberá extraer toda la gestión del conocimiento en el departamento, pero también tendrá una tarea fundamental consistente en controlar que el pedido se ejecute de forma adecuada al contrato firmado, es decir, que todas los puntos de clausurado se cumplen por ambas partes.

  • Preparación y Peticiones de Oferta.- Esta sección tendrá como función principal elaborar la oferta de compra que se emite a los proveedores elegidos y seleccionar al más adecuado. Por la importancia de esta sección seguiremos profundizando en próximas entradas.

Gestión de Stocks

 

La gestión de stocks por parte del departamento de compras, va a estar muy limitada al ámbito de la recepción, inspección y gestión documental del pedido, pero sin tener presencia física en los almacenes donde se realicen esas operaciones.

Es decir, no será personal del departamento de compras quien realice directamente esas actividades, pero si será el encargado de “velar” que las mismas se hagan correctamente por el personal del almacén. Logística interna (almacén) y compras deberán trabajar de forma conjunta durante la llegada del pedido a la empresa.

Las actividades concretas del departamento de compras en cuanto a la gestión del stock del pedido recepcionado serán las siguientes:

  • Recibir e inspeccionar el pedido que llega de acuerdo a las condiciones del contrato de compra-venta a la que ambas partes (proveedor y comprador) se comprometieron.
  • Enviar el pedido al Departamento Usuario que solicitó la compra. (Recordemos, que el Departamento Usuario es aquel que expresa una necesidad de compra y por lo tanto aquel que le requiere la misma al departamento de compras).
  • Trasladar la factura correspondiente a la sección de Gestión de Facturas o Cuentas por Pagar.

Nuestras próximas entradas en relación al esquema de un departamento de compras tipo se dirigirán a conocer y entender cuál es la preparación y emisión de una oferta a un proveedor.

 

Todo lo que debes saber sobre la administración de compras en el sector de la logística

 

Esquema de un departamento de compras ‘tipo’

Delegación de compras de bienes de equipo

Delegación de compras de bienes de equipo

Objetivos de la función de compras en una organización

Ejecución de compra: Organización, gestión y control

Ejecución del proceso de compra

 

 

Juan Antonio Marco, blog de logística de IMF Business SccholJuan Antonio Marco, tutor del Master en Logística y Cadena de Suministro en IMF Business School

 

Las dos pestañas siguientes cambian el contenido a continuación.
Juan Antonio Marco
Juan Antonio Marco es especialista en Dirección de la Producción y Tecnología, Experto en Gestión de Compras, Máster en Dirección Logística y Cadena de Suministro, MBA, además de Ingeniero Industrial en Electrónica y Automática. Actualmente dirige su propia empresa “Creando Valor para su Organización” de consultoría en administración y dirección de empresas (Logística y SCM, Producción, Operaciones y RR.HH). Desde hace más de 10 años ha sido y es formador y profesor de postgrado universitario en instituciones publico-privadas como: UNED, UCLM, UCJC, IMF Business School, entre otras. Le apasionan las relaciones humanas en las organizaciones apostando desde hace años por una formación compuesta por capacidades técnicas y humanas que le ha permitido formar y ofrecer asesoramiento en desarrollo de habilidades directivas y personales a varias instituciones, fundaciones y asociaciones empresariales.
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Administración de compras y gestión de stocks

Para finalizar con la descripción del esquema de un departamento de compras “tipo” hoy vemos cómo administrarlo, así como la gestión de stocks.