Para finalizar con la descripción del esquema de un departamento de compras “tipo” (ver entradas anteriores al pie) comentaremos en este post los dos grandes bloques que la constituyen: Bloque de Administración de Compras, y Bloque de Gestión de Stocks.
Administración de Compras
Este bloque podría considerarse como el gestor de todo el departamento de compras. Esta afirmación se sostiene en base a que contendrá tres secciones básicas relacionadas con el flujo informativo y documental del proceso de compras: Gestión de facturación, Gestión de documentación, y Preparación de Oferta.
- Gestión de Facturas/Cuentas por Pagar.- Esta sección se encargará, como su propio nombre indica, de gestionar las facturas de las operaciones de compra que hace el departamento.
Su función básicamente será comprobar que a nivel económico se cumplen los compromisos del contrato de compra-venta (o pedido), y al mismo tiempo el papeleo burocrático que esto implica (facturas electrónicas, albaranes, etc.,). Una vez comprobado que todo está en regla, esta sección emite las facturas para su pago a Tesorería de la organización para que proceda a realizar el mismo.
- Gestión de Documentación.- Esta sección tendrá como objetivo, primero por un lado la recolección y control documental de cada compra que se realice en la organización, y por otro lado también tendrá como función importante el control del proceso de compra desde el momento que se emite el pedido.
Es decir, tendrá dos actividades principales, servir de registro de todas las operaciones de compra que se realicen, y de la cual se deberá extraer toda la gestión del conocimiento en el departamento, pero también tendrá una tarea fundamental consistente en controlar que el pedido se ejecute de forma adecuada al contrato firmado, es decir, que todas los puntos de clausurado se cumplen por ambas partes.
- Preparación y Peticiones de Oferta.- Esta sección tendrá como función principal elaborar la oferta de compra que se emite a los proveedores elegidos y seleccionar al más adecuado. Por la importancia de esta sección seguiremos profundizando en próximas entradas.
Gestión de Stocks
La gestión de stocks por parte del departamento de compras, va a estar muy limitada al ámbito de la recepción, inspección y gestión documental del pedido, pero sin tener presencia física en los almacenes donde se realicen esas operaciones.
Es decir, no será personal del departamento de compras quien realice directamente esas actividades, pero si será el encargado de “velar” que las mismas se hagan correctamente por el personal del almacén. Logística interna (almacén) y compras deberán trabajar de forma conjunta durante la llegada del pedido a la empresa.
Las actividades concretas del departamento de compras en cuanto a la gestión del stock del pedido recepcionado serán las siguientes:
- Recibir e inspeccionar el pedido que llega de acuerdo a las condiciones del contrato de compra-venta a la que ambas partes (proveedor y comprador) se comprometieron.
- Enviar el pedido al Departamento Usuario que solicitó la compra. (Recordemos, que el Departamento Usuario es aquel que expresa una necesidad de compra y por lo tanto aquel que le requiere la misma al departamento de compras).
- Trasladar la factura correspondiente a la sección de Gestión de Facturas o Cuentas por Pagar.
Nuestras próximas entradas en relación al esquema de un departamento de compras tipo se dirigirán a conocer y entender cuál es la preparación y emisión de una oferta a un proveedor.
Todo lo que debes saber sobre la administración de compras en el sector de la logística
Esquema de un departamento de compras ‘tipo’
Delegación de compras de bienes de equipo
Delegación de compras de bienes de equipo
Objetivos de la función de compras en una organización
Ejecución de compra: Organización, gestión y control
Ejecución del proceso de compra
Últimos posts de Juan Antonio Marco (ver todo)
- Funciones y tareas del Director de Logística - 25/01/2022
- E-Commerce y Logística Inversa: Un binomio inseparable - 10/07/2020
- Logistica: escenarios tras el coronavirus - 25/05/2020
