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Cómo gestionar los objetivos en un sistema de calidad

Los sistemas de gestión ya sean de calidad, medio ambiente, prevención de riesgos laborales o cualquiera de las posibilidades existentes, necesitan de unos procedimientos, documentos, registros y, en general, características y especificaciones claras y concretas podrá poder ser eficientes y eficaces.

Qué es un sistema de gestión

Entre los documentos más básicos del sistema de gestión se encuentran la política del sistema, alrededor de la cual girará todo el sistema de gestión, los objetivos de la organización respecto del sistema en cuestión; y las metodologías de realización o procedimientos para llevar a cabo todas las actividades para cumplir con los requisitos del sistema de gestión.

La alta dirección de las organizaciones son las que establecen tanto los objetivos como las políticas de las empresas y de los sistemas de gestión, mientras que de los procedimientos se encargarán, de forma habitual, los gestores de los sistemas. Las normas no exigen que haya procedimientos escritos ni específicos para la elaboración de políticas y objetivos, pero sí que requieren que estos cumplan con unos requisitos específicos determinados para que sean útiles para el sistema de gestión y para la propia organización.

En el caso de los objetivos, las normas establecen unas características para estos muy similares tanto en el ámbito de calidad, como en el de medio ambiente o en la prevención de riesgos laborales.

Cómo gestionar los objetivos en un sistema de calidad

Vamos a centrar este artículo en los requisitos de la norma en relación con los objetivos de un sistema de gestión de calidad.

Los objetivos de las organizaciones, según la norma ISO 9001:2015 de Requisitos para los Sistemas de Gestión de Calidad, deben cumplir unas características determinadas para que sean útiles y puedan ser correctamente aplicados. De forma específica, lo que la norma requiere es que los objetivos tienen que cumplir con las características S.M.A.R.T.

Estas características dotan a los objetivos de una especificidad y concreción que facilita a la organización la aplicación y consecución de estos a través del desarrollo de metas en la organización. Las características S.M.A.R.T., y que deben cumplir cada uno de los objetivos son las siguientes:

Específico (Specific)

Los objetivos tienen que ser específicos, tienen que estar determinados a mejorar, reducir, revisar, elaborar, etc. una condición o situación sobre la que se quiera actuar. No pueden ser vagos o poco definidos, dado que implicarán una pérdida de efectividad, una dificultad de aplicación y, finalmente redundarán en una no realización de estos.

Medible

Deben ser medibles dentro de las posibilidades. Los objetivos medibles son de mucho más fácil cumplimiento. Conociendo hasta el nivel en el que la organización debe esforzarse, la organización podrá estructurar los medios específicos para cumplirlos. Además, en caso de vislumbrarse que no se pueden cumplir porque se hayan establecido objetivos muy ambiciosos o porque no se hayan dado las situaciones deseables concretas en la organización, estos podrán variarse y ajustarse de forma clara.

Alcanzable

Determinar que un objetivo sea o no alcanzable viene dado por los medios y posibilidades que existan durante el periodo de cumplimiento del objetivo en la organización. Será muy importante determinar con que medios van a contar los objetivos para ajustarlos de forma adecuada.

Realista

Muy relacionado con la característica anterior nos encontramos también la necesidad de que sean realistas. De nada nos sirve plantear en la organización un objetivo que no sea posible cumplir porque no existan técnicas disponibles para cumplirlo o su coste sea muy superior de lo que la organización puede afrontar. Los objetivos tendrán que ser realistas, aunque exigentes, siempre permitiendo a la organización cumplirlos.

Temporalizado

Por último, los objetivos deberán de estar temporalizados, deberá existir una fecha de inicio y una fecha final para su realización. No establecer fechas de realización de los objetivos es un error que se suele pagar con la no realización de los mismos. Todos los objetivos, y las metas que se señalen en los sistemas de gestión deben estar temporalizados. Esto servirá para ver el grado de cumplimiento de y poder establecer acciones de mejora, replanteamientos o comprobar las dificultades de aplicación de algunas actividades, que no habían sido contempladas durante la elaboración de los objetivos.

Seguimiento, cumplimiento y modificación gracias a los objetivos

Que cada uno de los objetivos que la organización se plantee tengan estas características facilitará mucho el seguimiento, cumplimiento y, en caso de necesidad, de modificación de los mismos. Porque, los objetivos planteados inicialmente por las direcciones de las organizaciones se pueden variar y reajustar, justificando estas acciones de cara al cumplimiento de los requisitos del sistema de gestión.

Hay veces en las que, debido a imprevistos, no se pueden cumplir los objetivos y no es necesario la apertura de desviaciones respecto del sistema, sino que se pueden justificar alteraciones de los objetivos que se haya planteado la dirección de la organización.

Como conclusión, hay que destacar que es muy importante la correcta denominación y enumeración de los objetivos de los sistemas de gestión. Cada uno de los objetivos que se plantee la alta dirección de la organización debe cumplir con las cinco características mencionadas anteriormente, de forma que así será mucho más fácil dotarla de medios y materiales de la organización para lograrlo y, en caso de no poder llegar a lograrlo, poder realizar las modificaciones y revisiones oportunas para poder satisfacer las necesidades de la organización en el momento que se estime oportuno.

Joaquín Martínez Serrats, docente del Master Gestión Integrada en IMF Business School.

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Los sistemas de gestión ya sean de calidad, medio ambiente, prl o cualquiera de las posibilidades existentes, necesitan de unos procedimientos.